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Strategisches Reporting – mit Business Analytics

Die GFKL Financial Services AG automatisiert ihr Reporting durch Einbindung von Excel in das SAS® Business Analytics Framework

Der Kunde

Die 1992 gegründete GFKL Financial Services AG ist ein Finanzdienstleister mit den Geschäftsbereichen Forderungsmanagement und Software. Die Kompetenz der Unternehmensgruppe im Forderungsmanagement reicht von der treuhänderischen Betreuung von Handels- und Kreditforderungen bis zur Bewertung, Übernahme und Abwicklung von Konsumenten- und Immobiliendarlehen. Mit einem derzeit verwalteten Forderungsvolumen von rund 21,5 Milliarden Euro zählt GFKL zu den führenden Unternehmen im Forderungsmanagement in Deutschland. Im Technologiesegment bietet GFKL moderne Softwarelösungen für den vollständigen Kreditprozess von Banken sowie für die gesamte Wertschöpfungskette von Versicherungen an.

Die Aufgabe

Die GFKL Financial Services AG ist seit ihrer Gründung deutlich gewachsen. Mit dem Ausbau des Geschäfts sind auch die Herausforderungen in puncto Repor- ting und Steuerung massiv gestiegen. Die Konsequenz: Es war abzusehen, dass das in der Vergangenheit ausschließlich über Excel und PowerPoint abgewickelte Reporting irgendwann an seine Grenzen stoßen würde. „Uns war aber wichtig, für weiteres Wachstum gewappnet zu sein – und mit einer noch höheren Zahl an Daten und Excel- Sheets hätte das Reporting leicht unübersichtlich werden können", berichtet Melanie von der Lippe, Teamleiterin Portfolioanalytics&Valuation bei der GFKL Financial Services AG. „Mit Blick auf wachsende Reporting-Anforderungen und um Risiken zu vermeiden, war uns klar, dass es an der Zeit war, eine neue Reporting-Lösung aufzubauen, die Excel mit einer leistungsfähigen Analyse-Software kombiniert." Zudem war den Analysten bei der GFKL daran gelegen, künftig weniger Zeit für die Auf- bereitung der Daten verwenden zu müssen – und so mehr Spielraum für die strategische Datenanalyse zu gewinnen. „Wir haben früher etwa 70 Prozent unserer Zeit mit dem Datenhandling verbracht", erinnert sich Melanie von der Lippe. „Nur 30 Prozent blieben für die strategische Datenanalyse. Dieses Verhältnis wollten wir umkehren."

Nachdem Portfolioanalysen und Reporting im Forderungsmanagement zu den zentral wichtigen Disziplinen gehören, entschied sich die GFKL, das Excel-basierte Reporting des Bereichs „Portfolio Analytics & Valuation" in eine noch leistungsstärkere Business Analytics-Umgebung zu überführen. Davon versprachen sich die Verantwortlichen nicht nur einen deutlichen Geschwindigkeitsschub im Reporting, sondern auch bei weiterem Wachstum der GFKL-Gruppe die Einhaltung der Standards in Sicherheit, Zuverlässigkeit und Genauigkeit.

Die Lösung

Heute setzt die GFKL auf eine moderne Analyse- und Reporting-Lösung auf Basis des SAS Business Analytics Framework. Damit lassen sich die Portfoliobewertung – die Preisfindung bei Kaufportfolios und die Überwachung des Portfoliobestands – sowie das Reporting an den Vorstand und die Geschäftsführer von Tochterunternehmen fast vollständig automatisiert abwickeln. „Früher mussten wir für jeden einzelnen Report Daten aus sehr vielen Excel- Listen manuell bearbeiten. Dieser Prozess wird künftig quasi auf Knopfdruck erfolgen", so Melanie von der Lippe. Dabei sorgt SAS mit seinen ausgefeilten Datenmanagement- Funktionen für höchste Datenqualität und Modellzuverlässigkeit sowie für eine perfekte Aufbereitung via Powerpoint. Mitarbeiter, die an Excel gewöhnt sind, können auch in der neuen SAS Umgebung dank des SAS Add-In for Microsoft Office mit der ihnen bekannten Nutzeroberfläche weiterarbeiten. Die gewonnenen Ressourcen verwenden Melanie von der Lippe und ihr Team künftig für die Analyse und die Bewertung der Ergebnisse. „SAS gibt uns den nötigen Spielraum, unsere strategischen Aufgaben und unsere Beratungsfunktion im Unternehmen viel tiefgehender auszuüben."

