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EXCEL: EIN „LIEBLINGSWERKZEUG" IM RISIKO-CHECK

Mit SAS® bringt die LVM Versicherung Transparenz in ihre Excel-Landschaft und reduziert die Komplexität.

Der Kunde

Über 3,1 Millionen Kunden mit über 10 Millionen Verträgen vertrauen der LVM Versicherung. Sie gehört mit 2,8 Milliarden Euro an Beitragseinnahmen sowie Kapitalanlagen von rund 13,6 Milliarden Euro zu den 20 führenden Erstversicherungsgruppen in Deutschland. Als Rundumversicherer hat das Unternehmen alles im Programm, was Privat- personen und Geschäftsleute an Versicherungsschutz benötigen. Kundenservice vor Ort bieten die 2.200 LVM-Vertrauensleute mit ihren 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den bundesweit vertretenen LVM-Servicebüros, unterstützt von rund 3.300 Mitarbeitern der Unternehmenszentrale in Münster. Gemeinsam arbeiten sie an der Unternehmensvision: dem LVM-Serviceverbund.


Praktisch, aber unsicher

Excel Spreadsheets gehören zu den Lieblingswerkzeugen von Controllern und aller anderen, die Auswertungen und Statistiken leicht und interaktiv erstellen möchten. Auch aussagekräftige Grafiken auf Knopfdruck sowie die unkomplizierte Integration von Excel- Ergebnissen in Powerpoint-Präsentationen sind für die tiefe Durchdringung von Excel in den meisten Unternehmen verantwortlich. So weit, so gut. Allerdings ist der Einsatz von Excel als Universalwerkzeug nicht ohne Risiko. Grund dafür ist, dass Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme häufig auch in hochkomplexen Controlling-Prozessen eingesetzt werden, für die sie eigentlich nicht konzipiert sind. Hier gibt es mitunter so große Mengen an Formeln und Querverbindungen, dass die Korrektheit der Berechnungen nicht mehr nachvollziehbar ist. Darüber hinaus liefert Excel keine Änderungshistorie, so dass weder die interne Revision noch externe Kontrollinstanzen nachvollziehen können, wann und unter welchen Umständen Daten und Formeln verändert wurden. Deshalb weist Excel auch unter Compliance- Gesichtspunkten erhebliche Schwächen auf und erfüllt nicht die in Solvency II formulierten Anforderungen an die Revisionssicherheit. All dies heißt jedoch keinesfalls, dass Unternehmen Excel vollständig aus ihren Controlling-Prozessen entfernen müssen. Stattdessen können sie ihre Spreadsheet-Landschaft in eine sichere Business Analytics-Umgebung einbetten – und damit die Excel-bedingten Risiken deutlich minimieren. Vor dieser Aufgabe stand auch die LVM Versicherung aus Münster, deren Datenvolumen allein im BI-Umfeld in den letzten zehn Jahren um den Faktor 55 gewachsen ist. Mehr Daten sorgen für mehr Komplexität und steigern das Risiko; das war den Verantwortlichen bei der Versicherung klar – und sie wollten mehr darüber wissen: Wie sehen die konkreten Risiken, die aus Spreadsheets resultieren, aus? Ist Excel den Anforderungen gewachsen, sind Daten und Prozesse sicher? Wie ist es um Transparenz und Kontrolle bestellt?

Komplettes Projekt in fünf Wochen 

„Wir haben uns die Vielfalt der Excel- Nutzung im Unternehmen genau angeschaut und dabei sehr schnell festgestellt, dass die bestehende Komplexität nicht mehr zu beherrschen war und unbedingt überwunden werden musste – nicht zuletzt vor dem Hintergrund von Solvency II", erinnert sich Hans-Joachim Guhr, Bereichsleiter DV Organisation bei der LVM Versicherung. „Dafür holten wir uns Unterstützung bei SAS und dem SAS Partner Cluster7." SAS und Cluster7 haben gemeinsam ein Evaluierungsverfahren entwickelt, mit dem sich hochkomplexe Spreadsheet-Landschaften durchleuchten, analysieren und schließlich durch Überführung in eine Business Analytics-Umgebung optimieren lassen. So viel vorweg: Das unterm Strich identifizierte Excel-Risiko war erheblich – und es dauerte nur fünf Wochen, erste inhärente Risiken signifikant zu minimieren.

Die LVM startete ein Pilotprojekt, um am Beispiel von zwei Unternehmensbereichen erste Erfahrungen mit dem Thema Excel-Risiko und dem Ansatz von SAS und Cluster7 zu sammeln. Ein Test mit rasantem Verlauf: Nach einem Kick-off- Meeting, in dem LVM-Mitarbeiter aus zwei Fachbereichen und der IT-Abteilung gemeinsam mit zwei SAS Experten den Projektrahmen und den Umfang absteckten, machten sich die Spezialisten von SAS und Cluster7 an die Arbeit, die Excel-Landschaft der beiden Unternehmensbereiche zu analysieren. Ziel: Transparenz im bestehenden Dschungel aus Excel Sheets schaffen und Relevanz sowie Risikopotenzial der Excel-Dokumente ermitteln. Dafür wurde jede Excel-Tabelle nach circa 50 Regeln automatisch geprüft und in ein Risiko-Cluster eingestuft.

