Asiakkaat /

SAS Finland
Tekniikantie 14
PL 85
FIN-02151 ESPOO
Puh: +358-9-5255 71
Fax: +358-9-5255 7200
www.sas.com/fi

Asiakkaat

Tulostin-ystävällinenTulostin-ystävällinenPDF PDF

Asiakkaat

 

Kela saa lisäpotkua kustannuslaskentaan

Toimintolaskenta on nostanut osaltaan kustannustietoisuutta ja parantanut kustannusten hallintaa Kelan organisaatiossa. Laskenta on tuottanut myös tärkeää tietoa rahoitusuudistusten ja investointien pohjaksi. Ratkaisua uudistaessaan Kela on yksinkertaistanut laskentamallia parantaakseen entisestään tulosten käytettävyyttä johtamisen apuna.  

Kela otti SAS-pohjaisen toimintolaskentaratkaisun käyttöönsä vuoden 2004 alusta. Tavoitteena oli saada tuotettua automatisoidusti tietoa resurssien käytöstä sekä toimintojen ja suoritteiden kustannuksista muun muassa tuottavuuden parantamista ja tulosohjauksen kehittämistä sekä rahoitusuudistuksia varten.

Tavoitteet on Kelan talousosaston osastopäällikön Erkki Meriläisen mukaan pääosin saavutettu, sillä kustannustietoisuus ja kustannusten hallinta ovat kuluneina vuosina menneet Kelassa eteenpäin koko ajan.

Kun tulosyksiköissä on saatu entistä konkreettisempaa tietoa siitä, miten kustannukset muodostuvat, yksiköissä on Meriläisen mukaan myös nähty, miten prosesseja voi parantaa ja mihin kustannuksiin vaikuttamalla kokonaiskustannuksia voi alentaa.

Kelan talous on varsin mittava, sillä sen kokonaiskulut olivat viime vuonna 11,5 miljardia euroa. Etuuskuluja kokonaiskuluista oli 11,1 miljardia euroa, ja toimintakulujen osuus oli 373 miljoonaa eli 3,2 prosenttia kokonaiskuluista. Toimintolaskennan avulla toimintakuluja on jaettu eri toiminnoille ja laskentakohteille.


Luotettavaa tietoa myös eduskunnalle
Kun sairausvakuutuksen rahoitusjärjestelmä uudistettiin vuonna 2006, toimintolaskenta tuotti Meriläisen mukaan keskeistä taustatietoa sovittaessa rahoituksen jakautumisesta valtiolle, työnantajille ja vakuutetuille. Laskenta auttoi myös selvittämään, kuinka paljon Kelalle koituu toimintakustannuksia sairausvakuutuksen hoitamisesta.

Parhaillaan Kelan rahoitusta ollaan jälleen uudistamassa, kun maan talouden elvytyshankkeisiin liittyvä työnantajien kansaneläkemaksun leikkaus vähentää Kelan vakuutusmaksutuottoja 390 miljoonaa euroa tänä vuonna.

Uudessa SAS-ratkaisussa loppukäyttäjät pääsevät itse rakentamaan ja muokkaamaan toimintolaskennan raportteja, mikä Erkki Meriläisen mukaan parantaa tiedon hyödynnettävyyttä.

"Rahoitusuudistushankkeissa on ollut erittäin tärkeää, että meillä on toimintolaskentajärjestelmä, joka tuottaa tarvittavat tiedot. Kun olemme olleet eduskunnassa kuultavana, sielläkin on tullut esille, että meillä on tällainen järjestelmä, joka tuottaa nämä tiedot, ja sen vuoksi tietoihin on voitu myös luottaa", Meriläinen kertoo.

Kuluvan vuoden huhtikuun alusta elatustukitehtävät siirrettiin kunnilta Kelan hoidettaviksi. Kyseessä on varsin erityyppinen tehtävä verrattuna Kelan tähän asti hoitamiin tehtäviin, mutta elatustuen toimeenpano on Meriläisen mukaan käynnistynyt hyvin.