Dafür sorgen auch die vielfältigen Analysemöglichkeiten des SAS Business Analytics Framework, die verborgene Datenkorrelationen entdecken und aus historischen Daten auch künftige Entwicklungen ableiten können.

Der Nutzen

  • Reporting auf Knopfdruck – ohne Excel-Listen und PowerPoint immer aufs Neue aktualisieren zu müssen
  • Planung des Umstellungsprozesses durch Workshop mit SAS und ClusterSeven
  • Intensivere Analysen dank SAS Business Analytics Framework
  • Aufwandsenkung für Datenmanagement und Aufbereitung im Reporting von 70 auf 30 Prozent
  • Mehr Zeit für Analysen, Ergebnisbewertung und strategische Steuerung, im Ergebnis höhere Effizienz bei der Datenanalyse
  • Deutlich höherer qualitativer Nutzen der Datenanalyse im Hinblick auf Risikoerkennung und -management sowie frühzeitige Planung und Steuerung erforderlicher Maßnahmen

Das Projekt

Für den Aufbau ihrer neuen Reporting- Plattform setzte die GFKL auf Beratung und praktische Unterstützung von SAS und dem SAS Partner ClusterSeven, der auf die Analyse großer Spreadsheet- Umgebungen spezialisiert ist. „Am Anfang des Projekts stand ein Workshop, im Zuge dessen wir mit Hilfe von SAS und ClusterSeven eine Inventur unserer Excel-Dokumente durchgeführt haben", berichtet Melanie von der Lippe. „Bereits auf dem SAS Forum Deutschland hatte ich einen Vortrag zum Thema ‚Spreadsheet Risk' gehört und war schnell überzeugt, dass ein solcher Workshop die richtige Herangehensweise ist." Im Rahmen des Workshops analysierten die Experten von Cluster- Seven die Struktur der vorhandenen Excel-Sheets und kamen zu eindrucksvollen Ergebnissen. „Wir erhielten ein sehr klares Bild unserer Excel-Landschaft, sämtlicher Spreadsheets und der vielen Formeln, die in ihnen steckten", so Melanie von der Lippe. „Und es war offensichtlich, wie wirkungsvoll die Überführung der Formeln von Excel hin in die SAS Umgebung sein würde – für weniger Komplexität, eine höhere Automatisierung und nicht zuletzt auch deutlich kleinere Excel-Dateien."

Auf Basis dieser Analyse konnte das Projekt-Team die vorhandenen Dokumente priorisieren und schließlich einen Zeitplan für die Überführung der Formeln in die SAS Umgebung entwickeln. „Dass wir so schnell zu konkreten Ergebnissen gekommen sind, lag nicht zuletzt an der GFKL, die das Projekt mit uns zusammen enorm effizient durchgeführt hat", meint Tülay Stecher, Business Intelligence Expert bei SAS. „Keine acht Wochen nach den ersten Gesprächen auf dem SAS Forum Deutschland fand bereits der Workshop statt. Und unmittelbar danach lagen schon die Ergebnisse vor." Mit dem Workshop zu starten, hat sich für die GFKL als richtige Entscheidung erwiesen. „Ich möchte das jedem empfeh- len, der Ähnliches vorhat", bestätigt Melanie von der Lippe. „Es war die beste Möglichkeit, die Umstellung strukturiert zu planen – und die Entscheidung, Excel mit einer modernen Business Analytics-Plattform zu kombinieren, hat unser Controlling einen großen Schritt nach vorn gebracht."

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GFKL Financial Services AG

Business Thema:

Automatisierung von Analyse und Reporting in den Bereichen Portfoliobewertung, Controlling und Risikomanagement

Die Lösung:

Integrierte Analyse- und Reporting- Umgebung mit SAS® Business Analytics Framework

Nutzen:

Automatisierung des Datenmanagements bringt wertvollen Freiraum für strategische Analysen und Bewertungen

Zitat:

Mit dem SAS Business Analytics Framework haben wir den manuellen Anteil im Reporting deutlich reduziert und können heute mehr Zeit für die strategische Analyse und die Steuerung unserer Portfolios verwenden.

Melanie von der Lippe

Teamleiterin Portfolioanalytics&Valuation, GFKL Financial Services AG