Asiakkaat /

SAS Finland
Tekniikantie 14
PL 85
FIN-02151 ESPOO
Puh: +358-9-5255 71
Fax: +358-9-5255 7200
www.sas.com/fi

Asiakkaat

Tulostin-ystävällinenTulostin-ystävällinen

Asiakkaat

 

Ennusteet helpottavat kentän esimiesten työtä Itellassa

Työvuorosuunnittelun avuksi tarkoitetut ennusteet päivittäisen postin määrästä helpottavat Itellassa kentän esimiesten työtä ja mahdollistavat henkilöresurssien tehokkaamman käytön yhtiössä."Erään kollegan sanoja lainatakseni se on pitkään aikaan paras vekotin, mitä meille on annettu", palveluesimies Hannu Salo sanoo SAS-ratkaisusta, jonka tuottamien ennusteiden avulla hän nykyisin suunnittelee työntekijöidensä työvuorot.

Ennustamisratkaisu on otettu käyttöön pian kaikissa Itellan noin 500:ssa postinjakelun lähtöpisteessä, joista yksi on Helsingin Kasarmikadulla. Sieltä käsin Salo johtaa postin esikäsittelyä ja jakelua useilla Helsingin kantakaupungin alueilla, joilla hänen alaisuudessaan työskentelee yhteensä 60 työntekijää 51 työvuorossa.

Jatkuvana haasteena Salolla on satojen esimieskollegoidensa tavoin suunnitella työvuorot niin, että päivittäin vaihtelevasta postin määrästä riippumatta työt saadaan hoidettua kustannustehokkaasti ja ilman henkilöstön yli- tai alikuormittamista. Viime vuosina ja erityisesti taantuman aikana haasteet ovat Salon mukaan kasvaneet entisestään.

"Meidän näppituntumamme ei ole enää sillä tasolla kuin se on ollut joskus aiemmin. Niin paljon postin volyymeissa on tapahtunut ja tapahtuu edelleen muutoksia ja rakenteetkin muuttuvat", hän kertoo.

Kesästä asti apunaan olleisiin ennusteisiin Salo on ollut erittäin tyytyväinen, sillä ne ovat osuneet hyvin yksiin toteutuman kanssa.

"Ennusteet ovat helpottaneet huomattavasti työvuorosuunnittelua. Kun työvuorosuunnitelman joutuu tekemään kolmen kuukauden päähän, siinä on hyvä olla jotain kättä pidempää apuna. Ennustejärjestelmä on ollut erittäin tervetullut työkalu."

Ratkaisu on Salon mukaan myös helppokäyttöinen ja toimii nopeasti. Jos osaa käyttää pankkiautomaattia ja maksaa sillä laskunsa, osaa käyttää myös ennustamisratkaisun selainpohjaista käyttöliittymää.

Osuvia ennusteita lamasta huolimatta

Postin määrää koskevien ennusteiden yhteydessä jakelun lähtöpisteet saavat myös suurilta postittajilta hankittua ennakkotietoa niiden postituksista. Ennusteita tuottavan analyytikon Jussi Viherän mukaan tämä on selkeyttänyt Itellan jakeluprosessia. "Ennustejärjestelmän myötä ennakkotietojen hyödyntäminen on nyt osa automaattista prosessia. Aiemmin ennakkotietoa tuli epämääräisemmin, mutta nyt siihen on saatu paljon lisää ryhtiä", hän kertoo.

Näin saadaan myös synergiaetua myynnin ja jakelun kesken. Asiakkaat saavat alennusta, jos ne toimittavat ennakkotietonsa ajoissa, ja alehintojen vuoksi menetetty tulo korvautuu kustannustehokkaampien työvuorojen kautta saavutettavissa palkkakustannusten säästöissä.

Ennustamisratkaisun käyttöönottaminen juuri tänä vuonna on ollut analyytikon kannalta erityisen haastavaa. Taantuman vuoksi postin määrän vaihtelut ovat olleet erilaisia kuin kahtena aikaisempana vuonna, joiden tietoihin perustuen ennustemallia on kehitetty. Tästä huolimatta ennusteet ovat jo alkuvaiheessa olleet varsin osuvia.

"Pitää tietenkin seurata, mitä järjestelmä tekee eikä antaa koneen vaan arpoa jotakin mallia ja katsoa, mitä ulos tulee. Esimerkiksi kausivaihteluja meidän on pitänyt vähän muokata", Viherä sanoo.

Hänen mukaansa ennustetarkkuus kasvaa vielä ainakin parin vuoden ajan, kun mallinnuksen pohjaksi kertyy historiatietoa pidemmältä ajalta. Nyt käytössä on ollut vajaan kolmen vuoden historiatiedot, vaikka oletusarvoisena miniminä yleensä pidetään viittä vuotta.

Onnistumisen ehdot toteutuneet hyvin

Ennustamishanketta Itella Viestinvälityksessä vetävä Sami Harjamäki kertoo, että kentän esimiehiltä saatiin ratkaisusta todella hyvää palautetta jo kesällä Lappeenrannan alueella aloitetussa tuotannollisessa pilottikäytössä. Palaute oli erityisen arvokasta, sillä koko projektin onnistumisen tärkeimmäksi mittariksi käyttöönottovaiheessa oli Harjamäen mukaan määritelty juuri käyttäjäpalaute.

