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Transparenz, bezahlbar gemacht

Statistik Stadt Zürich hat die Erstellung ihrer Berichte radikal vereinfacht: Was bisher in einem zeitraubenden und teuren Prozess zwischen Statistikern und Dienstleistern entstand, erledigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der größten städtischen Statistikstelle der Schweiz nun in Eigenregie, deutlich schneller als bisher und weitgehend automatisiert. Dass das mit Software von SAS – zunächst ausschließlich für die Datenanalyse angeschafft – realisierbar ist, hielten die wenigsten Fachkollegen für möglich. Das Zürcher Team um Dr. Rolf Schenker hat die Machbarkeit mit Pragmatismus und einer Prise Pioniergeist bewiesen.

Statistikerinnen und Statistiker sind Realisten. Ein Klischee? Sicher – aber im Berufsalltag trifft es meist zu. Denn hier werden von ihnen Fakten, Zahlen und Bewertungen erwartet. Für Experimente und Wagnisse bleibt nur selten Raum. Ein gutes Beispiel dafür ist die Erstellung von statistischen Broschüren und Berichten. „Ein Statistiker ist kein Grafiker", sagt Dr. Rolf Schenker, Wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Statistik Stadt Zürich. „Deshalb haben wir über Jahre hinweg unsere Berichte in der klassischen Arbeitsteilung zwischen der statistischen Auswertung einerseits und einem Layoutbüro andererseits hergestellt." In der Praxis sieht das dann so aus: Je nach Auftrag und Ziel ermitteln Schenker und seine Kollegen die gewünschten Werte und Kennzahlen, liefern die Beschreibung und Bewertung dazu und fertigen in einer Tabellenkalkulation die entsprechenden Diagramme an. Das Ganze geht dann an ein Layoutbüro, das die Diagramme mit entsprechenden Grafikprogrammen in einer ansprechenden Form nachbaut und mit dem Text zusammen in ein Dokument bringt. Nun sind aber Grafiker auch keine Statistiker – es können sich inhaltliche Fehler einschleichen. Deshalb kontrollieren die Statistiker die Entwürfe noch einmal Zahlenwert für Zahlenwert, geben sie schließlich frei. Danach erstellt die Grafikerin oder der Grafiker das finale Dokument. Das hört sich aufwendig und teilweise redundant an – und ist es auch. Aber es funktioniert, die Ergebnisse sind qualitativ einwandfrei.

Effizienz in der Statistikproduktion, wie sie allenthalben gefordert wird, kann allerdings ganz anders aussehen. Das fanden zuallererst die Mitarbeitenden von Statistik Stadt Zürich selbst. Rolf Schenker, unter anderem zuständig für Wirtschaftsstatistik, Prognose und Automation, formuliert es so: „Die doppelte Arbeit und speziell die Korrekturphase war langweilig, vor allem aber auch unproduktiv. Wir haben viel Zeit für triviale Tätigkeiten aufwenden müssen, die uns an anderer Stelle für wirklich qualifizierte Arbeit gefehlt hat." Zu dieser Unzufriedenheit kam andererseits der Kostenaspekt, der bei rund 20 Berichten im Jahr eine erhebliche Rolle spielt. Manche prinzipiell nützliche Berichte konnten so aus Ressourcenmangel oder wegen zu hoher Kosten gar nicht in Angriff genommen werden.

Die Lösung für diese Herausforderung lag in Zürich eigentlich schon auf dem Tisch – aber es bedurfte dem Weitblick von Schenker und seinem Team, um sie zu erkennen: die analytische Software von SAS. Statistik Stadt Zürich war kurz zuvor für die Datenanalyse von SPSS auf SAS umgestiegen – und nutzte die Software auch genau dafür: Zur statistischen Auswertung von Daten. Rolf Schenker war sich aber sicher: SAS kann mehr. „Die Vision war schon länger da. Aber nach dem Wechsel auf SAS erkannten wir: Damit könnte das gehen". Es schien möglich, Berichte direkt aus SAS und ohne Umweg über ein Layoutbüro zu produzieren, ohne wesentliche Kompromisse bei der Gestaltung einzugehen. Die Vorteile dieses Ansatzes waren vielversprechend: Wesentlich schnellere und einfachere Produktion von wiederkehrenden Berichten, weniger manueller Aufwand für die Expertinnen und Experten dank weitgehender Automation, weniger Fehlerquellen und damit weniger Aufwand für die Kontrolle – und nicht zuletzt niedrigere Kosten.

Die SAS Software war bereits vorhanden, das Know-how für die Berichterstellung jedoch nicht, schon gar nicht, um die gestalterischen Möglichkeiten von SAS voll auszunutzen. Zur Erinnerung: Statistiker sind keine Grafiker und wollen es auch gar nicht sein. Deshalb einigte sich die vierköpfige Gruppe um Schenker darauf, keine fertige Lösung einzukaufen. Stattdessen setzte man in Zürich auf ein Vorgehen mit mehreren Grundsätzen. Erstens: Das Projekt sollte jobbegleitend ablaufen; rund ein Tag pro Woche wurde investiert. Als Nebeneffekt sollte das Know-How im Haus aufgebaut werden – Learning by Doing war also das Mittel der Wahl. Zweitens: Die Berichte sollten mit den Bordmitteln von SAS realisiert werden, also möglichst ohne Zusatzwerkzeuge. Drittens: Es ging nicht darum, die Berichte als solche neu zu „erfinden". Im ersten Schritt war das Ziel, die bewährte Form möglichst deckungsgleich in SAS umzusetzen. Viertens: Es sollte strikt die 80/20-Regel gelten. Das bedeutet, dass auf die letzte Perfektion im Zweifelsfall zugunsten von Effizienz verzichtet wird. „Verkünsteln" wollte sich das Team nicht. Und fünftens: Man gab sich für die Umsetzung ausreichend Zeit.

