Tapiola 20 vuotta BI:n edelläkävijänä

Harvassa eivät ole ne yritykset, jotka vuosien varrella hankkivat BI-ratkaisuja kulloisiinkin akuutteihin tarpeisiin milloin miltäkin toimittajalta ja päätyvät BI-arkkitehtuurissaan tilkkutäkkimalliin.

Tapiolassa on menetelty toisin. Siellä yhtiön käytettävissä olevan tiedon hyödyntämiseen tähtäävää järjestelmäarkkitehtuuria on pyritty jo 20 vuoden ajan rakentamaan tietoisen pitkäjänteisesti. Pyrkimys kiteytyi 1989 eli samana vuonna kuin Tapiolan yhteistyö SASin kanssa alkoi.

"Syksyllä 1989 määrittelimme Tapiolan tietopalvelun toimintamallin ja perustehtävät. Siitä se lähti ja jatkui niin, että ensimmäinen tietopalvelun strategia syntyi vuosille 1994-1996. Sen jälkeen niitä on tehty jatkuvasti. Voi siis väittää, että määrätietoisesti tätä aluetta on suunniteltu ja kehitetty", lokakuun lopussa 2009 Tapiolan tietohallintojohtajan paikalta eläkkeelle siirtynyt Kalervo Rinne toteaa.

Tapiola päätti 1989 rakentaa organisaationlaajuisen järjestelmän, joka kattaisi koko yrityksen tietotarpeet myyjistä toimitusjohtajaan asti. Tavoitteena oli joustava analyysi- ja raportointijärjestelmä, jonka avulla käyttäjät saavat tietoa yrityksen kaikista toiminnoista tietosuojaprofiilinsa rajoissa.

Järjestelmää suunniteltaessa kävi Rinteen mukaan selväksi, että sitä varten tarvittiin hyvät välineet.

"Vertasimme monia vaihtoehtoja, mutta emme varsinaisesti testanneet muita kuin SASia. Ilmeisesti aika selvästi näimme, että siihen aikaan SAS oli kehittynyt pidemmälle kuin muut. Sillä oli välineitä tietovarastointiin sekä tiedon jalostamiseen ja esittämiseen", hän muistelee.

BI:n eturintamassa
Vuonna 1992 Tapiolan BI-järjestelmällä oli jo noin 500 käyttäjää. Se oli aika poikkeuksellista aikana, jolloin BI-järjestelmillä yleensä tuotettiin tietoa lähinnä yritysten ylimmälle johdolle. Järjestelmiä usein kutsuttiinkin nimellä Executive Information System (EIS).

Käyttäjäjoukkoa laajensi Tapiolassa erityisesti myynnin raportointi, koska sen käyttäjänä oli koko myynnin organisaatio maanlaajuisesti.

Ensimmäisen ison tietovarastonsa Tapiola rakensi myös markkinoinnin tarpeita varten. Siihen koottiin tietoa kaikesta, mitä asiakkaan ja Tapiolan välillä tapahtuu. Kyse oli selvästikin Customer Relatioship Managementista (CRM) ennen kuin koko käsitettä oli maailmalla edes lanseerattu.

"Aikalailla kärjessä olimme. Meni hyvin pitkä aika, jolloin useilla eurooppalaisilla vakuutusyhtiöillä oli monta eri asiakasrekisteriä ja joillakin niin saattaa olla vieläkin. Ne eivät ole kyenneet niitä yhdistämään", Rinne sanoo.

Myynnin raportointi toimi hänen mukaansa Tapiolassa ohjaus- ja johtamisvälineenä, ja markkinoinnissa BI-järjestelmää käytettiin toimenpiteiden suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan.

Jo 1998 Tapiola alkoi rakentaa Suomessa ensimmäisten joukossa SAS-välinein myös web-sovelluksia muun muassa juuri asiakassuhteiden hallintaan, joka helpottui ja nopeutui näin koko organisaatiossa.

"Saimme erinomaisen raportointialustan, joka oli vuosituhannen vaihteessa varsin edistyksellinen", tietopalvelupäällikkö Sakke Huhtala kertoo.

Sittemmin SAS-ympäristöä on Tapiolassa täydennetty muun muassa sisäisen ja ulkoisen laskennan raportointiratkaisulla, suorituskyvyn hallintaan tarkoitetulla tuloskorttiratkaisulla, analytiikalla ja tiedon louhinnalla sekä uusilla helpoilla käyttöliittymillä. Samalla tietovarastojen kattavuus ja BI-teknologian laadulliset vaatimukset ovat talousjohtaja Markku Paakkasen mukaan kasvaneet merkittävästi.

Analytiikan avulla Tapiolassa on muun muassa ryhdytty rakentamaan liiketoimintamalleja, jotka käyttävät tietovarastojen dataa ja mahdollistavat analyyseja, joita ei ole aikaisemmin voitu tehdä.

