Beiratkozás tudományos alapokon

Az észak-karolinai Greensboro város egyetemének (UNCG) vezetői minden tavasszal kitűzik a következő tanévre vonatkozó felvételi célokat. A célok megvalósulását egyetemszerte tíz fontos teljesítménymutató (KPI) alapján követik nyomon:

• a beiratkozó hallgatók létszáma;
• a hallgatók teljesítménye;
• a hallgatók megmaradási aránya;
• a végzősök aránya;
• a hallgatói elégedettség;
• az oktatószemélyzet elégedettsége és szakmai előmenetele;
• az intézményről kialakított kép;
• a kapacitásmenedzsment és
• az öregdiákok ragaszkodása az alma materhez.

Szoftverrel könnyebb

A SAS Strategic Performance Management használatával a beiratkozással és az ösztöndíjakkal foglalkozó adminisztrátorok, valamint az egyetem dékánjai gyorsan áttekinthetik az összes kategóriára vonatkozó legfrissebb eredményeket, és további részletes mérőszámokat ismerhetnek meg annak érdekében, hogy lássák, döntéseik milyen mértékben befolyásolták a teljesítménymutatókat.

A SAS megoldásának bevezetése előtt a UNCG nyolc KPI-t mért, ám ez nehézkes, manuálisan végrehajtandó feladat volt, s számos jelentést foglalt magába; ezekhez az adatokat különféle, egymástól független adatbázisokból szedegették össze - mondja Jim Black, az egyetem felvételi bizottságának korábbi társelnöke. A rendszer nem volt intuitív, sosem készültek el időben az elemzésekkel, és sohasem tudtak elég gyorsan reagálni ahhoz, hogy valóban alakítani tudják az adott évi teljesítményt és eredményt.

A SAS éppen azt nyújtotta, amire az iskolának szüksége volt: stratégiai teljesítménymenedzsmentet. Ez tartalmazta a SAS adattárházát is, amely olyan forrásokból von ki, összegez és tárol adatot, mint az Excel-táblázatok, az Oracle-adatbázis, valamint az egyetem SunGard SCT Banner nevű diákinformációs rendszere.

Stratégiaépítés a SAS-sal

"A beiratkozások kezelése, intézése egyre inkább tudományos alapokra helyeződik, s ha az embernek ehhez nincs meg a megfelelő eszköztára, azon veszi észre magát, hogy hirtelen elfogy körülötte a levegő" - magyarázza Jim Black. A szakember szerint a felvételmenedzsment sikere az UNCG-nél egyrészt a jó stratégiától, másrészt a stratégia implementálásának képességétől függ. A SAS Strategic Performance Managementtel az UNCG olyan döntéstámogató rendszerhez jutott, amelynek jóvoltából az egyetem átültetheti a gyakorlatba egyedülálló stratégiáját.

"Egyetemünkön két olyan intézet van, amelynek nincs szüksége bővülésre. Néhány karon túljelentkezés van, néhányon kevés a hallgató, s ennek megfelelően kapacitásmenedzsmentre, illetve a diákok megtartására kell összpontosítaniuk. Emiatt a nyomon követett és mért stratégiák különböznek az egyes karok céljaitól függően. A SAS segítségével sokkal összeszedettebben dolgozhatják ki stratégiájukat, és kezdeményezhetnek programokat" - mutat rá Black.

Megtérülés

A SAS használatával a UNCG-n belül működő iskolák pontosan megfogalmazhatják stratégiájukat, valamint olyan jelentéseket készíthetnek, amelyek megmutatják, hogy ezek az iskolák megfelelően teljesítik céljaikat, azonnal cselekednek, majd megismerhetik döntésük eredményét.

A vezetők a megoldással egyetemi szinten nyomon követhetik az elsőévesek megtartására irányuló törekvéseket és más stratégiai célokat. "Az egyik mérési témánk például a hallgatók sokszínűsége. A felhasználók akár 15 szempontot is figyelembe vehetnek ennek vizsgálatakor. Az egyedi szempontok mindegyike esetén még mélyebbre lehet fúrni, s az adatok alapján olyan programokat lehet összeállítani, amelyek például a külföldi diákok toborzását és megtartását célozza" - magyarázza Black. Amióta havonta frissítik a rendszert, a vezetők akár az egyes szemeszterek közepén alakíthatnak az irányelveken, módosíthatják az elképzeléseket.

A megoldás mennyiségi megtérülése több területen is megfigyelhető, különösen a hallgatók megtartásában, aminek pénzügyi hatásai is vannak. Például egy hallgató kilépésének (elvesztésének) költsége sok éven át halmozódik s elérheti a millió dolláros nagyságrendet, míg négy év folyamatos tanulással és sikeres vizsgákkal az egyetem pénzügyi forrásokat nyert volna.

"Mindent egybevetve, a SAS segít a stratégia kidolgozásában, a stratégiai eredmények felmérésében, valamint abban, hogy céljainkat az elért eredmények szerint alakíthassuk. A megoldás lehetővé teszi, hogy proaktívabbak legyünk s már 'menet közben' javítsuk a teljesítményt, nem pedig megvárva egy-egy folyamat esetleg negatív eredményét" - foglalja össze Black.