Fundiertes Wissen für wirtschaftliche und bürgernahe Entscheidungen

Kommunales Informationsmanagement

Der Kunde

Das 1971 in Moers gegründete Kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) arbeitet als IT-Dienstleister für insgesamt 42 Kommunen und Kreise am Niederrhein. Mit modernen IT-Lösungen unterstützt dieser kommunale Zweckverband die Behördenmitarbeiter dabei, die vielfältigen Verwaltungsaufgaben von Städten und Gemeinden effizient und bürgernah zu bewältigen. Über das "Niederrhein-Netz" sind etwa 8.500 Büroarbeitsplätze an den diversen Standorten integriert. Das KRZN beschäftigt zurzeit rund 200 Mitarbeiter.
 
Die Aufgabe

Die Anforderungen an die öffentliche Verwaltung haben sich in den vergangenen Jahren entscheidend geändert: Das “Neue Steuerungsmodell” verlangt eine Produkt- und Zielgruppenorientierung in den Verwaltungsprozessen sowie eine Optimierung der Geschäftsabläufe – eine Voraussetzung für wirtschaftliches und zugleich bürgernahes Verwaltungshandeln. Damit sich diese Vorgaben erfüllen lassen, müssen die Führungskräfte ebenso wie die Mitarbeiter in den Fachabteilungen über genau das Wissen verfügen können, das sie für ökonomisch sinnvolle und serviceorientierte Entscheidungen benötigen.

Das KRZN stand demnach vor der Aufgabe, ein bedarfsgerechtes, anwenderfreundliches System für das Informationsmanagement zu entwickeln, das die Verwaltungsmitarbeiter bei ihren Aufgaben wirksam und schnell unterstützt.

Die Lösung

Es galt also, ein kommunales Informationsmanagement aufzubauen, indem die auf dem IBM-Zentralrechner vorhandenen Daten in einem Data Warehouse intelligent aufbereitet und verknüpft wurden: Auf diese Weise können die Behördenmitarbeiter nun aus den Daten einfach und effizient entscheidungsrelevante Informationen gewinnen.

Zusammen mit den Fachämtern hat das KRZN ein auf SAS Software basierendes „Führungsinformationssystem“ (FIS) entwickelt, das den Entscheidungsträgern von ihrem PC aus einen komfortablen und schnellen Zugang zu den relevanten internen und externen Informationen verschafft.

In den operativen Anwendungen der unterschiedlichen Fachämter – zum Beispiel der Einwohnermeldeämter, der Ausländerbehörden oder der Sozialämter – werden große Datenbestände generiert, die jedoch in der Vergangenheit nur unzureichend oder gar nicht miteinander verbunden wurden. Diese heterogenen Daten aus den unterschiedlichen Quellen werden jetzt in einem Data Warehouse zusammengeführt und für die Informationsgewinnung aufbereitet. Hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang der Schwerpunkt „Anreicherung der Daten um Raumbezüge“. Für die Informationsauswertung ist dies ein wichtiger Aspekt, da Auswertungen nach Bezirken wichtige Erkenntnisse und Statistiken für die Kommunen etwa über Stadtteile, Schulbezirke oder Sozialamtsbezirke liefern.

Das Führungsinformationssystem zeichnet sich in mehrfacher Hinsicht durch große Anwenderfreundlichkeit aus: Die Nutzer müssen nicht über vertiefte DV-Kenntnisse verfügen, um von FIS zu profitieren. Die Behördenmitarbeiter verfügen mit der SAS Lösung über eine benutzerfreundliche Lösung zur Analyse der Informationen, die sie für die effiziente Planung und Entscheidung verwenden können. FIS wird in den Bereichen Sozialhilfe, Einwohner–, Kraftfahrzeug-, Ausländer- und Personalwesen eingesetzt. Führungskräfte können das Informationsmanagement-System zur strategischen Steuerung nutzen, um Planzahlen für die Politik und die Verwaltung zu gewinnen.