"Teemme esimerkiksi liiketoiminnan simulointeja 20 vuotta eteenpäin toistamalla kymmenen tuhatta tai sata tuhatta simulointikierosta sekä varioimalla oletuksia, joita mallissa voi olla vaikka sata. Ei kukaan sellaista voi päässään hahmottaa", Paakkanen kertoo.

Apua päätöksentekoon
Analyyttisten BI-ratkaisujen tuottamalla tiedolla on Paakkasen mukaan Tapiolan liiketoiminnassa erittäin keskeinen merkitys.

"Kauaskantoiset taloudelliset linjaukset tapahtuvat enenevässä määrin jo nyt ja tulevaisuudessa vielä enemmän perusteellisen ja kattavan mallinnuksen ja analysoinnin tuloksena. Paljon on jo tehty, mutta vielä paljon haasteita myös edessäpäin", hän sanoo.

Analytiikan ja toisaalta liikkeenjohdon intuition hyödyntäminen päätöksenteossa eivät ole Paakkasen mielestä toisiaan poissulkevia tai vastakkaisia asioita, vaan päinvastoin täydentävät toisiaan.

"Ei ole tietenkään huono asia, jos päätöksenteolle saadaan lisää apuvälineitä. Johtoryhmät eli ihmiset tekevät aina päätökset, mutta analytiikalla tuotetaan lisää informaatiota päätöksentekoa varten. Perusajatus on, että analyyttiset mallit ovat renkejä eivätkä isäntiä."

Tärkeänä Paakkanen pitää sitä, että analytiikkaa hyödynnettäessä tiedetään, mitä kaikkea mallit kattavat, mitkä niiden rajoitukset ovat ja mihin kysymyksiin ne antavat vastauksia. Ja vielä senkin jälkeen täytyy järjen käytöllä varmistaa vastausten tolkullisuus.

Aina hyvä vaihtoehto
Miksi sitten Tapiolan ja SASin yhteistyö on jatkunut tiiviisti jopa 20 vuotta, jona aikana Tapiolalle on kertynyt erittäin kattava joukko SASin työvälineitä, ratkaisuja ja SAS-pohjaisia sovelluksia?

"SAS on aina kehittänyt ratkaisujaan, ja ne ovat istuneet meille. Meillä on muutenkin pyritty pitämään arkkitehtuuri ja ratkaisut yksinkertaisina ja sellaisina, ettei siellä ole liikaa erilaisia teknologioita", Rinne vastaa.

Hän myös huomauttaa, että Tapiolassa on kyllä ymmärretty, että SAS ei aina ole halvin vaihtoehto, mutta silti siinä on nähty etuja.
Paakkasen mukaan jo SASin nimessäkin (alun perin lyhenne sanoista Statistical Analysis System) ilmenee syy pitkään yhteistyöhön.

"Vakuutustoiminta on tietenkin palveluprosesseja ja kaikkea muuta sellaista, mutta perimmäiseltä olemukseltaan se on tilastojen käsittelyä ja analysointia sekä hinnan asetantaa niiden pohjalta. SAS on erikoistunut juuri siihen puoleen, ja sen perustyökalut ovat meillä esimerkiksi aktuaareilla ahkerassa käytössä", hän toteaa.

Huhtalan mielestä SAS on myös seurannut hyvin aikaansa, ja jos se ei joskus ole ollut paras vaihtoehto, se on kuitenkin aina ollut hyvä vaihtoehto.

"Siitä mitä SAS on eri aikoina tuonut markkinoille, on aina ollut syytä kiinnostua. Se on tukenut myös sitä, että ei ole tarvinnut lähteä mukaan kaikkiin kotkotuksiin, vaan on voinut seurata, mitä SASilta on tulossa."

Valinnan osumista SASiin jo 20 vuotta sitten Huhtala pitää hyvänä myös siksi, että jo silloin tärkeänä pidetty SASin kyky lukea VSAM- ja DB2-kantoja sekä muita kantoja on Tapiolassa yhä ajankohtainen.

"Yksi SASin vahvuus on myös se, että 20 vuotta vanhaa SAS-koodia voidaan käyttää ja käytetäänkin meillä edelleen, vaikka olemme jatkuvasti ottaneet käyttöön SASin uusia versioita ja uusin 9.2-versio otetaan käyttöön varmaan marraskuun aikana", hän sanoo.

Erittäin tärkeänä pitkään jatkuneessa yhteistyössä Huhtala pitää Base-SASin ominaisuuksia ja SASin dataintegraatiovälineitä, joita Tapiolalla käyttää suuri joukko ihmisiä jokapäiväisessä työssään.

"SAS on parhaimmillaan ja mielestäni ylivertainen sillä alueella", hän toteaa.

Syvempää analyysiä, päivittäistä palvelua
BI-alueen kehittäminen on Huhtalan mukaan Tapiolassa jatkuva prosessi, jossa vauhti kiihtyy ja vaatimukset kasvavat koko ajan.

"Aikasyklit nopeutuvat, tiedon pitää olla käyttäjien saatavilla entistä nopeammin, tiedon hyödyntäminen monipuolistuu ja kytkeytyy yhä enemmän liiketoiminnan jokaiseen osa-alueeseen", hän toteaa.