Rund ein Jahr dauerte es schließlich vom Start bis zum produktiven Betrieb – ein angesichts der Voraussetzungen respektabel kurzer Zeitraum. Eine Zeit, in der mehr als einmal Anspruch gegen Pragmatismus standen, so Schenker: „Auch bei der Arbeit mit SAS kommt der Appetit sozusagen mit dem Essen. Wir haben immer wieder neue Möglichkeiten entdeckt, aber auch die Grenzen der Software erkannt. Und mussten uns dann entscheiden, ob wir eine Lösung dafür brauchen oder nicht." Ein Beispiel: Blocksatz. In den Berichten war er vorgesehen, bei SAS nicht. „SAS ist eben kein Desktop-Publishing-Programm", räumt Schenker ein. Nach Austausch mit dem Schweizer und dem Global Support von SAS entschied sich das Team dann, diese Funktion selbst zu programmieren. „Hier zahlte es sich aus, dass wir im dreiköpfigen Projektteam auch einen Fachinformatiker dabei hatten."

Parallel zum Projekt lief auch die Schulung der Mitarbeiter. Alle vier involvierten Statistiker hatten zuvor eine Basisschulung für Auswertungen mit SAS erhalten. Also entschied sich Schenker dafür, im Rahmen eines „Café SAS" die Kollegen einmal pro Woche für rund 20 Minuten mit weiteren Features bekannt zu machen. Rund drei Stunden kamen so in drei Monaten zusammen – was sich als völlig ausreichend erwies.

Und wie viel der ursprünglichen Vision findet sich nach einem Jahr der Arbeit und des Auslotens der SAS Lösung? „Fast alles", freut sich Schenker. „Natürlich ist die Entwicklung noch lange nicht abgeschlossen, die Wunschliste im Detail noch lang. Aber wir arbeiten nach und nach alle Punkte ab, und die Ergebnisse überzeugen die Empfänger der Berichte." Genauso überzeugt die Effizienz, mit der die Berichte hergestellt werden können. Die Automation und Reproduzierbarkeit greift insbesondere bei wiederkehrenden Berichten und Standardreports. Ein Beispiel: Die Auswertung der Besucherbefragung aller öffentlichen Schwimmbäder in Zürich. Insgesamt 14 Berichte, die sich nur in den Zahlen und ihrer Interpretation unterscheiden, aber nicht in Aufbau und Form. „Publikationen wie diese können wir uns erst mit dem neuen Verfahren leisten, das wäre zuvor nicht finanzierbar gewesen", erklärt Schenker. Bei anderen Berichten wäre das Team aufgrund des hohen Aufwandes nicht marktfähig gewesen. Es können also mit den gleichen Ressourcen mehr Berichte in bewährter Qualität produziert werden. Das bedeutet auch mehr Transparenz für Bürger und Verwaltung. Damit nicht genug: Aufgrund der positiven Erfahrungen bei wiederkehrenden Berichte diskutiert das Team aktuell, ob das Werkzeug nicht auch bei der Produktion einmaliger Berichte effizienter ist als das Layout mit dem Grafikerbüro.

Sowohl der Ansatz, ausschließlich auf SAS zu setzen, als auch der Weg zur Realisierung haben sich also bewährt. Was in Fachkreisen allerdings immer wieder auf Unglauben stößt, wie Schenker auf einer Tagung der statistischen Ämter der Schweiz festgestellt hat. „Viele der Kollegen hätten es nicht für möglich gehalten, mit SAS Berichte dieser Art zu produzieren. Wir haben den Beweis abgeliefert, und damit stehen wir in der Schweiz ziemlich einzigartig da." Statistikerinnen und Statistiker sind zwar Realisten, aber auch bei Ihnen zahlt sich Mut zur Veränderung aus.

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Statistik Stadt Zürich

Business Thema:

Für die Erstellung von statistischen Broschüren und Berichten gab es eine klassische Arbeitsteilung zwischen Statistikern und einem Layoutbüro.
Dies war ein zeitraubender und teurer Prozess.

Die Lösung:

SAS® BI Server, SAS® Office Analytics, SAS® Access engines

Nutzen:

Wesentlich schnellere und einfachere Produktion von wiederkehrenden Berichten, weniger manueller Aufwand für die Expertinnen und Experten dank weitgehender Automation, weniger Fehlerquellen und damit weniger Aufwand für die Kontrolle – und nicht zuletzt niedrigere Kosten.

Zitat:

Viele der Kollegen hätten es nicht für möglich gehalten, mit SAS Berichte dieser Art zu produzieren. Damit stehen wir in der Schweiz ziemlich einzigartig da.

Rolf Schenker

Wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Statistik Stadt Zürich