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Modernisierte Personalplanung

Die Public Service Commission analysiert ihre Personaldaten mit SAS®

Effektive Personalplanung ist für den Erfolg jedes Unternehmens wichtig. Dies gilt insbesondere für sehr große und breit aufgestellte Organisationen. Als Kanadas größter und vielschichtigster Arbeitgeber ist die Federal Public Service Commission of Canada (PSC) sehr an wirksamen Lösungen interessiert, die den Personaleinsatz und die Personalplanung strategisch steuern und optimieren. Bei der Suche nach einem kompetenten Partner, mit dem die PSC eine Lösung hierfür entwickeln konnte, fiel die Wahl auf SAS.

Die PSC ist vom kanadischen Parlament damit beauftragt, die Rechtmäßigkeit der Personalbeschaffung und -förderung bei der Einstellung von Personal auf Bundesebene zu überwachen. Dabei muss die PSC bestimmte Gesetzesänderungen berücksichtigen. 2003 wurde mit dem PSEA (Public Service Employment Act) ein Gesetz verabschiedet, das die Art und Weise, wie öffentlich Bedienstete eingestellt und behandelt werden sollen, erheblich verändert. So erhalten Führungskräfte durch das neue Gesetz wesentlich umfassendere Befugnisse bei der Besetzung von Stellen, sind dafür aber in vollem Unfang rechenschaftspflichtig in Bezug auf ihre Entscheidungen. Die PSC muss in den einzelnen Abteilungen und Behörden genauestens prüfen, ob Werte wie Fairness, Transparenz und gleiche Zugangschancen bei der Stellenbesetzung gewahrt werden.

 

 

"Aus riesigen Datenblöcken werden präzise Informationen. Auf dieser Basis können unsere Führungskräfte strategische Personalentscheidungen fällen."
Harris Sinclair, Leiter der Public Service Commission Data Services Division

Moderne Planung und Trendanalyse
Durch die erfolgreiche Zusammenarbeit von PSC und SAS haben die Führungskräfte jetzt Zugang zu einer Online-Applikation, die die Informationen zu jeder Position im Public Service erfasst, analysiert und dokumentiert. Mit der webbasierten Lösung können sie gleichzeitig Maßnahmen zur künftigen Stellenbesetzung durchführen und aktuelle
Anforderungen erfüllen. Als wichtige Informationsquelle für Statistiken (SIS = Statistical Information Site) bietet die Lösung ihnen flexiblen Zugang zu nutzerfreundlich aufbereiteten
Daten und ermöglicht bei der Abfrage und Sortierung beliebige Kombinationen.

Damit hat das Team um Harris Sinclair, Leiter der PSC Data Services Division, eine hoch entwickelte Anwendung für anspruchsvolle Analysen riesiger Datenmengen geschaffen – dargestellt in einem übersichtlichen, nutzerfreundlichen Format. Diese neue Möglichkeit basiert auf OLAP und Lösungen von SAS. „Mit SIS verwandeln wir riesige Datenblöcke in zuverlässige, präzise Informationen, anhand deren unsere Führungskräfte fundierte strategische Personalentscheidungen fällen können“, erläutert Sinclair. „Unsere Anwender sind häufig keine Statistiker, sondern HR-Spezialisten. Also kriegen sie von uns eine nutzerfreundliche Lösung, die mit ordentlicher Power ausgestattet ist“, so Sinclair weiter.

Personaler können mit der Anwendung beispielsweise Muster und Trends bei der Mobilität oder beim Renteneintritt identifizieren und vergleichen sowie die Daten nach Stelleneinstufung, Abteilung, Altersgruppe, Region oder Provinz gruppieren. „Wir können etwa Regionen identifizieren, die für Personen mit bestimmten beruflichen Fähigkeiten
besonders attraktiv sind“, so Sinclair. „Das sind Informationen, die für Trendanalysen und die weitere Planung wertvoll sind und nach denen wir unser Recruitment und unsere Weiterbildungsprogramme ausrichten.“

Neue und bestehende Richtlinien einhalten
Die neue SIS-Applikation ruft die Daten des Lohnabrechnungssystems der Regierung ab und kombiniert sie mit den Informationen zu Einstellungen und Austritten sowie demografischen Fakten der letzten 20 Jahre. Die Nutzer des Systems können automatisch analysieren, wie viele Stellen in welcher Behörde oder Agentur vorhanden waren und ausgeschrieben wurden oder wie viele neue Mitarbeiter eingestellt wurden.

Ebenso einfach lässt sich feststellen, wie viele Personen eingestellt und befördert wurden oder wie viele Personen Jobveränderungen auf gleicher Hierarchieebene, Versetzungen oder ein befristetes Einspringen für Kollegen akzeptiert haben.

Leitende Mitarbeiter in kanadischen Departments und Behörden dokumentieren mit der Lösung, Personalbeschaffungsaktivitäten an die PSC zu reporten. Diese ist gegenüber dem Parlament verpflichtet und kann so ihrem Kontrollauftrag nachkommen, dass die HR-Maßnahmen gemäß den festgeschriebenen Werten des Public Service ausgeführt werden. Dank der Präzision und den anspruchsvollen und gleichzeitig flexiblen Berichtsfunktionalitäten von SIS können die Parlamentsmitglieder sicher sein, dass der jährliche Report an die PSC das präzise Abbild eines perfekt funktionierenden HR-Systems darstellt.

„Im Moment verfolgen wir ein Programm, das wir als ‚Überregionales Auswahlgebiet‘ bezeichnen“, sagt Sinclair. „Darin ermuntern wir Kanadier im ganzen Bundesgebiet, sich überall im Land für die unterschiedlichen Public-Service-Jobs zu bewerben, ohne sich auf bestimmte Regionen zu beschränken. SIS hilft der PSC, unsere Fortschritte zu kontrollieren. Mit SIS lässt sich ganz einfach feststellen, wie gut die Regierung in der Lage ist, die Bewerber in den einzelnen Regionen für die Jobs zu begeistern.“

SIS unterstütze die langfristige Personalplanung, so Sinclair. „Je mehr Informationen auf dem Desktop zur Verfügung stehen, umso einfacher ist es, die wirklich großen Dinge, wie zum Beispiel die Integrität des gesamten Personalsystems, zu gewährleisten“, erläutert Sinclair. Und er fügt hinzu: „Diese an unsere Bedürfnisse angepasste Online-Applikation
erlaubt uns, komplexe Informationen einer sehr großen und vielschichtigen Belegschaft zu verstehen und zu analysieren. Wir kommen so zu einem fortlaufenden Planungsprozess, der den kanadischen Public Service zu einem weltweit vorbildlichen Musterbeispiel macht.“

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Public Service Commission Kanada

Business Thema:
Strategische Personalplanung und -beschaffung beim größten Arbeitgeber Kanadas
Die Lösung:
Webbasierte Stellenbesetzung und Personalanalyse mit SAS: riesige Datenblöcke in entscheidungsrelevantes Wissen verwandeln
Nutzen:
Überregionale Stellenbesetzungen zentralisiert durchführen, überwachen und dokumentieren