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SAS Deutschland
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IT-Kosten im Visier

Die DATEV eG überwacht Kostenstruktur und Rentabilität ihrer Produkte mit SAS® IT Resource Management

Der Kunde

Die Nürnberger DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning sowie Organisation und Planung. Mit derzeit etwa 39.000 Mitgliedern, rund 5.400 Mitarbeitern und einem Umsatz von 581 Millionen Euro im Jahr 2005 zählt die 1966 gegründete DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Deutschland.

Die Aufgabe

Bei der verursachergerechten Verrechnung von IT-Kosten gehört die DATEV sicherlich zu den Vorreitern in Deutschland. Schließlich geht es seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1966 um ein und dieselbe zentrale Aufgabe: marktfähige und profitable kaufmännische IT-Produkte zu entwickeln und zu vertreiben. Mit großem Erfolg: Allein rund acht Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen verlassen beispielsweise jeden Monat das DATEV-Rechen-, Druck- und Versandzentrum. Insgesamt hat die DATEV circa 160 Produkte im Angebot, zum Beispiel für Personalwirtschaft, Rechnungswesen und Steuern.

Um zu ermitteln, welchen Anteil die IT-Kosten an jedem einzelnen Produkt haben, um die Produktrentabilität zu überwachen und um Preise zu kalkulieren, setzt die DATEV von jeher auf ein ausgeklügeltes IT-Controlling. „Wir haben in der Vergangenheit mit einem selbst entwickelten System gearbeitet, mit dem die Kosten für den Betrieb der eingesetzten Großrechner erfasst und einzelnen Kostenträgern zugeschlagen wurden", erklärt Dr. Ernst Lugert, Leiter Datenbanken bei der DATEV eG. „Das System war über 20 Jahre kontinuierlich gewachsen und entsprechend wartungsaufwändig und intransparent."

Deshalb suchte die DATEV nach einer neuen Lösung, die für heutige und künftige Anforderungen gleichermaßen gerüstet ist. Diese sollte nicht nur wie bisher Mainframedaten, sondern auch Daten aus Unix, Oracle und Windows erfassen. Mittelfristig war auch die Einbindung von SAPDaten gefordert. Weiterer Wunsch des intern auftraggebenden Produktionsbereichs: Kaufmännische Änderungen sollten einfach durch Neueinträge in den Stammdaten möglich sein – anders als im alten System, wo diese nur durch Neuprogrammierungen umzusetzen waren.

Die Lösung

Heute laufen die Daten aus Mainframes, aus Unix- und aus Oracle-Systemen in einem zentralen System auf Basis von SAS IT Resource Management zusammen. Die Großrechnerdaten kommen im SMF-Format. Für Unix und Oracle wird auf selbst erzeugte Einzelverrechnungssätze in einem SMFähnlichen Format zurückgegriffen. Diese Daten werden vom System konsolidiert und danach entsprechend einer in den Stammdaten hinterlegten Logik den verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. Während die Kostenmessung im Monatsturnus stattfindet, erfolgt die eigentliche Kostenverrechnung jährlich.

Hier unterscheidet sich die neue Lösung grundlegend von der bisherigen Verrechnungspraxis bei der DATEV: „Früher haben wir auf Monatsbasis verrechnet", erinnert sich Dr. Ernst Lugert. „Unsere 150 Kostenstellenverantwortlichen hatten damit aber relativ wenig Planungssicherheit, und kurzfristige Kostenausschläge mündeten auch schon mal in weniger sinnvolle hektische Reaktionen. Auf Wunsch der Produktverantwortlichen haben wir unsere Verrechnungsphilosophie hier neu definiert."

Heute arbeitet die DATEV bei Verrechnung und Controlling zweigleisig: Zunächst werden – auf Basis von Erfahrungswerten – Jahresposten für jedes einzelne Produkt festgelegt. Jeden Monat ist ein Zwölftel dieses Postens fällig. Parallel dazu ermittelt die DATEV mit ihrer SAS Lösung monatlich den tatsächlichen Verbrauch. Dieser wird zwar nicht unmittelbar verrechnet, jedoch regelmäßig an alle Verantwortlichen berichtet. So können diese erkennen, ob Pauschale und Ist-Wert im Einklang sind oder ob Kosten aus dem Ruder laufen und für das kommende Jahr technische oder kaufmännische Änderungen notwendig sind.

