Raportointi ajanmukaiseksi ja kustannukset pienemmiksi

Keskeisenä tavoitteena olivat myös kustannussäästöt raportoinnin kehittämisen, hallinnoinnin ja jakelun työprosesseissa. Uuden ratkaisun avulla haluttiin nopeuttaa entisestään raporttien kehittämistä ja tuotantoa sekä automatisoida jakelua, jolloin kehitystyöhön jäisi aiempaa enemmän aikaa ja resursseja.

Lisäksi ratkaisun nähtiin tarjoavan monipuoliset työkalut erilaisille käyttäjille ja hyvät mahdollisuudet raporttien jatkotyöstämiselle esimerkiksi Excelissä.

“Myös analyytikon kaltaisille heavy usereille voitiin sen kautta tuottaa omat työvälineet samaan tietovarastoon samoin määrityksin yhdellä hallinnoinnilla”, Javanainen toteaa.

Kattavaa raportointia

EBIS-ympäristöön siirretyllä Fennian tulostietojärjestelmällä hoidetaan yhtiön liiketoimintoihin liittyvä raportointi, olipa kyse myynnistä, maksutuloista, asiakaskannoista, vahinkotilanteista, korvauksista, kustannusseurannasta tai tuotantojärjestelmien tiedoista.

“Kaikki mahdollinen on pyritty siirtämään tulostietojärjestelmään”, kertoo liiketoiminnan puolella järjestelmän omistajana toimiva markkinointipäällikkö Arto Björkman.

Järjestelmässä on nykyisin noin 250 erilaista dynaamista raporttia, joiden jakelu tapahtuu SAS-ratkaisuun kuuluvan portaalin kautta.

Käyttäjiä on noin tuhat, vaikka Fennialla on omaa henkilöstöä vain noin 850. Loput ovat talon yrittäjäasiamiehiä ja konsultteja, jotka käyttävät järjestelmää sisäverkkoon kytkettyjen laitteiden kautta. Ulkopuolelta järjestelmään ei pääse käsiksi.

Talon sisällä käytännössä kaikki käyttävät järjestelmää, jotkut kenties vain yhtä raporttia, toiset useampaakin. Esimerkiksi yrityspuolen myyjien eli asiakaspäälliköiden tärkein työväline tulostietojärjestelmässä on tuloskortti, josta he näkevät päivän viiveellä oman myyntinsä kehityksen.

Järjestelmän kautta työtään seuraavat myös kotitalousasiakkaita palvelevat myyntineuvottelijat. Heillä on käytössään henkilökohtainen tulosseuranta, josta he voivat päivittäin katsoa, mitä he ovat tehneet edellisenä päivänä, miten heidän myyntinsä on kehittynyt ja kuinka monia asiakkaita he ovat palvelleet.

“Tietysti samaa välinettä käyttävät myös myynnin esimiehet, jotka pystyvät sieltä katsomaan, miten heidän myyntiryhmänsä on toiminut”, Björkman sanoo.

Käyttäjäystävällisyyttä

Käyttäjien kannalta uuden raportointiympäristön keskeisimmät edut liittyvät Björkmanin mielestä parempaan käyttäjäystävällisyyteen. Raportit ovat rakenteeltaan ja logiikaltaan yhdenmukaisempia ja helppokäyttöisempiä kuin aiemmin. “Kun raportteja on 250 ja käyttäjiä tuhat, pelkkä kouluttaminen olisi suuri haaste, jos raportit eivät olisi yksinkertaisia käyttää eivätkä toimisi samalla logiikalla.”

Kokonaan uutta ympäristössä on se, että taulukkomuotoiset raportit voidaan helposti muuntaa grafiikaksi. Pakettiin kuuluvan SAS® Enterprise Guiden (EG) avulla SASia osaamattomatkin henkilöt pystyvät nyt tuottamaan omia ad hoc -raportteja ja jakelemaan ne tarvittaessa eteenpäin EBISympäristön kautta.

“Se on erittäin toimiva juttu ja tuo merkittävää lisäarvoa, kun on esimerkiksi tarve tehdä ylimmälle johdolle jokin raportti, jota tietopalvelun ei kannata lähteä rakentamaan tulostietojärjestelmään. Yksittäinen käyttäjä voi itse tehdä varsin nopeasti erillisiä raportteja”, Björkman toteaa.

Myös uusien raporttien teko tulostietojärjestelmään sujuu hänen mukaansa nopeasti ja niin täytyy ollakin, koska raportointitarpeet ovat lisääntyneet. Uusia raportteja tilataan jopa viisi kertaa enemmän kuin 5–6 vuotta sitten.