"Käyttäjät kertoivat saaneensa juuri sellaista tietoa, jota he työssään tarvitsevat. He arvostivat kovasti ennusteita, mutta myös asiakkailta saatua ennakkotietoa, jota me raportoimme heille."

Onnistumista mitataan myös ratkaisun implementoinnin laajuudella. Tavoitteena on hyödyntää ennustamisratkaisua kaikissa jakelun lähtöpisteissä ympäri maan, mihin Itellassa päästänee vielä tämän vuoden kuluessa.

"Tiesimme, että mitä pienempi toimipaikka on, sitä haastavampaa on ennustaa, koska lähtödataa on vähemmän. Näiltä näkymin pystymme kuitenkin tuottamaan ennusteilla lisäarvoa kaikkein pienimmillekin toimipaikoille", Harjamäki kertoo.

Muita onnistumisen kriteereitä ovat hänen mukaansa ennustetarkkuus, jolle ei tässä vaiheessa ole asetettu tarkkaa lukuarvoa, sekä ennusteen saatavuus ajallaan. Näissäkin asioissa tavoitteet ovat toteutuneet hyvin.

Varsinainen työvuorosuunnittelu tapahtuu kentällä vielä toistaiseksi Excelin avulla. Esimiehet joutuvat tällöin arvioimaan postin määrää koskevien ennusteiden pohjalta itse, kuinka paljon ja kuinka moneksi tunniksi työvoimaa kunakin päivänä tarvitaan.

Itella Viestinvälitys ottaa kuitenkin piakkoin käyttöön aivan uuden työvuorosuunnitteluvälineen, johon ennusteet integroidaan. Väline tekee ennusteiden pohjalta periaatteessa valmiin vuorosuunnitelman, jota esimies joutuu korkeintaan hieman viimeistelemään.

"Suunnitteluvälineessä pystytään määrittelemään, kuinka paljon mikin tuote kuluttaa toimipaikassa resursseja eli kuinka kauan yhden osoitteettoman ja yhden osoitteellisen lähetyksen käsittely kestää."

Analytiikka operatiiviseksi

Aiemmin ennusteita tehtiin Itella Viestinvälityksessä Excelillä, mutta Harjamäen mukaan käytännöt vaihtelivat toimipaikoittain eikä prosessiin luottanut kukaan. Lisäksi suuret Excel-viritykset ovat hänen mielestään liiketoiminnallinen riski niin liiketoimintatiedon säilymisen kuin Excel-ratkaisun käytön ja ylläpidonkin kannalta.

Monissa organisaatioissa ennusteita tehdään myös ERP-järjestelmän kylkiäisenä saatavilla transaktiotuotteilla. Harjamäki kuitenkin arvelee, että nykyajan kompleksiset prosessit ja suuret datamäärät johtavat siihen, että ennustamisprosessia ei pystytä toteuttamaan sillä tavalla.

"Tarvitaan tehokasta suorituskykyä, tilastollista mallinnusta ja prosessien helppoa muokattavuutta. Tämänkaltaista prosessia, jonka me olemme rakentaneet, olisi ollut hyvin vaikea toteuttaa millään muulla kuin analyyttisellä BI-välineellä", hän toteaa.

Harjamäki myös uskoo, että analyyttiset BI-ratkaisut kytkeytyvät jatkossa yhä enemmän operatiiviseen toimintaan siinä missä niillä aiemmin on lähinnä tuotettu tietoa ylimmälle johdolle strategian pohjaksi.

"Meidän ennustamisprosessimme pääasiakas ei ole yrityksen johto, vaan meidän esimiehemme kentällä. Siinä mielessä kyse on hyvin erilaisesta käyttötarpeesta analyyttiselle prosessille", hän sanoo.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

Itellalle täysin uuteen teknologiaan lähtö tuntui Sami Harjamäen mukaan alussa kovalta haasteelta. Nyt olo alkaa olla mukava, kun onnistuminen on jo selvää

Itella

Liiketoimintahaaste:
Toteuttaa työvuorosuunnittelu siten, että päivittäin vaihtelevasta postin määrästä työt saadaan hoidettua kustannustehokkaasti ja ilman henkilöstön yli- tai alikuormittamista. Näppituntuma ei enää riitä, kun postin volyymeissa on tapahtunut merkittäviä muutoksia. Ennusteet tehtiin ennen Excellillä, käytännöt vaihtelivat toimipaikoittain eikä kukaan luottanut prosessiin.
Ratkaisut:
SASin ennustamisratkaisun avulla työvuorosuunnittelu helpottuu ja mahdollistaa henkilöresurssien tehokkaamman käytön. Prosessi edellyttää tehokasta suorituskykyä, tilastollista mallinnusta ja prossien helppoa muokattavuutta.
Hyödyt:
Koska ratkaisu on helpokäyttöinen, se toimii nopeasti ja säästää aikaa. Saadaan aikaan kustannustehokkaampia työvuoroja ja palkkakustannuksiin säästöjä. Postin määrän ennakkotiedot ovat helpommin hyödynnettävissä.

Tämänkaltaista prosessia, jonka me olemme rakentaneet, olisi ollut hyvin vaikea toteuttaa millään muulla kuin analyyttisellä BI-välineellä.

Sami Harjamäki

ennustamishankkeen vetäjä, Itella Viestinvälitys

Lue lisää: