Megoldás a közszférának

Ha egy szervezetnek az a feladata, hogy évente 40 milliárd dollár értékű tranzakcióról készítsen jelentést, egyszerűen megengedhetetlen, hogy a feldolgozás kézzel történjék. A kézi feldolgozás számos emberi hiba forrása lehet. Ez pedig különösen akkor tűrhetetlen, amikor az erre fordított összeg jó része az adófizetők befizetéseiből származik, s a helyi törvények igencsak szoros határidőt írnak elő a jelentés elkészítésére.

A New Jersey-i Állami Költségvetési Hivatal jelentéskészítő rendszerét a legenyhébb kifejezéssel is elavultnak lehetett jellemezni - egészen addig, amíg Jim Kelly, a hivatal pénzügyi jelentéseinek felelőse a tarthatatlan helyzet orvoslására a SAS pénzügyimenedzsment-megoldását (SAS Financial Management Solutions) nem választotta. Az olyan belső és külső felhasználók, mint a kormányzó, New Jersey állam Gazdasági Hivatala vagy akár a polgárok a Költségvetési Hivatalra támaszkodnak abban a szűk négy hónapban, amelynek során el kell készíteni az éves pénzügyi jelentést. Kellynek és munkatársainak nemcsak az a feladatuk, hogy elkészítsenek egy több mint 300 oldalas jelentést, hanem számos más dolgot is el kell végezniük a pénzügyi évben. Ezek közé tartoznak bizonyos számviteli kutatások és havi bevételi kimutatások készítése a kormány könyvelési szabályzata alapján.

A Költségvetési Hivatal által hagyományosan használt szoftver képtelen volt lépést tartani a technológiai fejlődéssel, így a DOS alapú rendszer rendkívül sérülékennyé vált. Olyan megoldásra volt tehát szükség, amely egy helyre tudja hozni a különféle állami alapokból, hatóságoktól és egyetemektől származó könyvelési információkat, s ezekből használható könyvelési adatsorokat tud produkálni a pénzügyi jelentés számára. "Új megoldásra volt szükségünk. Elfogadhatatlan volt a mai modern világban, hogy manuálisan töltsük le, összegezzük és vigyük be az adatokat. Úgy döntöttünk, hogy a változtatás érdekében leülünk beszélgetni az informatikai osztállyal" - idézi fel Kelly a fordulópontot. A régi rendszer fenntartása egyre drágább lett, végül a kormány számviteli bizottsága kimondta a régi rendszer halálos ítéletét.

Az állami Költségvetési Hivatal és az Információs Technológiai Hivatal a SAS-t hívta segítségül a masszív jelentések elkészítéséhez, illetve az ehhez szükséges rugalmas és robusztus környezet kialakításához. Mindkét hivatalra, úgymond, revelációszerűen hatott a felismerés, hogy bár a SAS-t eredetileg a magánszektor konszolidációs törekvéseinek kezelésére hozták létre, könnyen adaptálható kormányigényekhez, nevezetesen pénzügyi jelentések elkészítéséhez is. "A beruházás megtérülésének vizsgálata mindig minőségi szempontból történik - magyarázza Kelly.

- Könyvelőkként abban a helyzetben vagyunk, hogy már feldolgozott információt elemezhetünk, s nem magunknak kell feldolgoznunk az információkat. A SAS használatával képesek lettünk megérteni a részleteket, s ez jóval könnyebbé teszi felhasználóink életét is".

A SAS tanácsadói csapata technikai szempontból segítette az átalakulást, míg Kellyék könyvelési és jelentéskészítési nézőpontból szemlélték a folyamatot. Az együttműködés mindazonáltal olyan jól sikerült, hogy könnyedén áthidalták a két szemlélet közti szakadékot.