Zentrale Fuhrparksteuerung mit SAS

Wie Österreichs größte Autovermietung Europcar mit Hilfe der SAS Software ihr Flottenmanagement optimiert.

Mit über 100.000 Mietverträgen jährlich bringt die Europcar Österreich, ARAC GmbH, Lizenznehmer von Europcar International mit Sitz in Paris, sowohl Business- als auch Privatkunden auf Österreichs Straßen. Täglich sind hierzulande rund 1.500 Europcar-Fahrzeuge unterwegs, die pro Jahr 65 Millionen gefahrene Kilometer auf die Straße bringen. Insgesamt 20 Stationen stehen für Abholung und Rückgabe zur Verfügung. Im Wiener Headquarter sorgen Europcar-Geschäftsführer Erich Windisch und sein Team dafür, dass alles reibungslos funktioniert und sämtliche Kundenwünsche erfüllt werden.

Seit Ende des Vorjahres liefert dafür die SAS Software den optimalen logistischen Treibstoff. „Unser wichtigstes Ziel ist es, das richtige Auto zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben – und das natürlich immer mit Blick auf Kosten und Erträge." Erich Windisch, Geschäftsführer für Österreich und die Slowakei, bringt das Kernthema auf den Punkt. Wobei das, was aus dem Mund des Europcar-Chefs so simpel klingt, keineswegs einfach zu bewerkstelligen ist. Schließlich müssen unzählige Transaktions- und Kundendaten so gezielt analysiert werden, dass alle Europcar Stationen mit genau jenen Fahrzeugen bestückt sind, die auch tatsächlich von den Kunden vor Ort benötigt werden. Bei einem Fuhrpark mit rund 2.000 Fahrzeugen, die in 20 Gruppen nach Größenordnung geclustert sind, ist dies eine durchaus komplexe logistische Herausforderung. Langfristige Reservierungen gilt es dabei ebenso abzudecken wie kurzfristige Nachfragen, die oft erst einen Tag vor dem gewünschten Datum eintreffen. Hinzu kommen unterschiedlichste Tarifmodelle, die nicht zuletzt auch davon abhängig sind, wie lange im Vorhinein ein Kunde bucht.

„Es geht um Fahrzeuge, Kunden und Tarife. Eine Unmenge an Daten also, die so abgebildet werden müssen, dass sie uns in die Lage versetzen, die Planung zu verbessern und die Erträge zu optimieren – und das immer mit größtem Fokus auf die Kundenzufriedenheit“, erläutert Erich Windisch. Als im Vorjahr damit begonnen wurde, neben dem traditionellen Business-Geschäft auch das Privatkundengeschäft als zweites Standbein zu forcieren, zeigte sich klar: Um die Margen in einer nicht zuletzt durch die Krise verschärften Marktsituation zu halten, bedarf es einer zentralen Fuhrparksteuerung, eines klar fokussierten Yield Managements – und eines Systems, das die Verantwortlichen bei Planung und Entscheidung optimal unterstützt.

Klare Entscheidung
Mit SAS Analytics wurde rasch eine Lösung gefunden. „Wir haben uns verschiedene Anbieter angesehen und uns dann sehr schnell für SAS entschieden“, berichtet Erich Windisch und fügt auch gleich die Begründung hinzu: „Sowohl das Preis-Leistungsverhältnis als auch die Palette an Möglichkeiten entsprechen unseren Anforderungen optimal.“ Das bestätigt auch Laurenz Gröbner, Yield Manager bei Europcar: „Bei zigtausenden Reservierungen pro Jahr reichen herkömmliche Tools wie Excel und Access einfach nicht mehr aus. Mit SAS haben wir nun ein System, das es uns erlaubt, mit Hilfe von Simulationen und Prognosen die benötigten Kapazitäten an Fahrzeugen optimal zu planen“, so der Statistik-Experte.

Seit November 2009 ist die SAS Lösung bei Europcar Österreich im Einsatz. Bereits im Februar waren sämtliche Daten integriert, Gröbner und sein Team konnten mit der softwaregesteuerten Monatsplanung starten. In einem nächsten Schritt wurde die Wochenplanung eingeführt. „Dass wir die Umsetzung so rasch durchführen konnten, verdanken wir ganz besonders dem Einsatz der SAS Experten", lobt Gröbner die Zusammenarbeit.

Verbesserte Auslastung
Doch nicht nur der reibungslose Ablauf der Kooperation bestätigt die Richtigkeit der Entscheidung, es gibt auch schon erste äußerst positive Auswirkungen finanzieller Natur. Denn seit Start der Fuhrparksteuerung mit SAS hat sich die Auslastung bereits um ein Prozent verbessert, was eine deutliche Reduktion der Stehkosten zur Folge hat. „Seit zehn Wochen verzeichnen wir eine gestiegene Auslastung, damit rechnet sich für uns der Einsatz der SAS Software bereits. Wir haben also den Break Event Point schon erreicht", resümiert Erich Windisch.

Als guter Kaufmann weiß er, wo der Hebel anzusetzen ist: „Die Hälfte unserer Gesamtkosten entfallen auf unsere Fahrzeugflotte. Je besser wir es also steuern können, die Autos dort zu haben, wo wir sie benötigen, und dort abzuziehen, wo wir sie gerade nicht brauchen, desto günstiger sieht es auch auf der Kostenseite aus", weiß Windisch. Wobei es hier neben der Software freilich auch noch des Zutuns von Menschenhand bedarf. Eine wesentliche Bedeutung kommt hier den Disponenten in den einzelnen Europcar-Stationen zu, die für die Anlieferung der exakten Daten und die Umsetzung der Planungsergebnisse verantwortlich sind.

Dafür, dass auch hier alles wie am Schnürchen klappt, sorgt Peter Pfneiszl von der zentralen Fuhrparksteuerung. Er ist in ganz Österreich unterwegs und weiß, wo in den einzelnen Stationen der Schuh drückt. „Das System kann nur funktionieren, wenn Besonderheiten wie beispielsweise ein lokales Großereignis mit einem erhöhten Fahrzeugbedarf berücksichtigt werden. Dazu bedarf es der Informationen der jeweiligen Mitarbeiter vor Ort und dann können auch die entsprechenden Kapazitäten bereitgestellt werden", berichtet Pfneiszl.

Denn, und das ist für Erich Windisch und sein Team bei allem Kalkül oberste Devise: „Der Kunde soll sich zu 100 Prozent auf uns verlassen können", so der Europcar-Geschäftsführer. Um dieses Ziel erreichen zu können, spielt auch die Mitarbeiterzufriedenheit eine große Rolle. Rund 300 Mitarbeiter beschäftigt die Autovermietung in ganz Österreich. „Viele wählen diesen Beruf, weil er ihnen eine hohe Flexibilität bietet. Das können wir in Zukunft noch besser unterstützen, wenn wir die SAS Software auch für die Mitarbeiterplanung nutzen", sieht Erich Windisch schon weitere Einsatzmöglichkeiten für die neue Technologie. Customer Relationship Management (CRM) ist eine weitere Option, bei der die SAS Lösung zur Anwendung gelangen kann, „beispielsweise zur Kundensegmentierung und Erstellung maßgeschneiderter Angebote", so Gröbner.

Hohe Zuverlässigkeit
Eines weiß der eingefleischte Analytiker, der sich bereits während seines BWL-Studiums an der Wirtschaftsuniversität Wien auf dieses Fachgebiet spezialisiert hat, schon jetzt: „Die SAS Software bietet neben den vielen Vorteilen, die wir bereits genannt haben, auch eine sehr große Genauigkeit. So haben wir bei unseren Umsatzprognosen auf jeweils vier Monate lediglich eine Abweichung von 2,5 Prozent, was äußerst gering ist und eine hohe Zuverlässigkeit bietet." Eine Tatsache, die auch den Firmenchef freut. Denn schließlich gilt es, dafür zu sorgen, dass der Europcar-Motor auch künftig kräftig schnurrt. Dabei leistet die SAS Lösung wertvolle Unterstützung.

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