Teljesítmény és közigazgatás

A nyugat-európai központi és önkormányzati vezetők átlagosan mindössze 19 százaléka vezetett be szervezeténél üzleti teljesítménykezelési megoldást.

Az elmúlt öt esztendőben az Európai Unió (EU) e-Európa Cselekvési Terve és a különféle nemzeti e-kormányzati elképzelések számos információtechnológiai befektetést generáltak az európai központi és helyi kormányzatoknál. A több országban is tapasztalható jelentős haladás ellenére a közigazgatásnak azonban még sokkal többet kell tennie annak érdekében, hogy az IT eszközeivel nagyobb hatékonyságot és átláthatóságot érjenek el - állítják az IDC elemzői. E törekvések kritikus eleme a döntéstámogató rendszerek - például pénzügyi elemző alkalmazások vagy az üzleti teljesítmény kezelésére (BPM) vonatkozó megoldások - létrehozása.

A számviteltől az elemzésig
A hagyományos kormányzati számvitel általában csak egy "termelési" jelentést produkál, amelyben összehasonlítják az aktuális kiadásokat és bevételeket a parlament által jóváhagyott összeggel. Míg ez a megközelítés minimalizálja a visszaéléseket és az egyéb szabálytalanságokat, addig kevés információval szolgál a közigazgatás hatásfokáról.

Az 1990-es évek közepére azonban már szükségessé vált, hogy az érintett szervezetek sokkal átfogóbb számviteli adatokat produkáljanak, és ezeket elemezzék is. A pénzügyminisztériumok kezéből kicsúszott a költségvetés, ugyanakkor az EU - az euró bevezetésének előkészítéseként - szigorúbb határokat állított fel. Ilyen például az a követelmény, hogy - a tagállamok fiskális és monetáris politikájának összehangolása érdekében - az államháztartás hiánya nem haladhatja meg a bruttó hazai termék (GDP) 3 százalékát. Az e törekvésekre adott válaszként a nemzeti parlamentek új, a költségelszámolást szorgalmazó jogszabályokat alkottak.

Az új szabályok bevezetése nyomán megindultak a pénzügyi elemző alkalmazások bevezetésére irányuló beruházások. Olyan technológiákat implementáltak, amelyek egyre nagyobb részletességgel mérték a kiadásokat. Az illetékes kormánytisztviselők ma már az adatok mélyére fúrhatnak a tevékenység alapú költségszámítás segítségével, s ez nagyobb átláthatóságot s a kiadások jobb ellenőrzését teszi lehetővé.

Nem elég ellenőrizni
Összehasonlítva a hagyományos számvitellel, a költségelszámolás lényeges eleme a tudásnak, de ez a történetnek még csak egy része. A költségelszámolás ugyan átláthatóbbá teszi a kiadások ellenőrzését, ám a modern közigazgatás valódi célja nem csupán a költségcsökkentés, hanem mindazon erőforrások mozgósítása, amelyekkel több és jobb szolgáltatást lehet nyújtani az állampolgároknak. Más szavakkal: a kormányhivataloknak produktívabbaknak kell lenniük feladataik végrehajtásában, s több pénzt kell fordítaniuk az adófizetők szolgáltatások iránti igényeinek kielégítésére.

Az erre irányuló döntések megalapozásához a közigazgatásban is folyamatosan mérni kell a fontos teljesítménymutatókat (KPI). Ezek a KPI-k követik a rövid és hosszú távú célok megvalósulásának folyamatát a költségek, a bevételek, valamint a külső és belső folyamatok minőségének szempontjából. Ezért a kormányoknak nemcsak számviteli és pénzügyi elemző alkalmazásokba kell beruházniuk, hanem olyan átfogó BPM-megoldásokba is, mint például a balanced scorecard.

Az IDC egy nemrégiben elvégzett felmérése azt mutatja, hogy a nyugat-európai központi és önkormányzati vezetőknek átlagban mindössze 19 százaléka vezetett be szervezeténél teljesítménykezelési megoldást, s egy további 20 százalék tervez hamarosan bevezetni BPM-alkalmazást. E trend alól egyedül az Egyesült Királyság a kivétel, ahol a központi kormányzat vezető tisztviselőinek 45, a helyi kormányzatok döntéshozóinak pedig 58 százaléka szándékozik rövidesen BPM-beruházást eszközölni.

Ez az érdeklődés valószínűleg annak a tanulmánynak köszönhető, amely kimutatta: 2007-2008-ban, különféle hatékonyságjavító eszközök alkalmazásával, mintegy 20 milliárd font takarítható meg a brit állami szektorban. Az elemzők hét területet azonosítottak, ahol jelentős megtakarítások érhetők el:

• az informatikai háttérrendszerek;
• a beszerzés;
• a tranzakciós szolgáltatások;
• a közszolgáltatások finanszírozása;
• a magánszektor szabályozása és finanszírozása;
• az idő produktív kihasználása és
• az átcsoportosítások.