Elatustuen hoitamisen aiheuttamista toimintakustannuksista ei ole saatavissa juurikaan tietoa kunnista, joten Kela on pyrkinyt ennakoimaan kustannuksia toimintolaskennan avulla. Simuloinnissa on käytetty pienten lasten hoidon tukea koskevaa kustannustietoa, koska Kela arvioi elatustuen hoitamisen vaativan saman luokan resurssit.

"Nyt sitten seuraamme toimintolaskennan avulla, miten hyvin arvio osui kohdalleen. Vertailutietoa kunnista ei ole, mutta olettamus meillä on, että Kela pystyy tämän tehtävän hoitamaan yhteiskunnan kannalta pienemmillä kustannuksilla kuin se kunnissa on hoidettu", Meriläinen sanoo.

Kustannusanalyysejä isoista investoinneista Toimintolaskennan tuottamaa tietoa hyödynnetään Kelassa myös, kun tulosyksiköiden kanssa tehdään vuosittain tulosohjausmenettelyyn liittyvät tulossopimukset. Samoin laskentaa käytetään merkittävien investointien kustannusten ja hyötyjen analysoinnin apuna. "Kun esimerkiksi otimme SAPin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön vuosina 2006-2008, hyödynsimme hankkeen säästöjen arvioinnissa toimintolaskentaa, ja jälkilaskennalla seuraamme nyt, miten laskelmat osuivat kohdalleen. Pyrimme myös arvioimaan, mitä hyötyjä SAPista saadaan, missä prosessit parantuvat ja missä asioita pystytään nyt hoitamaan aikaisempaan verrattuna tehokkaammin", Meriläinen kertoo.

Toimintolaskenta on tuottanut taustatietoa myös hankkeisiin, joilla Kela on pyrkinyt tasaamaan työkuormitusta ja resursseja yksiköiden välillä. Työn tasaus on viime vuosina edennyt hyvin, ja se on muun muassa näkynyt etuushakemusten käsittelyaikojen yhdenmukaistumisena eri puolilla maata.

Tarkkaa lukutietoa toimintolaskenta tuottaa Meriläisen mukaan myös siitä, kuinka paljon resursseja Kela käyttää etuustyöhön ja kuinka paljon etuustuotantoa palvelevaan hallinnolliseen toimintaan.  

Pasi Karinharjun mukaan tietämyksen siirto SASilta Kelalle sujui projektin aikana erittäin hyvin.

"Jatkuvana pyrkimyksenä on järkeistää hallinnollisen puolen töitä sillä tavalla, että resursseja voidaan siirtää entistä enemmän etuustuotannon puolelle ja siellä nimenomaan asiakaspalveluun", hän sanoo.


Tieto palvelemaan paremmin johtamista 
Toimintolaskennan raportit ovat Kelassa noin parin sadan esimiehen käytettävissä portaalin kautta. Laskenta tuottaa haluttua tietoa, mutta tiedon analysoinnissa ja hyväksikäytössä on Meriläisen mukaan vielä paljonkin kehittämisen varaa koko Kelan ja erityisesti tulosyksiköiden tasolla.

Pidemmälle menevä laskentatulosten analysointi on vielä nykyisin aika pitkälle talousosaston varassa. Tulosyksiköitä on toki tuettu laskentatietojen hyödyntämisessä, mutta jatkossa siihen panostetaan entistä enemmän.

"Tavoitteena on, että talousosaston asiantuntijat voisivat toimia eräänlaisena osaamiskeskuksena, joka yhdessä tulosyksiköiden johdon ja edustajien kanssa analysoi ja tulkitsee tietoja ja katsoo, mitä johtopäätöksiä niistä voidaan vetää", Meriläinen kertoo.

Näin toimintolaskennan tulokset kytketään hänen mukaansa entistäkin tiiviimmin Kelan tulosohjausmenettelyyn, ja tulosten hyödyntämisessä päästään konkreettisemmalle tasolle.

