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Analytischer Schub für die Verwaltung

Der Landkreis Ludwigslust steigert Qualität und Geschwindigkeit seines Berichtswesens mit Business Analytics-Software von SAS®

Der Kunde

Der Landkreis Ludwigslust ist fast so groß wie das Saarland, der größte Landkreis in Mecklenburg-Vorpommern und der viertgrößte der Bundesrepublik Deutschland. Markenzeichen des Landkreises zwischen Elbe und Mecklenburgischer Seenplatte: innovative Wirtschaftsentwicklung, lebendige Tradition, intakte Natur und hohe Lebensqualität – optimale Bedingungen zum Leben, Arbeiten und Erholen. Als Teil der Metropolregion Hamburg ist der Landkreis Ludwigslust einer der wirtschaftlich erfolgreichsten Landkreise Mecklenburg-Vorpommerns und bildet ein Zentrum der Ernährungsindustrie.


Die Aufgabe

Der Landkreis Ludwigslust gehörte in Mecklenburg-Vorpommern zu den „Frühstartern" bei der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik. In diesem Kontext stand die Verwaltung auch vor der Aufgabe, der Forderung des Gesetzgebers nach einem modernen Berichtswesen zu entsprechen, das eine transparente Steuerung und Kontrolle der Verwaltung und ihres Haushalts ermöglicht.

In der Vergangenheit lief das Controlling im Landratsamt in Ludwigslust mit Hilfe von Excel. „Wir mussten dafür Daten aus unterschiedlichen Systemen hin und her kopieren", erinnert sich Wolfgang Schmülling, 1. Beigeordneter und 1. Stellvertreter des Landrats des Landkreises Ludwigslust. „Das war nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch höchst fehleranfällig. Ein Berichtswesen in der seitens des Gesetzgebers geforderten Form und Qualität ließ sich damit unmöglich umsetzen."

Vor diesem Hintergrund machte sich der Landkreis auf die Suche nach einer Alternative, die die gestiegenen Anforderungen an das Reporting erfüllen konnte. Diese Aufgabe war alles andere als trivial: Der Landkreis Ludwigslust bietet insgesamt 127 Produkte an, kommunale Dienstleistungen, die sämtlich zu erfassen und zu steuern sind. Gleichzeitig muss eine geeignete Lösung in der Lage sein, die Gesamthaushaltslage abzubilden und die äußerst vielfältigen Parameter des öffentlichen Auftrags auszubalancieren – etwa schulische Versorgung, Straßenverkehr, Wirtschaft, Freizeit oder soziale Bedürfnisse.

„Uns war die Möglichkeit der vorwärtsgerichteten Steuerung ganz besonders wichtig", erläutert Wolfgang Schmülling. „Ein einfaches Reporting, das nur zurückblickt, hilft uns nicht bei der Aufgabe, die Geschicke des Landkreises zukunftsorientiert zu lenken." Hinzu kam der Wunsch nach einem hohen Maß an Revisionssicherheit. „In Excel werden Änderungen an Formeln und Systemlogik überhaupt nicht dokumentiert. Das ist fatal, denn wenn irgendwo ein Fehler passiert ist, lässt sich dieser nur äußerst mühsam finden – ganz zu schweigen von der Möglichkeit, den Verursacher zu identifizieren."


Die Lösung

Heute betreibt der Landkreis Ludwigslust eine hochmoderne Reporting- und Steuerungslösung auf Basis von SAS® Business Analytics. Hier fließen Daten aus unterschiedlichen Bereichen der Kreisverwaltung zusammen, etwa aus dem Personal-, Sozial-, Bau- oder Straßenverkehrswesen, aber auch aus anderen Bereichen des Hauses. Dies geschieht automatisch, ganz ohne manuelle Datenbefüllung. „Damit haben wir eine gefährliche Fehlerquelle ein für alle Mal ausgeschaltet", betont Schmülling. Die Daten aus den Fachsystemen werden dann in der Business Analytics-Lösung von SAS verdichtet, in eine für die Analyse geeignete Form gebracht und schließlich in unterschiedliche, vordefinierte Berichtsvorlagen für diverse Fragestellungen und Themen überführt. Gleichzeitig sorgt die Lösung für einen erheblichen Geschwindigkeitsschub: In der Vergangenheit benötigte das Controlling der Landkreisverwaltung eine Woche pro Bericht. Mit SAS dauert dieser Prozess heute nur noch einen Tag.

Eine zentrale Rolle im Reporting des Landkreises spielen die Haushaltsberichte, die regelmäßig per E-Mail an die Mitglieder des Kreistags sowie an den Landrat, an seine beiden Kollegen im Verwaltungsvorstand und an die zuständige Aufsichtsbehörde gesendet werden. Per Ampelfunktion können die Adressaten auf einen Blick erkennen, welche Bereiche unproblematisch sind oder wo Kosten gegebenenfalls aus dem Ruder zu laufen drohen. „Verwaltung und Politik sind damit in der Lage, Haushaltsrisiken sofort zu erkennen und ihnen auf den Grund zu gehen", schwärmt Wolfgang Schmülling. Von der hochaggregierten ersten Ebene dieser Web-basierten Berichte aus ist es dann möglich, sich ganz einfach in die hinterlegte Datenbasis hineinzuklicken und die Hintergründe zu untersuchen. „Wenn zum Beispiel die Kosten in der Jugendhilfe explodieren und die Ampel auf Rot steht, dann lässt sich mit SAS ganz einfach herausfinden, welches die verantwortlichen Kostentreiber dafür sind – und zwar so schnell, dass genügend Zeit bleibt, geeignete Lösungen zu finden." Auf diese Weise kann der Landkreis die zur Verfügung stehenden Steuermittel und Ressourcen zielgerichtet und wirkungsorientiert einsetzen und den genehmigten Haushalt äußerst genau einhalten – für eine bessere Erfüllung seines öffentlichen Auftrags.

