SAS on Stakesin "ERP-ratkaisu"

Kelassa ovat Puhakan mukaan pinnalla erityisesti toimistoverkkoon ja palvelukanaviin liittyvät tehokkuusvaatimukset. Itse kehittämänsä tietojärjestelmän avulla se pystyy kuormittamaan 265:tä toimistoaan tasaisesti välittämällä etuushakemuksia verkon kautta sellaisiin toimistoihin, joissa ei muuten ole kuormaa. Saman järjestelmän avulla Kela keskittää vaikeiden ja harvinaisten etuuksien käsittelyn tiettyihin toimistoihin, jotta niihin syntyy kriittinen massa hakemuksia ja riittävä osaaminen niiden ratkaisuun.

Julkishallinnon yhteispalveluista annetun lain pohjalta Kela on rakentamassa myös yhteispalvelupisteitä kuntien, työhallinnon ja muiden organisaatioiden kanssa.

“Tätä kautta pyrimme takaamaan kansalaisille palveluita ja samalla pitämään toiminnan tehokkaana myös väestöä menettävillä alueilla.”

Etuuksista ehdotus hakematta

Kelan web-palveluja käyttää vuosittain jo miljoona asiakasta. Websivustolta saa tietoa etuuksista ja niitä koskevista päätöksistä, siellä voi laskea etuuksiensa määriä ja jättää joidenkin etuuksien hakemuksia.

“Pyrkimyksenä on, että vuoteen 2010 mennessä pääosassa etuuksista olisi mahdollisuus sähköiseen hakemiseen. Toivottavasti syntyy valmiuksia myös sähköiseen maksamiseen. Kansalainen voisi täyttää tiedot verkossa, ja ratkaisu lähettäisi rahat tilille”, Puhakka sanoo.

Parhaillaan Kela rakentaa viime vuonna säädetyn lain perusteella sosiaali- ja terveydenhuollon sähköistä arkistoa, jonka kautta potilaiden hoitohistoria olisi ajantasaisesti hoitohenkilökunnan käytettävissä hoitotilanteessa. Sähköistä e-reseptiä koskevan lain pohjalta Kelassa on rakenteilla myös sähköinen lääketietokanta, jonne lääkärit kirjaavat potilaille määrätyt lääkkeet. Apteekissa reseptit haetaan tietokannasta, kun asiakas on todistanut henkilöllisyytensä. Ihmisten lääkehistoria jää näin talteen tietokantaan ja on jatkossa lääkäreiden käytettävissä.

Selvitystyön alla Kelassa on jopa ratkaisu, jonka avulla Kela voisi julkishallinnon erilaisten tietokantojen tietoja yhdistelemällä itse tuottaa ihmisille ehdotuksen tietyn etuuden saamisesta silloin, kun ihmisen elämäntilanne synnyttää oikeuden etuuteen. Tämän toteutuessa ainakaan tavanomaisimpia etuuksia ei tarvitsisi enää erikseen hakea.

“Järjestelmä edellyttää, että eri viranomaisten valtavat tietokannat voitaisiin verkottaa niin, että ne ovat tosiaikaisessa yhteydessä keskenään. Se on erittäin suuri haaste tietojenkäsittelylle”, Puhakka toteaa.

Julkishallinnon parhaita mittaajia

Lukuisten tehokkuutta parantavien tietoteknisten ratkaisujen sekä rakenteilla ja suunnitteilla olevien ratkaisujen lisäksi Kelalla on käytössä myös hyvin tarkat mittarit, joilla se pystyy seuraamaan toiminnan tehokkuutta ja johtamaan koko organisaation suorituskykyä.

“Johtamisjärjestelmän osalta uskallan väittää, että Kela on yksi julkishallinnon parhaiten mittaavista organisaatioista. Olemme rakentaneet mittausjärjestelmiämme hyvin systemaattisesti”, Puhakka sanoo.

Kela tekee vuosittain yli 60 miljoonaa etuuspäätöstä, mistä kertyy valtava määrä tietoa keskitettyihin järjestelmiin. Tietojen pohjalta Kelassa pystytään laskemaan esimerkiksi etuusratkaisujen määriä ja läpimenoaikoja toimihenkilöä kohden kuin myös asettamaan tehokkuutta ja laatua koskevia tavoitteita. Paljon tietoa kertyy myös sähköisestä asiakaspalautejärjestelmästä, henkilöstö- ja asiakastyytyväisyyskyselyistä, säännönmukaisesta Kelan tietohallinnon ulkoisesta auditoinnista sekä muista lähteistä.