Alkuperäinen Oros-toimintolaskentaratkaisu on Kelassa juuri saatu korvattua uuteen SAS-teknologiaan perustuvalla SAS® Activity-Based Management -ratkaisulla. Sen käyttöönottoprojektissa laskentamallia kehitettiin aiempaa yksinkertaisemmaksi ja kevyemmäksi, jotta se palvelisi paremmin johtamisen tarpeita.

"Keskityimme siihen, mitä me ensisijaisesti haluamme tuottaa ulos laskennasta. Aikaisemmin pyrimme kattamaan monia eri tarpeita hyvin laajalti, mutta nyt olemme karkeistaneet ja kohdentaneet laskentaa enemmän", projektipäällikkö Pasi Karinharju kertoo.

Esimerkiksi eri toimintojen määrä laskennassa on pudonnut aiemmasta 120:sta nykyiseen 50:een. Myös kustannuslajeja on vähennetty, eikä laskenta enää mene toimistotasolle, vaan palvelee isompia yksiköitä.


Itsenäiskäyttöön lisää mahdollisuuksia
Toimintolaskennan uudistuksen myötä sen lähdejärjestelmäksi tuli Kelan käyttöönottama SAPin toiminnanohjausjärjestelmä, josta pääosa laskennan pohjatiedoista nyt saadaan suoraan SAS ABM -ratkaisuun.

Käyttäjien kannalta merkittävimmän muutoksen uudistusprojekti tuo Karinharjun mukaan raportointiin. SASin uuden web-pohjaisen raportointivälineen myötä käyttöön saadaan kuutioraportointi ja mahdollisuus porautua tietoihin yksityiskohtaisella tasolla.

Valmisraporteista loppukäyttäjät pystyvät uuden ratkaisun ansiosta muokkaamaan omien tarpeidensa mukaisia näkymiä. Kuutioraportoinnin ja porautumismahdollisuuden tavoin tämäkin helpottaa tietohallinnon työtä, koska käyttäjät pärjäävät entistä enemmän omillaan.

"Kun käyttäjät itse määrittelevät, mitä tietoa he tarvitsevat, ja itse näkevät vaivan sen tuottamiseksi, myös tiedon käytettävyys ja hyödynnettävyys varmasti paranevat", Meriläinen toteaa.

Tulosyksiköissäkin voidaan nyt hänen mukaansa määritellä raporttien sisältö omista tarpeista käsin, jolloin myös tiedon omakohtainen soveltaminen tulosyksikön toiminnassa varmasti tehostuu entisestään.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

Erkki Meriläinen (vas.), Pasi Karinharju ja projektipäällikön varamiehenä SAS ABM -projektissa toiminut Janne Fri kertovat, että laskentamallia kehitettiin projektissa aiempaa yksinkertaisemmaksi ja kevyemmäksi, jotta se palvelisi paremmin johtamisen tarpeita.

Kela

Liiketoimintahaaste:
Kelassa oli paineita parantaa tuottavuutta ja kehittää tulosohjausta. Lisäksi tulossa oli rahoitusuudistuksia. Tarvittiin automatisoidusti tietoa resurssien käytöstä sekä toimintojan ja suoritteiden kustannuksista.
Ratkaisut:
Kela otti käyttöön SAS-pohjaisen toimintolaskentaratkaisun.
Hyödyt:
Kustannustietoisuuden kasvettua kustannusten hallinta on helpottunut ja toiminta tehostunut. Resurssienhallinta on parantunut ja johtaminen tehostunut, kun oikeat tiedot ovat helpommin saatavilla päätösten tueksi. Luotettavien tietojen ansiosta rahoitusuudistukset ovat onnistuneet. 

Tavoitteet on pääosin saavutettu, sillä kustannustietoisuus ja kustannusten hallinta ovat kuluneina vuosina menneet Kelassa eteenpäin koko ajan. IT-hankkeissa eivät aina aikataulut eivätkä kustannusarviot pidä paikkaansa, mutta tässä projektissa on aika hyvin onnistuttu myös siinä suhteessa."

Erkki Meriläinen

Kelan talousosaston osastopäällikkö