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Gesunder InformationsKreislauf

SAS® edition M ist die Basis für ein unternehmensweit einheitliches Reporting beim DRK Blutspendedienst Baden-Württemberg-Hessen

Der Kunde

Die flächendeckende, umfassende Versorgung der Patienten mit Blutpräparaten in den Bundesländern Baden-Württemberg, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Hessen, Schleswig-Holstein und Sachsen ist die Aufgabe des DRK Blutspendedienstes Baden-Württemberg-Hessen gGmbH und seiner Tochtergesellschaften. Dazu gehört die Organisation der stationären und mobilen Blutspendetermine ebenso wie die Aufbereitung und Untersuchung der Blutspenden und die termingerechte Verteilung an die Patienten über Unikliniken, Krankenhäuser und ambulante Einrichtungen. Zudem werden durch entsprechende Forschungs- und Entwicklungsarbeiten die Untersuchungsmethoden und Verarbeitungsprozesse laufend verbessert und verfeinert. Darüber hinaus befasst sich die Gesellschaft mit der Herstellung von Stammzellpräparaten, mit dem Aufbau und dem Betrieb von Stammzellspender-Dateien sowie der weltweiten Vermittlung von Stammzellspendern und der Durchführung von Laboruntersuchungen im Vorfeld von Bluttransfusionen und Stammzelltransplantationen. Insgesamt sind rund 2.800 Mitarbeiter an 18 Standorten mit diesen Aufgaben beschäftigt.


Die Aufgabe

In einer stark fragmentierten und regionalisierten Umgebung wie beim DRK Blutspendedienst ist ein effizientes, einheitliches Berichtswesen Pflicht. Die Realität sah – wie in vielen mittelständischen Unternehmen – anders aus: Eine ausgeprägte, gewachsene „Excel-Kultur" mit hunderten von dezentral gepflegten Tabellen schuf ein kaum zu durchdringendes und zu kontrollierendes Datengeflecht. Jedes weitere Wachstum, speziell die Aufnahme zusätzlicher Tochterfirmen mit heterogenen IT-Landschaften, wie es der Blutspendedienst des DRK in den letzten zehn Jahren erlebt hat, machte diese Informationskultur schwerer umsetzbar. Zu lange dauerte die Erstellung der Berichte, zu wenig standardisiert und zugleich zu aufwendig gestaltete sich die Bearbeitung der Daten, weil durch Doppelerfassung oder Umkonfektionierung zu viel manueller Aufwand an zu vielen Stellen notwendig wurde.

Auch die Validierung und Nachvollziehbarkeit der Daten bereitete in großen Teilen Probleme, was zur Arbeit mit potenziell unzuverlässigen Informationen führte. Das betraf viele Fachabteilungen, aber ganz besonders das Controlling und den Vertrieb. Aus diesem Grund machten sich diese beiden Fachabteilungen beim DRK Blutspendedienst weitgehend unabhängig von der IT daran, sowohl die Organisationsstruktur als auch die Werkzeuge für ein zeitnahes, konsistentes Berichtswesen zu schaffen. Ziel war „Information on demand" – eine Plattform, die dank eines modularen Konzepts sowohl für den operativen Informations- und Analysebedarf als auch für strategische Erweiterungen nutzbar sein sollte. Die Voraussetzung war dabei, dass das System in Administration und Betriebsführung schlank bleibt und weitgehend von der Fachabteilung selbst beherrscht werden kann. Zusätzlich sollten Investitions- und Lizenzkosten sowie der Schulungsbedarf auf einen mittelständischen Betrieb abgestimmt sein, ohne die Leistung des Systems oder ihre Erweiterbarkeit wesentlich einzuschränken.


Die Lösung

„Unser Ziel war nicht nur ein vereinfachtes, schnelleres Handling der Daten. Wir wollten die Aktualität, Sicherheit und Qualität unseres gesamten Berichtswesens signifikant erhöhen und seine Reichweite vergrößern. Und insbesondere wollten wir Schluss machen mit dem manuellen Sammeln und Aufbereiten von Daten, um so Freiräume für echte Steuerungs- und Analyseaufgaben zu schaffen – also den Fokus auf zukunftsgerichtetes Steuern legen und nicht auf die Vergangenheitsbewältigung", fasst Thomas Rhoden, Leiter des Konzerncontrollings des DRK Blutspendedienstes zusammen. Gemeinsam mit seinem Kollegen Ole-Björn Baasch, Leiter des Vertriebsinnendienstes, rief er 2009 deshalb ein Projekt zur Einführung eines Business Intelligence-Systems ins Leben. Zwei Dinge waren dabei von vornherein klar: Erstens sollte die neue Informationsplattform inhaltlich von den Fachabteilungen betrieben werden und so deren Datenhoheit gewährleisten, auch um auf neue Reporting-Anforderungen direkt reagieren zu können. „Ein Kulturbruch im Unternehmen", so Rhoden, „und zwar ein notwendiger, da die Ressourcen der IT durch Aufgaben im operativen Tagesgeschäft gebunden sind."

