L’optimisation, clé de la croissance durable

Dans un environnement économique en évolution constante, de plus en plus concurrentiel, l’optimisation des ressources est capitale pour les entreprises. Explications sur un processus en cinq étapes, synonyme d’efficacité et de croissance durable.

Par Cyrille Desombre

Optimisation. Le mot résonne comme une promesse d’efficacité et de performances accrues. Concrètement, de quoi s’agit-il ? L’optimisation consiste à élaborer un système ou un processus capable de se comporter au mieux dans une situation définie. C’est évidemment la « situation définie » qui est source d’interrogations multiples. Ce qui est optimal pour l’un ne l’est pas forcément pour l’autre : chaque élément de la gestion des performances, chaque mission d’entreprise peut en effet avoir sa propre définition du succès. En conséquence, sa propre manière d’optimiser l’allocation des ressources. Comment agir dans un environnement où les prises de décision restent mal définies, où les scénarios envisagés peuvent s’avérer inefficaces ? Rigueur, cohérence, accord sur les processus sont les données fondamentales et essentielles pour une optimisation efficace. Qu’il s’agisse de développer une optimisation mathématique, ou plus simplement d’utiliser les ressources de manière plus efficiente, le modèle doit se baser sur des objectifs, des variables de décision et des contraintes. Au final, l’ambition est de prioriser les décisions pouvant répondre aux objectifs… en tenant compte des contraintes.

Prenons l’exemple d’une entreprise de vente sur catalogue. La société X souhaite optimiser ses centres d’appels ainsi que ses canaux courrier et e-mail. Dans sa base de données figurent des millions de clients avec l’historique de leurs achats, leur propension à l’achat, des données sur la rentabilité, leurs coordonnées, les coûts de services… Compte tenu des capacités et des coûts de chaque canal, quels clients doivent être destinataires de quelle offre, par quel canal ? Au-delà, quelles seront les conséquences si un canal est ajouté, si le budget d’un autre est réduit, si une nouvelle politique de contact est mise en place ? Autant de questions que les logiciels d’optimisation peuvent aider à résoudre. Autre cas : une institution financière finalise une acquisition et doit réorganiser son personnel. Selon les compétences, la localisation et la mobilité des employés, comment allouer les ressources le plus efficacement possible ? Le but est de maximiser ou minimiser les indicateurs de performance de l’objectif en assignant des valeurs aux variables de décision susceptibles de satisfaire les contraintes. Pour être efficace, le processus d’optimisation des ressources peut se dérouler selon cinq étapes.

1. Définir un objectif stratégique
   La meilleure allocation des ressources dépend de leur nature, des contraintes et de la mission de l’entreprise. Le modèle doit refléter les objectifs définis pour les différents services, mais aussi tenir compte des objectifs globaux qui importent le plus à l’entreprise. Il est également nécessaire de comprendre comment les activités soutiendront ces objectifs, et la manière d’en mesurer le succès… ou l’échec !
2. Impliquer la direction
   Si la direction doit effectivement approuver les objectifs, règles et contraintes de travail ainsi que les décisions prises, la responsabilité et l’engagement de l’équipe projet comme des dirigeants est essentielle pour mettre en pratique le « meilleur choix » pour chaque variable de décision.
3. Définir le modèle conceptuel
   Définir le modèle consiste tout d’abord à identifier les données disponibles et utilisables. Ces informations doivent être validées et pertinentes, assises sur un véritable historique. Il s’agit ensuite de repérer les variables pouvant être modifiées ainsi que les décisions réalistes à prendre dans le temps imparti au projet.
4. Formuler le modèle
   Cette étape vise à passer d’un modèle conceptuel à un modèle analytique rigoureux et détaillé, exprimé en termes mathématiques. C’est au cours de cette phase que doit débuter l’encodage des éléments clés du modèle d’optimisation : objectif, contraintes et variables de décision. Il n’existe pas de « bonne » manière d’utiliser les expressions mathématiques pour représenter les éléments du problème : aucune représentation mathématique ne saurait refléter tous les détails de la réalité. Chaque formulation représente un compromis. La modélisation est réussie lorsque l’équilibre entre réalisme et exploitabilité est atteint.
5. Implémenter et mettre à jour
   Les logiciels analytiques de SAS permettent de construire et d’implémenter le modèle défini. Ils fournissent des recommandations sur les meilleures valeurs des variables de décision permettant de soutenir l’objectif, en fonction des contraintes et des données disponibles. Les meilleures pratiques d’optimisation des ressources contribuent à la gestion des performances en répondant à des questions telles que : « Les décisions recommandées ontelles été mises en pratique ? » ou « Ces décisions ont-elles conduit à un meilleur alignement avec les objectifs de l’entreprise ? ». Les modèles analytiques doivent être constamment validés. Si les résultats ne correspondent pas aux attentes, le modèle doit être revu afin de vérifier si l’ensemble des éléments a bien été identifié pour refléter la réalité. Il est également essentiel d’ajouter les connaissances acquises sur un modèle donné dans les versions suivantes. En un mot, le mettre à jour. Répéter périodiquement les cinq étapes du processus aidera les entreprises à identifier les axes d’amélioration lorsqu’elles actualiseront leurs modèles pour obtenir des informations pertinentes à valeur ajoutée

Meyer Werft, un pionnier de l’optimisation avec SAS

Implanté à Papenburg, en Allemagne, depuis plus de 200 ans, Meyer Werft est un des chantiers de construction navale les plus modernes d’Europe. Il est aujourd’hui No 3 mondial de la construction de bateaux de croisière. Dès le début des années 1980, Meyer Werft a déployé sur SAS son système « Info Yard », destiné à analyser ses projets opérationnels selon ses capacités. Cet outil d’optimisation a été revu en 2002 et doté de nouvelles fonctionnalités. Le nouveau système mis en place par SAS permet à tous les acteurs d’un projet d’accéder à l’ensemble des données de process, de logistique, de design, de besoins de main-d’oeuvre. Un ensemble d’informations permettant à chacun de planifier les opérations de la manière la plus efficace, au service du développement de l’entreprise qui affiche un carnet de commandes complet jusqu’en 2012…