Der Nutzen

Einheitliche Definitionen und Kennzahlen ermöglichen den Städten, Gemeinden und Kreisen den interkommunalen Vergleich. Die Behördenmitarbeiter erhalten am eigenen Schreibtisch die für ihre Verwaltungstätigkeit notwendigen Informationen auf einer gesicherten Wissensbasis – einschließlich valider Kennzahlen für die Verwaltungsplanung.

An den folgenden Beispielen aus dem Bereich der Sozialhilfe lässt sich leicht der Mehrwert erkennen, der mit FIS erzielt wird: Ein Aufgabenschwerpunkt liegt hier in der Ermittlung und Analyse von sozialen Brennpunkten im Stadtgebiet. Werden Informationen etwa zur Sozialhilfedichte und zur Einwohnerstruktur miteinander verknüpft, wird der politische Handlungsbedarf in den Stadtteilen erkennbar. Die mit dem System gewonnenen Informationen wirken nicht nur vom Fachbereich in die Politik hinein – auch die interne Planung wird deutlich vereinfacht: Innerhalb des Sozialamtes liefert FIS zum Beispiel Kennzahlen, mit denen sich Personalplanung nach dem Leitbild „Aktion statt Reaktion“ optimieren lässt. Um die Mitarbeiter gleichmäßiger auszulasten, werden etwa die Fallzahlen pro Sachbearbeiter herangezogen. So wird die Arbeitsorganisation verbessert, zugleich steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Neben den gerade genannten Daueranforderungen unterstützt das FIS die Ämter zudem durch unkomplizierte Adhoc-Auswertungen bei den operativen Aufgaben. Zusammengefasst trägt FIS damit zur Qualitätssicherung und Optimierung im Verwaltungsgeschehen bei.

Die gute Akzeptanz bestätigt die Nutzerfreundlichkeit des Systems: Die Verwaltungsmitarbeiter können ihre Aufgaben schnell und sicher erledigen, ohne Details der Software oder der Datenverarbeitung kennen zu müssen.

Das Projekt

Bereits 1995 erarbeitete das KRZN zusammen mit den Fachämtern das Projekt „Kommunales Informationsmanagement“, das darauf zielte, den Behörden aussagekräftige Basisdaten zur Verfügung zu stellen. Um diese Daten auch für Führungsaufgaben nutzbar zu machen, entwickelte das KRZN ab 1997 das Führungsinformationssystem (FIS), das auf den individuellen Informationsbedarf der einzelnen Anwender zugeschnitten ist. Für das Pilotprojekt holte sich das KRZN mit dem SAS Alliance Partner Information Works externe Kompetenz vor allem zum Aufbau von Controlling-Anwendungen auf SAS Basis und spezielles Know-how im öffentlichen Bereich ins Boot. Information Works war bei diesem Projekt unter anderem für die Anforderungsanalyse und das technische Design mitverantwortlich. Außerdem setzte Information Works sein Know-how ein, um spezielle Fragestellungen der Infrastrukturintegration zu lösen wie zum Beispiel die Ablage von Führungskräfteberichten in der Groupware-Plattform Lotus Notes.

Mit der Erfahrung aus dem Pilotprojekt entwickelte das KRZN das Führungsinformationssystem in Eigenregie weiter. Auch in den Folgeprojekten werden die Anwender und Entwickler aus den Fachbereichen in die FIS-Entwicklergruppe im KRZN eingebunden. In diesen kleinen Arbeitsgruppen werden die Anforderungen gemeinsam abgestimmt und von der FIS-Entwicklergruppe mit der SAS Software umgesetzt. Zur Einführung des FIS vor Ort übernimmt das KRZN auch die Schulung der Anwender. Mit diesem Vorgehen kann das KRZN schnell und zielgenau auf die Anforderungen der Anwender reagieren. Das Projekt lässt sich so laufend ergänzen und fortschreiben.

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