Genau deshalb musste zweitens das Handling der Gesamtlösung so komfortabel und einfach sein, dass speziell für die Power User ein hoher Know-how-Transfer durch adäquate Schulungskonzepte und den praktizierten Coaching-Ansatz möglich ist. Und dies alles unter der Prämisse eines mittelstandstauglichen Preismodells. „Wir haben das sehr genau evaluiert – und genau bei diesen letzten Punkten sind fast alle Lösungen von Anbietern wie Oracle, IBM oder SAP durchgefallen", erklärt Rhoden. „Sie sind oft kompliziert, weil Werkzeuge gebündelt werden, die sichtlich nicht aus einem Guss und nicht aufeinander abgestimmt sind." Zudem seien die Lizenzierungsmodelle oft undurchsichtig, und unter dem Strich stünden hohe oder zumindest schwer vorhersehbare Kosten. Beim DRK Blutspendedienst ins Schwarze getroffen hat hingegen SAS edition M. „Das durchgängige, transparente Metadatenkonzept hat uns voll überzeugt, und das Preismodell mit seiner potenziell unbegrenzten Zahl an reinen ‚Informationsabnehmern' passt für unser Unternehmen perfekt." Einschränkungen der Leistung, wie sie bei anderen „Mittelstandslösungen" hingenommen werden müssten, sieht er nicht. „Die edition M bietet alles, was man von der Software eines großen Anbieters erwartet. Schließlich hat der Mittelstand heute praktisch genauso komplexe Anforderungen wie ein internationaler Großkonzern, nur eben alles eine Nummer kleiner."


Der Nutzen

  • Zentrale Informationsplattform als „Single Point of Truth"
  • Erhebliche Einsparung von Zeit und Ressourcen bei der Berichtserstellung (rund 100 Manntage / Jahr) 
  • Wesentlich verbesserte, fokussierte Informationen für das Management
  • Mehr Zeit für Datenanalyse und damit zur prospektiven Unternehmenssteuerung 
  • Betrieb durch die Fachabteilung selbst bei überschaubarem Schulungsaufwand und mit minimalem Unterstützungsbedarf durch die IT
  • Mittelstandsgerechtes Lizenzmodell mit einer unbegrenzten Zahl von reinen Informationsabnehmern
  • Vollkommen problemloser Projektablauf
  • Erweiterung auf weitere Fachabteilungen mit geringem Aufwand realisierbar

 

Das Projekt

Die neue Informationsplattform des DRK Blutspendedienstes ist in Konzeption und Realisierung ungewöhnlich und konsequent. Ungewöhnlich, weil sie in alleiniger Regie der Fachabteilungen für Controlling und Vertrieb entstanden ist. Konsequent, weil sie „Tabula rasa" macht mit dem Dickicht aus Tabellenkalkulationen und hunderten von dezentralen Teillösungen. So erstellt die SAS Lösung aus SAS® Data Integration Studio, SAS® Enterprise Guide® und SAS® Web Report Studio beispielsweise die rund 1.500 monatlich fälligen Kostenstellenberichte automatisiert und ohne dass manuelle Nachbearbeitung nötig wäre. „Es geht heute nicht mehr darum, Informationsquantitäten zu produzieren, die niemand registrieren und verarbeiten kann, sondern darum, gezielt die Qualität der Information herauszuarbeiten und den unnötigen ‚Ballast' über Bord zu werfen. Allein durch die Standardisierung von wiederkehrenden Berichten vermeiden wir Redundanzen im großen Stil und sparen in den Abteilungen Controlling und Vertrieb rund 100 Manntage pro Jahr, von den Einsparungen in anderen Fachbereichen durch den Wegfall eines ‚Schattenberichtswesens' gar nicht zu reden", zieht Rhoden eine erste Bilanz. So werden Ressourcen frei für die Kernaufgabe der Mitarbeiter, nämlich die Analyse und Auswertung der Daten mit dem Ziel der effizienteren, schnelleren Steuerung für die operativen und strategischen Aufgabenfelder. „Dazu sind viele meiner Kollegen früher kaum gekommen, weil sie ständig mit der Aufbereitung der Daten beschäftigt waren." Umgewöhnung und Schulungsbedarf für die Mitarbeiter waren minimal: Dank der Integrationsmöglichkeit mit Microsoft Office bleiben Excel & Co. als Bedienungsoberfläche erhalten. Das ist nicht die einzige Verbindung zu vorhandenen Systemen: Über die zertifizierte Schnittstelle zu SAP ist auch der Zugriff auf SAP-Tabellen möglich. So können die Abteilungen die komfortablen Werkzeuge von SAS nutzen, um Ad-hoc-Analysen zu erstellen. Trotz der Fülle der Möglichkeiten brauchen die Fachabteilungen übrigens nur minimale Unterstützung der IT – nicht einmal einen SAS Administrator gibt es dort.

„Dass wir als Fachabteilung das Projekt realisieren konnten, ohne die Ressourcen der IT zu strapazieren, ist auch der hoch professionellen Unterstützung durch SAS zu verdanken", so Rhoden. Besonders hebt er die Berater von SAS Consulting hervor, die in der Projektierungsphase keine Idee und keinen Lösungsvorschlag schuldig geblieben seien. „Das hat wesentlich zur Effizienz und Qualität der Gesamtlösung beigetragen." Aber auch Schulung, Implementierung und Support verliefen absolut reibungslos.

Die Vorteile der neuen Plattform sollen künftig auch weiteren kaufmännischen, aber auch den medizinischen Fachabteilungen zugutekommen. Nach der ersten, rund halbjährigen Projektphase ist ein Ausbau der Instrumentierung geplant. So soll das System um das Modul SAS® Financial Management ergänzt werden, mit dem eine Management-Konsolidierung – in SAP bisher nicht vorgesehen – ebenfalls möglich sein wird.

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Deutsches Rotes Kreuz

Business Thema:
Aufbau einer Informationsplattform durch den Fachbereich
Die Lösung:
SAS® edition M
Nutzen:
Informationssicherheit, Zeitersparnis, mehr freie Ressourcen für Analysen
Zitat:

Allein durch die standardisierte und automatisierte Berichtserstellung sparen wir pro Jahr rund 100 Manntage ein. In nur rund eineinhalb Jahren werden wir die Kosten für die SAS Lösung amortisiert haben, sehr konservativ gerechnet.

Thomas Rhoden

Leiter des Konzerncontrollings des DRK Blutspendedienstes Baden-Württemberg-Hessen