Für den Landrat und seine Mitarbeiter bildet das Controlling-System über reine Finanzzahlen hinaus ein wertvolles strategisches Instrument zur weitsichtigen qualitativen Steuerung des Kreises. Per Mausklick lassen sich zum Beispiel Informationen zu aktuellen Bauaktivitäten im Gewerbebau oder zur Auslastung der Gewerbegebiete abrufen – und so lässt sich die künftige Wirtschaftskraft des Landkreises antizipieren. Die Verwaltung ist damit in höchstem Maße auskunftsfähig gegenüber Politik und Öffentlichkeit – und hat alle wichtigen Kenngrößen zur zukunftsorientierten Gestaltung des Landkreises immer im Blick.


Der Nutzen

  • Zukunftsorientierte, integrierte Verwaltungssteuerung statt rückblickenden Reportings dank Business Analytics
  • Optimale Ressourcenallokation, mehr Transparenz und Auskunftsfähigkeit
  • Aktive Steuerung der Auftragserfüllung – durch die Möglichkeit, Ursache-Wirkungs-Beziehungen auf den Grund zu gehen
  • Schluss mit Excel-Risiko: Vermeidung von Daten- und Formelfehlern, die durch manuelle Dateneingabe verursacht wurden
  • Höchste Revisionssicherheit durch detaillierte Dokumentation
  • Einfache Bedienbarkeit für Power User und Berichtsempfänger – hohe Akzeptanz bei allen Nutzern
  • Reduzierter Aufwand beim Aufbau von Berichtsformaten durch bewährte, ordefinierte Berichtsvorlagen in SAS 
  • Papierlose und schnelle Verteilung von Reports an Kreistag, Verwaltungsvorstand, Fachdienste und die zuständige Aufsichtsbehörde
  • Unkomplizierte, professionelle Unterstützung durch SAS beim Aufbau des neuen Berichtswesens und im laufenden Betrieb


Das Projekt

Nach genauer Untersuchung verschiedener Systeme stellten Wolfgang Schmülling und sein Team bald fest, dass für die Anforderungen des Landkreises SAS klar die beste Lösung war. „Nur SAS hat unsere Anforderungen sämtlich erfüllt", fasst Wolfgang Schmülling zusammen. „Das betrifft sowohl die analytischen Fähigkeiten mit Blick auf eine zukunftsorientierte Steuerung als auch den Aspekt der Revisionssicherheit." Der Aufbau des neuen Berichtswesens erfolgte schließlich in der direkten Zusammenarbeit mit Experten von SAS und dem SAS Partner COM Software. In kleinen Schritten wurden die notwendigen Datentöpfe definiert, die Berichtsstrukturen in der Software abgebildet und das Erscheinungsbild der Reports erarbeitet – bis schließlich der erste mit SAS erstellte Report an die berechtigten Empfänger versendet wurde.

Als Frühstarter im Bereich der integrierten Verwaltungssteuerung ist Wolfgang Schmülling heute ein gefragter Ratgeber für andere Organisationen der öffentlichen Hand. Seine Tipps für eine gelungene Modernisierung des Reportings: „Man sollte vor der Auswahl der geeigneten Lösung seine Erwartungen und Ziele genau dokumentieren. Wenn es schließlich um den Aufbau der Berichte geht, zeigt sich, dass weniger manchmal mehr sein kann. Wir haben festgestellt, wie wichtig es ist, die Berichtsempfänger nicht mit großen Mengen an Reports zu überfordern, sondern ganz gezielt Berichte zu definieren, an denen ihnen wirklich etwas liegt. Andernfalls droht ein Datenfriedhof, der zwar Aufwand produziert, aber von niemandem genutzt wird."

Derzeit sind Wolfgang Schmülling und seine Mitarbeiter dabei, die SAS Lösung sukzessive auszubauen. So sollen künftig auch die Personalplanung und das Beteiligungsmanagement mit Hilfe von SAS gesteuert werden. Und eventuell kommen bestimmte Aspekte der SAS Lösung eines Tages auch den Bürgern ganz direkt zugute. „Ich kann mir vorstellen, dass wir zum Beispiel die Abfrage zum Status von Bauanträgen in Zukunft übers Internet ermöglichen – natürlich mit SAS als dahinterliegender Analyse- und Steuerungs-Software."

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Landkreis Ludwigslust

Business Thema:
Steigerung von Effizienz und Transparenz in der Verwaltungssteuerung
Die Lösung:
SAS® edition M Professional
Nutzen:
Automatisiertes, revisionssicheres Reporting und zukunftsorientierte Steuerung – bis zu siebenmal schneller als bisher
Zitat:

Mit SAS haben wir die Abkehr vom rückwärtsgewandten Reporting hin zu einer zukunftsorientierten Steuerung vollzogen – und das geht heute besser, schneller und mit weniger Aufwand als bisher. SAS gibt uns die Möglichkeit, auch in Zeiten knapper Kassen, den zur Verfügung stehenden Gestaltungsspielraum optimal zu nutzen, Problemfelder zu identifizieren und Potenziale zu erschließen.

Wolfgang Schmülling

1. Beigeordneter und 1. Stellvertreter des Landrates des Landkreises Ludwigslust