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Archivierung von steuerrelevanten E-Mails: Viele deutsche Unternehmen verstoßen gegen das HandelsgesetzLesen lassen: Text-Mining-Software identifiziert selbsttätig archivierungspflichtige E-MailsHeidelberg, 20. Juli 2006 - Viele deutsche Unternehmen brechen beim Steuerrecht tagtäglich das Gesetz – und das häufig sogar wissentlich: Nur eine Minderheit der Firmen archiviert ihre steuerrelevanten E-Mails vorschriftsgemäß. Das Handelsgesetzbuch verlangt, diese Dokumente sechs Jahre lang aufzubewahren. Studien von Unternehmensberatungen zeigen, dass viele Firmen noch nicht in der Lage sind, die gesetzlichen Vorgaben vollständig zu erfüllen. Auch wenn sich Manager, Controller und Juristen dessen zunehmend bewusst werden: Noch immer gibt es hier in einigen Unternehmen einen „rechtsfreien Raum“. Ein Grund dafür ist die explosionsartige Zunahme der elektronischen Korrespondenz, die die Unternehmen bei der Archivierung überfordert. Vor hohen Strafzahlungen bewahren kann Unternehmen eine relativ neue Technologie, mit der sich Textdokumente automatisiert auswerten lassen: So genannte Text-Mining-Verfahren sind in der Lage, den Sinn eines Textes zu entschlüsseln. Text-Mining-Software kann also zum Beispiel archivierungspflichtige E-Mails von nicht archivierungspflichtigen unterscheiden. Ein Unternehmen erkennt damit sofort, welche seiner E-Mails steuerrelevant sind und welche gelöscht werden können. Ulrich Reincke, Experte des größten deutschen Anbieters von strategisch-analytischen IT-Lösungen SAS, erläutert, wie dies funktioniert: „Text Mining macht sich zu Nutze, dass Sprache unabhängig von Inhalt und Form eines Dokuments eindeutig gegliedert ist. Gelingt es, die komplexe Struktur eines Textes aufzuschlüsseln, so können die zentralen Informationen herausgefiltert werden, ohne dass ein Mensch das Dokument in die Hand nehmen oder auf den Bildschirm holen muss. Zugleich lassen sich bislang unentdeckte Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten innerhalb einer Textsammlung identifizieren, was bei manueller Bearbeitung sehr aufwändig wäre. Text-Mining-Lösungen erkennen also von selbst, worum es in einer E-Mail oder anderen Texten geht, egal, wie sich der Verfasser ausgedrückt hat.“ Unternehmen nutzen diese Software von SAS zum Beispiel zur Auswertung von Forschungsberichten oder das Bearbeiten von Kundenpost. „Text Mining kann Geschäftsführer oder andere Verantwortliche davor bewahren, vor Gericht zitiert zu werden – Unternehmen bekommen damit endlich den Umgang mit steuerrelevanten E-Mails in den Griff“, so Ulrich Reincke von SAS. circa 2.400 Zeichen
SAS ist mit 1,68 Milliarden US-Dollar Umsatz weltweit größter Anbieter von Business-Intelligence-Software. Die strategisch-analytischen Lösungen von SAS werden von 4,5 Millionen Anwendern in 110 Ländern eingesetzt – darunter in 96 der Top-100 der Fortune-500-Unternehmen. Die Fach- und Branchenlösungen von SAS helfen Unternehmen dabei, aus ihren vielfältigen Geschäftsdaten konkrete Informationen für strategische Entscheidungen zu gewinnen. Mit den SAS Lösungen können Unternehmen Strategien entwickeln und umsetzen, die eigene Leistungsfähigkeit messen, ihre Kunden- und Lieferantenbeziehungen profitabel gestalten sowie die gesamte Organisation steuern und zugleich regulatorische Vorgaben erfüllen. Als weltweit einziger Hersteller bietet SAS alle Komponenten der Business-Intelligence-Prozesskette aus einer Hand – von Datenintegration, -management und -analyse über das Reporting bis hin zur grafischen Aufbereitung der Informationen. Firmensitz der 1976 gegründeten US-amerikanischen Muttergesellschaft ist Cary, North Carolina (USA). SAS Deutschland hat seine Zentrale in Heidelberg und weitere Niederlassungen in Berlin, Frankfurt, Hamburg, Köln und München.
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