Balanced scorecard

A Bécsi Fővárosi Önkormányzat idejekorán felismerte az igényt, és előkészületeket tett modern vezetési módszerek bevezetésére.

A mintegy 60 ezer alkalmazottnak munkát adó hivatal néhány éve már kacérkodik a balanced scorecard (BS) alkalmazásának gondolatával, s ennek bevezetésére ösztönözték az Európai Unió speciálisan közigazgatásra szabott, minőségmenedzsmentre vonatkozó ajánlásai is - mondja Franz Döller, az önkormányzat könyvelési főosztályának tanácsosa.

Az adatbevitel a BS-be nem ütközött különösebb nehézségekbe, noha a könyvelésen hatalmas mennyiségű adat keletkezik számlákból, statisztikákból, felmérésekből stb. A hivatal régebben foglalkozott az alkalmazottak teljesítményének szigorú kritériumok szerinti monitorozásával, illetve mérésével is - adatban nem is volt hiány, ám ezek annyira szétszóródtak a szervezet különféle egységeinél, hogy lehetetlen volt belőlük kinyerni a fontos elemeket.

A kiválasztás

A BS koncepciójának kidolgozása tartott a leghosszabb ideig, hiszen munkacsoportok sokaságának kellett megvitatnia az egymást átfedő feladatokat, meghatároznia a célokat és a paramétereket. Miután az elméleti munka befejeződött, jött a konkrét termék kiválasztása. Számos ajánlat megvizsgálása után a bécsiek a SAS Strategic Performance Management mellett döntöttek a balanced scorecard megvalósításának eszközeként. A SAS-szoftver mellett a következő tények szóltak:

• az első scorecard gyors elindítása a gyors és egyszerű implementálás jóvoltából;
• könnyű kezelhetőség, ami nem igényel hosszadalmas betanítást;
• széles körű áttekintést nyújtó prezentációs képesség;
• egyszerű adatátvitel és adatbevitel a vállalatirányítási rendszerekhez és alkalmazásokhoz való közvetlen hozzáférés révén;
• a megoldás dokumentációs segítséget is nyújt az előre meghatározott szerkezetnek köszönhetően. A BS-t kezdetben a könyvelési főosztály 40 irodájában vezetik be, majd kiterjesztik az önkormányzat egészére. Az irodavezetők és a könyvelés ezer alkalmazottja pedig az intraneten keresztül fér hozzá a BS-hez.

Nem csak pénzügyi ellenőrzés

Franz Döller előadások, bemutatók sorát tartja a bécsi önkormányzat különféle hivatalaiban annak érdekében, hogy megismertesse az alkalmazottakkal a BS-nek mint pénzügyi ellenőrzési eszköznek a jellegzetességeit. "Bizonyossá kell tennünk, hogy a balanced scorecardot pénzügyi ellenőrzésre használjuk és nem monitorozásra" - mondja a tanácsos.

A jövőben azonban a BS-t a munkatársak premizálására és szankcionálására is fel szeretnék használni, kiváló, illetve a kitűzött célt el nem érő teljesítmény esetén. A jelenleg létező személyes teljesítmény- ellenőrzési rendszer negatív megállapításainak ugyanis semmi foganatjuk nincsen.