Sozial, bürgernah und effizient

Ein integriertes Berichtssystem schafft Transparenz

Der Kunde

Der Landeswohlfahrtsverband (LWV) Hessen ist eine gemeinsame Institution der Landkreise und kreisfreien Städte in Hessen. Als sozialer und bürgernaher Dienstleister fördert und unterstützt der LWV als überörtlicher Träger der Sozialhilfe behinderte und kranke Menschen in sozialer und materieller Not, in voll- und teilstationären Einrichtungen und immer mehr auch im betreuten Wohnen. Weitere Aufgaben des LWV sind unter anderem die Integration schwerbehinderter Menschen im Beruf und die Kriegsopferfürsorge. Darüber hinaus ist der LWV mit seinen mehr als 10.000 Mitarbeitern größter Krankenhausträger in Hessen.
 
Die Aufgabe

Von der Behörde zum modernen Service- Partner: Wie viele andere staatliche oder staatsnahe Institutionen wurde auch der Landeswohlfahrtsverband Hessen in den letzten zehn Jahren grundlegend reformiert. Im Mittelpunkt stand dabei die Neuausrichtung zum effizienten, leistungsstarken Dienstleister für behinderte Menschen.

Ein zentrales Element dieses Reformprozesses war der Aufbau eines Controllingsystems – eine echte Herausforderung für die IT-Experten des LWV: Sie mussten das dafür notwendige Instrumentarium neu schaffen, denn die bestehenden auf die Kameralistik ausgerichteten finanzwirtschaftlichen Lösungen des LWV waren dafür nicht ausreichend. Vorbereitend ging es zunächst darum, ein System für die Sachbearbeitung aufzubauen, das den Prozess von der Antragsaufnahme bis zur Leistungsgewährung für die Kosten der Betreuung der Hilfesuchenden durchgängig unterstützen und damit auch beschleunigen und vereinfachen sollte. Nachdem diese operative Anwendung mit Namen ANLEI in Betrieb gegangen war, nahmen die Fachleute des LWV das eigentliche Controllingsystem in Angriff: Gesucht wurde eine Lösung, mit der die verantwortlichen Mitarbeiter auf Grundlage der Daten aus ANLEI bequem und einfach detaillierte betriebswirtschaftliche Berichte und Analysen zu Leistungen, Zielgruppen, Regionen, Organisationseinheiten und Zeiträumen erstellen können.

Die Lösung

Schnell waren sich die Experten des LWV Hessen einig, dass sich die zahlreichen hochkomplexen Daten aus den operativen Systemen – allein bei den Basisdaten fallen 6,2 Millionen Datensätze mit einem Volumen von 11,2 Gigabyte an – am besten in einem Data Warehouse aufbereiten und auswerten lassen. Nach einer Marktsondierung durch eine unabhängige Unternehmensberatung entschied sich der LWV dafür, sein integriertes Berichtssystem (IBS) mit einem Data Warehouse von SAS aufzubauen. Die Gründe für diese Wahl: die durchgängige Systemunterstützung sowie die Leistungsfähigkeit des SAS Systems bei der Bewältigung komplexer Datenstrukturen und großer Datenmengen. Zudem lässt sich ein SAS basiertes System auch unter Windows NT betreiben.

Das IBS enthält alle Finanzdaten zu den Leistungsberechtigten (etwa den Hilfeempfängern) – die so genannten sozialen Transferkosten – sowie die Personal- und Sachkosten der Verwaltung und die Budgetierung auf Kostenstellenebene. Diese Finanz- und Personaldaten fließen aus den entsprechenden Fachanwendungen in das Data Warehouse ein. So wird ein institutionsweit einheitlicher Blick auf sämtliche relevanten Parameter geschaffen – die entscheidende Voraussetzung, um umfassende betriebswirtschaftliche Analysen und Bewertungen vorzunehmen und Transparenz bei Kosten und Leistungen zu schaffen. So können die Mitarbeiter des LWV mit dem IBS zum Beispiel untersuchen, wie sich das Verhältnis von Kosten und Erlösen verändert hat oder in welcher Relation Kosten und Budget zueinander stehen. Zudem lassen sich Einrichtungsträger und Organisationseinheiten miteinander vergleichen und das Verhältnis von strategischen und operativen Produkten analysieren.

Zudem lässt sich das System auch prozessgestalterisch einsetzen: Denn die direkte Verknüpfung zwischen den vom Sachbearbeiter eingegebenen Daten und dem Berichtssystem sorgt dafür, dass Qualitätsmängel innerhalb der Daten und damit auch organisatorische Probleme transparent werden. Ein Kosten-, Erlös- und Mengenvergleich auf den unterschiedlichen Ebenen (Regionen, Kostenstellen, Zielgruppen etc.) und im zeitlichen Ablauf ermöglicht es, einzelne Bearbeitungsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. So konnte der LWV auf Basis des IBS ein internes Benchmarking aufbauen.

Heute basiert das gesamte finanzwirtschaftliche Berichtswesen des LWV Hessen auf dem IBS. Zurzeit wird das System von etwa 50 Mitarbeitern aus der 1. und 2. Führungsebene und dem Controlling intensiv genutzt. Die hervorragende Akzeptanz des Systems zeigt: Das IBS ist zu einem unverzichtbaren Instrument im Reformprozess des LWV geworden.

Schnell und einfach

• Detaillierte betriebswirtschaftliche Analysen und Bewertungen
• Organisationsweite Transparenz bei Kosten, Erlösen und Mengen durch konsistentes Bild aller relevanten Parameter
• Kosten- und Leistungsvergleich von Einrichtungsträgern und Organisationseinheiten
• Einfacher, bequemer Einsatz des Systems durch einen großen Nutzerkreis
• Aufbau eines internen Benchmarking
• Prozessgestaltung: Prüfung der Effizienz von Bearbeitungsvorgängen
• Erweiterung zu einem umfassenden Steuerungssystem auf Basis einer Balanced Scorecard problemlos möglich

Ausblick

Angesichts der guten Erfahrungen mit dem SAS System erarbeitet der LWV zurzeit eine Konzeption für ein umfassendes Zielsteuerungssystem auf Grundlage des IBS. Dabei geht es darum, finanzwirtschaftliche Daten mit weiteren, insbesondere qualitätsorientierten Informationen (etwa zur Hilfebedarfsplanung der vom LWV betreuten Menschen) zu verknüpfen, so dass ein umfassendes Managementsystem auf der Basis einer Balanced Scorecard entsteht. Hierfür werden Daten weiterer operativer Bereiche wie zum Beispiel aus dem Gesamtplanverfahren in das Berichtssystem einfließen.

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