Nach nur einer Woche lagen die Ergebnisse vor. „Das Resultat der Analyse war frappierend", berichtet Hans-Joachim Guhr. „An vielen Excel Sheets konnten wir einen Handlungsbedarf erkennen. Spätestens nach dieser Analyse wussten wir, dass wir mit dem Projekt auf dem richtigen Weg sind – das Maß an Excel-Risiken war sogar höher als von uns zunächst erwartet. Allerdings ergeben Erfahrungswerte bei Cluster7-Kundenprojekten, dass ca. 10 bis 25 % der Excel Sheets eines Unternehmens durch die Analysen als „High Risk" klassifiziert werden. Bei der LVM Versicherung ist die Quote im Einsatzbereich von SAS BI erheblich geringer", so Bereichsleiter Guhr.

Im nächsten Schritt erarbeiteten die Experten von SAS und Cluster7 gemeinsam mit dem LVM-Projektteam innerhalb von weiteren zwei Wochen eine Bewertung der Ergebnisse sowie einen Umsetzungs- und Prioritätenplan. Damit war die Basis gelegt für das Überführen erster Beispiel-Sheets in eine zuvor gemeinsam definierte Self-Service Business Analytics-Umgebung.

Wichtig für Solvency II 

Heute sind Excel Spreadsheets im Aufgabenfeld der Unternehmensplanung über SAS Financial Management direkt in eine Business Analytics-Umgebung von SAS eingebunden. In der Praxis sieht das so aus: Ein Großteil der Mitarbeiter arbeitet weiterhin wie gewohnt mit Excel als Frontend, gibt Daten ein oder erstellt Grafiken. Neu ist, dass die Daten aus Excel nun automatisch in die dahinterliegende SAS Lösung geladen, systematisch abgelegt und auf ihre Qualität untersucht werden. Hier finden jetzt auch die Berechnungen und Analysen statt, die bislang über schwer zu durchschauende Excel-Formeln durchgeführt wurden. Für die Normalanwender ändert sich damit nichts – zumindest in Hinblick darauf, was die Bedienung angeht. Qualitativ hingegen bedeutet die Lösung für sie einen sehr wichtigen Schritt nach vorn, da sie sich dank SAS nun voll und ganz auf die Korrektheit ihrer eigenen Analysen und Datenkollektionen verlassen können. „Indem wir Daten zentral zusammenfließen lassen, minimieren wir die Gefahr, dass an unterschiedlichen Stellen abweichende Zahlen zu gleichen Themen vorliegen", so Guhr. „Das verbessert insbesondere die abteilungsund bereichsübergreifende Zusammenarbeit enorm."

Für die LVM ist die neue Lösung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Beseitigung unnötiger Controlling-Risiken, was nicht zuletzt vor dem Hintergrund von Solvency II von großer Bedeutung für die Versicherung ist; denn die Solvency II-Anforderung, dass Daten nachvollziehbar gespeichert sein müssen, lässt sich allein mit Excel nicht hinreichend erfüllen.

Im Zusammenspiel von SAS und Excel punktet die LVM doppelt: Business Analytics von SAS verbessert die Datenqualität und schafft eine einheitliche und verlässliche Datenbasis für ein effektives Controlling. Alle Berechnungen sind heute jederzeit nachvollziehbar. Zudem ist es mit SAS möglich, Standard- berichte zu definieren, die abteilungsspezifische Sichten für den jeweiligen Anwender bereitstellen. Das reduziert die Anzahl der Berichte im Unternehmen spürbar. Aktualisierungen in den Analysen lassen sich heute auf Knopfdruck und automatisch durchführen, ohne dass diese komplett neu erstellt werden. Via Excel dauert so etwas Tage und stellt aufgrund vieler manueller Schritte ein hohes Risiko dar, mit SAS ist das innerhalb weniger Stunden erledigt.

„Vor diesem Hintergrund wundert es einen nicht, dass die LVM die neue Lösung künftig auch auf weitere Unternehmensbereiche ausdehnen will", so Guhr.

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LVM Versicherung

Business Thema:
Analyse sämtlicher Excel Spreadsheets mit Blick auf inhärente Risiken
Die Lösung:

SAS® Add-in for Microsoft Office
SAS® Enterprise Guide®
SAS® Financial Management
SAS® Web Report Studio

Nutzen:
Signifikante Senkung des Risikopotenzials
Zitat:

Ich kann jedem Unternehmen empfehlen, die eigenen Excel-Risiken genau unter die Lupe zu nehmen – zumal sie sich einfacher beseitigen lassen, als man im ersten Moment denkt. Es ist beeindruckend, in welcher Geschwindigkeit SAS und Cluster7 bei der LVM unsere Excel-Landschaft evaluieren konnte.

Hans-Joachim Guhr

Bereichsleiter DV Organisation bei der LVM Versicherung