Für die Produktkostenkalkulation des Folgejahres greifen die Experten bei der DATEV dann wiederum auf die Summe der monatlich ermittelten Ist-Kosten zurück. Für die Zukunft will die DATEV mit SAS® IT Resource Management auch neue Wege der Rentabilitätssteuerung beschreiten: „Nachdem die Verrechnung jetzt produktiv ist, denken wir gerade darüber nach, inwieweit wir auch unsere Preiskalkulation mit What-if-Planspielen in SAS IT Resource Management verfeinern können", meint Dr. Ernst Lugert. „Die Möglichkeiten der SAS Lösung passen da natürlich genau."

Der Nutzen

  • Durch Einbindung neuer Leistungsdaten lassen sich IT-Kosten detaillierter erfassen und die Rentabilität der IT-Produkte besser kontrollieren
  • Kaufmännische Änderungen können ohne Programmieraufwand durch reine Stammdatenpflege durchgeführt werden
  • Vorkonfigurierte Parameter in SAS IT Resource Management sorgen für niedrigen Implementierungs- und Anpassungsaufwand
  • Die IT-Controlling-Lösung lässt sich problemlos auf andere Plattformen, zum Beispiel Windows und SAP, erweitern
  • Die Umstellung auf einen jährlichen Planungszyklus bringt mehr Planungssicherheit für die Produktverantwortlichen – bei gleichzeitiger monatlicher Kontrolle der Ist-Werte

Das Projekt

Nach der grundsätzlichen Entscheidung für ein neues IT-Controlling-System prüften die Projektverantwortlichen aus der Hauptabteilung „Systemtechnik" und aus dem Produktionsbereich der DATEV verschiedene Lösungsmöglichkeiten. „Wir haben anfangs auch in Erwägung gezogen, wieder selbst ein neues System zu schreiben", erinnert sich Dr. Ernst Lugert. „Aber dafür hätten wir bestimmte Elemente entwickeln müssen, die bei SAS IT Resource Management schon mitgeliefert werden. Die Variante mit SAS war da einfach günstiger und leichter umzusetzen." Um das System in übersichtlichen Schritten zu entwickeln, startete das Projektteam zunächst mit der Neuerstellung des bestehenden z/OSBerechnungssystems. Ein besonderes Gewicht hatte hier die Abstimmung zwischen den Produktverantwortlichen und den beteiligten Experten aus der IT.

So wurde das Projekt dazu genutzt, die Kostenverrechnung insgesamt serviceorientierter aufzusetzen. Nachdem dieser erste Schritt erfolgreich abgeschlossen war, erfolgte die Einbindung der Unix- und Oracle-Daten. Abgeschlossen ist das Projekt jedoch noch längst nicht. „Im Grunde befinden wir uns mittendrin“, berichtet Dr. Ernst Lugert. „Wir wollen auch Leistungsdaten aus Windows in das System integrieren. Und auch SAP werden wir uns wohl zuwenden. Bisher kalkulieren wir SAP noch als Gesamtkostenblock in unserem Controlling ein, dies soll in Zukunft sehr viel detaillierter erfolgen. Dank des SAS® Solution Adapter für SAP sind wir dafür bestens gerüstet.“ Aber schon heute spielt SAS beim SAP-Reporting der DATEV eine wichtige Rolle: Das Unternehmen nutzt den SAS® Enterprise Guide® für bestimmte Ad-hoc-Abfragen, wenn es um die Aufschlüsselung der SAPKosten geht.

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DATEV

Business Thema:
Innerbetriebliche Verrechnung von IT-Leistungen. Konsolidierung der Anforderungen von IT- und Fachabteilungen
Die Lösung:
IT-Produkt-Controlling mit SAS® IT Resource Management
Nutzen:
Umsetzung kaufmännischer Änderungen ohne Programmieraufwand
Produkte:
SAS® ITRM/OS 390, SAS® ITRM/UNIX; SAS® IT Management Adapter for SAP
Daten-Volumen:
ca. 100 GB pro Tag
Zitat:

Heute können wir die Kostenstruktur unserer IT-Produkte dank SAS weitaus detaillierter überwachen als bisher – und das bei weniger Aufwand.

Dr. Ernst Lugert

Leiter Datenbanken bei der DATEV eG