Omassa työssään asiakkuuksien kehittämisyksikössä Björkman on hyötynyt muun muassa nopeammasta asiakaskannan analysoinnista ja kohderyhmien valinnasta. Kampanjanhallinta lukemattomine valintoineen on hänen mukaansa monimutkaisin Fennian raporteista, mutta silti nopea ja helppo käyttää.

“On äärimmäisen hieno juttu, että töitä pystyy tekemään todella nopeasti”, hän sanoo.

Hallinnointihyötyjä

Tietohallinnon kannalta uusi SAS-ympäristö on Javanaisen mukaan tuonut keskitetyn metadatan ansiosta ennen muuta hallinnointihyötyjä.

“Asiat tehdään nyt yhteen kertaan, minkä jälkeen ne ovat kaikkialla, ja asiat tehdään helpommin kuin ennen. Se lisää luotettavuutta ja tietoturvaa ja tuo luottamusta siihen, että raportointijärjestelmä toimii. Oikeilla ihmisillä on oikeat tiedot käytettävissään, ja suorituskykykin on parempi”, hän summaa.

Esimerkiksi uusien käyttäjien liittäminen tulostietojärjestelmään tapahtuu nyt helposti. Riittää, että käyttäjähallintaan luodaan käyttäjän tunnukset ja kerrotaan, missä tehtävässä hän toimii. “Henkilö pääsee sen jälkeen heti näkemään juuri ne raportit, jotka hänelle kuuluvat ilman, että kenenkään tarvitsee tehdä mitään”, Javanainen sanoo.

Jos vanhalle käyttäjälle tarvitaan jotain uusia raportteja, joita hän ei toimenkuvansa perusteella jo automaattisesti saa, sekin käy kätevästi. Käyttäjä vain liitetään metadatan hallintatyökalulla johonkin tarvittavat raportit saavaan ryhmään, ja loppu sujuu itsestään.

“Raporttien lisääminen käyttäjille tapahtuu nyt hallintavälineiden avulla eikä ohjelmallisesti käsin tehden. Pystymme paremmin myös luottamaan, että se menee oikein. Ennen piti erikseen tarkistaa, menikö raportti oikeaan paikkaan ja vielä oikealle henkilölle.”

Aiemmin jokaiselle käyttäjälle annettiin oikeudet kuhunkin raporttiin erikseen. Se vaati valtavasti työtä, kun raportteja on 250 ja käyttäjiä tuhat.

EBIS-ympäristössä käyttäjät ryhmiteltiin ensin 20 ryhmään, joihin liitettiin kullekin ryhmälle kuuluvat raportit. Kun senkin ylläpito tuntui vaativan liikaa työtä, raportit ryhmiteltiin SAS-portaalissa noin 30 portlettiryhmään, joihin käyttäjäryhmät liitettiin. Näin käyttöoikeuksia joudutaan hallitsemaan vain 20 käyttäjäryhmän ja 30 portlettiryhmän välillä.

“Hallinnointi muodostui sata kertaa helpommaksi kuin aiemmin, jolloin yksittäiset käyttäjät piti liittää yksittäisiin raportteihin”, Javanainen toteaa.

Kustannussäästöjä

Raportointiprosessi on Javanaisen mukaan nopeutunut uuden ympäristön myötä odotetulla tavalla, mutta hallinnointiprosessi on selkeytynyt, parantunut ja helpottunut jopa oleellisesti enemmän kuin Fenniassa alun perin uskottiin.

“Saamme nyt tehtyä paljon enemmän asioita samalla rahalla kuin aiemmin. Siinä mielessä on varmasti säästetty kustannuksia, vaikka viivan alle ei välttämättä ole jäänyt enemmän euroja.”

Säästöä syntyy Javanaisen mukaan myös käyttäjien päässä, vaikka euromääräisiä lukuja onkin vaikea mitata.

“Mikä arvo lasketaan sille, että asiat pelaavat niin kuin niiden kuuluu pelata, ja että ne pelaavat heti ensimmäisellä kerralla? Tai sille, että kaikki asiat tapahtuvat nopeasti ja käyttäjät saavat tiedot Exceliin oikeassa muodossa heti ja voivat jatkaa lukujen käsittelyä Excel-taulujen avulla?”, hän huomauttaa.

Artikkeli on julkaistu run.sas- lehdessä nro 1/2008.