Il progetto di Cost Allocation realizzato da UniCredit Banca con SAS

Un nuovo approccio alla cost allocation, utilizzando strumenti in grado di effettuare analisi per prodotto, canale e centro di responsabilità. I risultati? Una migliore allocazione delle risorse, il ridisegno dei processi, e soprattutto la possibilità di attingere le informazioni da un database profilato, che armonizza i dati e li rende analizzabili.

E’ il senso dell’esperienza che UniCredit Banca, l’istituto dedicato al mercato retail nell’ambito del Gruppo UniCredit, ha realizzato in collaborazione con SAS. Sviluppato a partire dal 2003, all’indomani della ristrutturazione del Gruppo in quattro macro-divisioni (Retail, Corporate, Private & Asset Management e New Europe) attuata tramite il progetto S3, il nuovo modello di cost allocation è stato realizzato per gestire al meglio la complessità tipica di un grande gruppo bancario e armonizzare l’analisi dei costi con il contesto di riferimento. In effetti, in quel periodo di trasformazione, l’istituto iniziò ad attuare una serie di cambiamenti e ottimizzazioni. In particolare, dal top management di UniCredit Banca venne richiesto alla direzione Pianificazione & Risk Management di valutare se i 2,5 miliardi di costi, utilizzati allora per servire i clienti, fossero davvero spesi al meglio e allocati correttamente in funzione dei prodotti offerti. In sostanza, si trattava di analizzare la composizione dei costi di UniCredit Banca e le priorità di business. I manager, sulla base di queste indicazioni, hanno così cambiato punto di vista, iniziando un’analisi che ha condotto a una nuova definizione della cost Allocation.

“Il controllo dei costi, spiega Massimiliano Marta, della direzione Pianificazione & Risk Management di UniCredit Banca, è una delle attività di pertinenza della direzione Pianificazione. Purtroppo, la metodologia che utilizzavamo prima dell’introduzione del nuovo sistema non forniva una ragione chiara del perché la banca stesse spendendo. Se la nostra mission è fornire servizi di qualità a quasi 6 milioni di clienti, è indispensabile capire non solo la redditività lorda, ma anche il costo necessario per fornire il servizio stesso. Inoltre bisogna considerare che la banca raggiunge i suoi clienti attraverso una rete di punti vendita, ognuno dei quali presenta una differente struttura di costi e ricavi. Per effettuare comparazioni era quindi necessario considerare la gestione di entrambe le leve”.

Un nuovo approccio
UniCredit Banca ha pertanto affiancato all’approccio di tipo contabile un nuovo approccio di tipo gestionale. “L’approccio gestionale, prosegue Marta, rileva i costi secondo la loro destinazione, con riferimento ai diversi oggetti di costo: prodotti, clienti, canali, ecc. Inoltre fornisce informazioni circa le modalità d’impiego delle risorse relative ai processi di produzione e distribuzione. Infine scinde la responsabilità di chi acquisisce le risorse da quella di chi le consuma. In sostanza, la nuova metodologia utilizzata integra la verifica costante del controllo del budget”. Oggi, grazie all’analisi sui dati effettuata da SAS, UniCredit è in grado di conoscere il cost/income della banca e dei suoi vari segmenti di clientela. "In sostanza, conoscendo e padroneggiando le variabili Produzione, Distribuzione e Gestione (ossia le tre principali dimensioni dell'analisi), è possibile scegliere su quale famiglia di costi focalizzare lo studio. Il tutto attingendo al data warehouse SAS".

L'archivio digitale dei costi
Un punto importante per il successo del progetto di cost allocation è rappresentato senz’altro dal coinvolgimento delle strutture aziendali. “Quando si è trattato di definire l’analisi dei costi, sostiene Roberto Pisaneschi della direzione Pianificazione & Risk Management di UniCredit Banca, tutti i fornitori di informazioni, direzione personale, direzione commerciale, direzione organizzazione, Ugis/Upa, cost control holding e lo stesso controllo di gestione sono stati coinvolti. Insieme a loro abbiamo prodotto l’archivio digitale dei costi. Tutte le persone coinvolte hanno così sposato pienamente la metodologia proposta, e anche nei mesi successivi hanno indicato input e correttivi, collaborando all’attività di fine tuning del sistema”. Da un punto di vista architetturale, alle procedure legacy e ai sistemi di sintesi esistenti sono stati successivamente aggiunti un motore di calcolo che genera tabelle di costi unitari e, come si è visto, l’archivio gestionale dei costi. “Per ogni prodotto identificato, fa notare Marta, UniCredit Banca sa quanto, a livello di costi, è di pertinenza della produzione, della distribuzione o del governo”.

Soluzione end-to-end
Il progetto di cost allocation si è inizialmente basato su un motore prototipale, sviluppato funzionalmente e operativamente da parte della direzione Pianificazione & Risk Management. Successivamente, però, è nata l’esigenza di utilizzare una soluzione specifica: “Con SAS, prosegue Marta, siamo infatti passati da un prototipo a un prodotto industriale, una soluzione end-to-end in grado di reperire il dato e armonizzarlo con il contesto. Un progetto di questa portata, reso industriale da SAS, ci fornisce la capacità di recepire il modello di controllo, con le sue tante articolazioni; gestire le diverse regole di allocazione; arrivare a ottenere il costo di prodotto attraverso un processo regolamentato e definito”. Un ruolo importante, quello delle macchine, che però ben si combina con quello del personale It specializzato, che è chiamato a operare nel sistema senza troppa difficoltà. “Il nuovo modello di cost allocation oggi funzionante in UniCredit Banca, conclude Pisaneschi, ottimizza il ritorno degli investimenti; la flessibilità della piattaforma applicativa utilizzata, inoltre, semplifica le attività di personalizzazione e risponde bene alle necessità di adattamento alle mutevoli necessità operative della banca. Si arriva così a una drastica riduzione del rischio dell’investimento, riuscendo nel contempo a massimizzare il Roi delle spese già effettuate”.