Kelan 6 000 hengen organisaatiota johdetaan Puhakan mukaan tulossopimusmenettelyllä. Jokaisen yksikön kanssa tehdään vuosittain tulossopimukset, joissa toiminnalle asetetaan laatuun ja tehokkuuteen liittyvät tavoitteet. Suorituskyvyn johtamisen apuna Kelassa on tuloskorttijärjestelmä, jonka sisältämät tavoitteet ja mittarit ulottuvat nykyisin ryhmä- ja toimistotasolle asti. Parhaillaan Kela pilotoi järjestelmää, jossa työntekijöille asetetaan myös henkilökohtaisia tulostavoitteita.

Analytiikalla suuri merkitys

Toiminnasta kertyvän valtavan tietomäärän käsittelyn haasteena on Puhakan mukaan se, että tiedosta saataisiin jalostettua arvokkaita helmiä. “Nykyisinhän ongelmana on useimmiten tietoähky eikä tiedon puute. Kokonaisuuksien ymmärtäminen saattaa hävitä tietojen massaan”, hän toteaa.

Tästä syystä analyyttisellä lähestymistavalla on Puhakan mielestä suuri merkitys. Kela teki jo kahdeksan vuotta sitten perusteellisen selvityksen siitä, miten laitoksen valtavasta datamäärästä kyetään tuottamaan olennaista tietoa sekä oman toiminnan kehittämistä että yhteiskuntapoliittista keskustelua varten.

“Mehän olemme tietotalo, sillä me käsittelemme vain tietoa. Me myös annamme tietoa poliittisen päätöksenteon, lainsäädännön kehittämisen ja budjetoinnin perustaksi. Meidän tietojamme käytetään paljon myös yhteiskuntasuunnittelussa, ja siinä suhteessa meidän tietovarantomme ovat kansallista omaisuutta.”

SAS jalostaa olennaista tietoa

SASin ratkaisuilla on Kelan toiminnassa keskeinen rooli, ja Kela on ollut SASin käyttäjä jo 25 vuotta. Valtavia tietomassoja jalostetaan Puhakan mukaan pitkälti juuri SAS-ratkaisuilla, jotta käytettävissä olisi olennaista tietoa talon ohjausta, tutkimusta sekä tilastointia varten.

“SAS on luonut edellytykset valtavien tietovirtojemme analyyttiseen käsittelyyn. Meillä on periaatteessa pidetty SASia hyvänä järjestelmänä ja myös sen kehittämistyötä on pidetty hyvänä. Siihen on omistaja satsannut”, hän sanoo.

Alkuvuodesta SASin edustajat kävivät esittelemässä myös Puhakalle uusimpia ratkaisuja, joilla esimerkiksi rakenteilla olevan sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen arkiston tietomassoja pystyttäisiin käsittelemään kansallisen tutkimuksen ja tilastoinnin näkökulmasta.

“SASin tyyppinen tietojärjestelmä on meille välttämättömyys. Muuten me emme saisi käyttöömme sellaista tietovirtaa, jota tarvitsemme toiminnan ja johtamisen kehittämistä, tutkimusta sekä tilastointia varten.”

Uusimpia Kelan käyttöönottamia SAS-ratkaisuja on toimintolaskenta. Sen avulla muun muassa lasketaan toimistojen tasolta koko talon tasolle saakka eri etuuksien tuottamisen aiheuttamat kustannukset. Tulossopimusneuvotteluissa toimintolaskennan tuottamilla tiedoilla on Puhakan mukaan keskeinen rooli, kun arvioidaan, miten yksiköt ovat edellisenä vuonna suoriutuneet ja millaisia tavoitteita niille voidaan asettaa seuraavaa vuotta silmällä pitäen.

“Toimintolaskenta on meille keskeinen väline toiminnan ohjauksessa. Sen avulla pystymme myös etsimään kehittämiskohteita prosesseista sekä parantamaan esimerkiksi it-investointien kustannustehokkuutta”, hän kertoo.

Artikkeli on julkaistu run.sas- lehdessä nro 2/2007.