Paakkasen mukaan BI:n hyödyntämisen nykyiset ja lähitulevaisuuden kehittämistarpeet liittyvät Tapiolassa kahteen peruslinjaan.

 "Toisaalta pitää luoda syvällisiä analyysejä pitkän aikavälin linjaavalle päätöksenteolle. Pitää mennä syvemmälle, kauemmas ja analysoida asioita yhä laajemmin. Pitää ymmärtää eri tekijöiden riippuvuuksia, ja niistä johtaa toiminnan linjoja ja malleja", hän sanoo.

"Toisaalla on asiakaspalvelu tässä ja nyt. Tarvittava tieto pitää saada päivittäisen palvelun käyttöön ja niin, että palveluketju ei missään vaiheessa katkea. Pitää aina tietää, mihin se edellisellä kerralla loppui ja miten."

Päivittäinen tiedon hyödyntäminen ei Paakkasen mielestä voi toimia hyvin ilman pitkän aikavälin linjaavaa analyysiä, koska silloin päivittäisessä toiminnassa voitaisiin mennä väärään suuntaan. Syvään analyysiin pohjautuvat linjaukset ja päiväkohtainen tieto pitää yhdistää.

Tyypillisesti esimerkiksi palvelumalleja luokitellaan asiakkaiden tarpeiden mukaisesti, jolloin täytyy myös tietää, mitä eri mallit merkitsevät yhtiön liiketoiminnan kannalta.

"Tämähän ei ole mahdollista, jos ei tehdä perustavaa analyysia ja toisaalta pystytä seuraamaan asioiden kehitystä joka päivä."

Oman haasteensa muodostaa myös asiakkaan seuraaminen koko Tapiola-ryhmän näkökulmasta, kun ryhmän liiketoiminta käsittää vahinko-, henki- ja eläkevakuutukset, pankkitoiminnan ja rahastot, joiden puitteissa pyritään kokonaisasiakkuuksiin.

Finanssialalla oma kysymyksensä BI-järjestelmien kehittämisessä on viranomaisvaatimusten ja yhtiön omien tarpeiden sovittaminen yhteen. Tällä hetkellä asia on Paakkasen mukaan ajankohtainen esimerkiksi Solvency II:n yhteydessä.

"Jotkut tyytyvät siihen, että täyttävät viranomaisvaatimusten tason. Me olemme valinneet laajemman lähestymistavan, jonka mukaisesti kehitämme riskienhallintaa siksi, että se on hyvä liiketoiminnalle, ja sen seurauksena tulevat täytettyä myös viranomaisvaatimukset."

Tuloskortti myös riskienhallintaan
Mitään kovin suuria konkreettisia toiveita BI-teknologian tulevan kehityksen suhteen pitkän linjan hyödyntäjillä ei Tapiolassa ole.

"Mielestäni SASilla on tällä hetkellä varsin kattava tarjonta. En koe, että meillä olisi suuria puutteita", Huhtala sanoo.

Paakkanen kuitenkin näkee tulevaisuuden visiona kaksi erilaista tuloskorttia. Nykyisin käytetyssä liiketoiminnan tuloskortissa olisi silloin läpi koko yrityksen viikko- tai jopa päivätasoinen näkymä yhtiön avainmittareihin ja sen rinnalla erikseen nopeasti päivittyvä kattava riskienhallinnan tuloskortti dashboard-käyttöliittymineen.

Nykyisessä Tapiolan tuloskortissa on Paakkasen mukaan aika paljon mittaritietoja, jotka päivittyvät harvakseltaan vuosi-, puolivuosi- tai neljännesvuositasolla. Joitakin mittareita sentään päivitetään kuukausittain.

"Liiketoiminta kuitenkin selvästi toivoo, että tiedot päivittyisivät paljon nopeammin."

Erillistä riskienhallinnan tuloskorttia Paakkanen pitää tärkeänä muun muassa siksi, että organisaatiossa voitaisiin nykyistä laajemmin seurata yhtiön ottamia riskipositioita ja niiden tuloksia.

Risk Dashboard kattaisi kaikki riskit: sijoitusriskit, operatiiviset riskit, likviditeetit, keskittymisriskit, maineriskit jne. Se olisi riskienhallinnan peruskehikkoon liittyvä käyttöliittymänäkymä, josta voi katsoa, miten yhtiölle menee eri puolilla.

Valmista ratkaisua riskienhallinnan tuloskortiksi ei SASilla vielä ole tarjolla, mutta Huhtala uskoo, että tekniset välineet sellaisen rakentamiseksi ovat pitkälti olemassa.

"Se on todennäköisesti ratkaisu, joka alan toimijoiden täytyy itse rakentaa. Jotkin suurimmat eurooppalaiset vakuutusyhtiöt ovat sellaisia tehneet viimeksi kuluneen viiden vuoden aikana", Paakkanen toteaa.

Takaisin