Skanderborg Kommune - Områdechefen fik en "åbenbaring"

”Man bliver lidt som en virksomhedsleder”, siger områdechef Jette Risager om Skanderborg Kommunes SAS®-baserede økonomistyring.

Aktuel og præcis økonomisk information letter hverdagen for områdechef Jette Risager i Skanderborg Kommunes Ældreområde. Nu er troværdige planer og sikkerhed for at overholde budget blevet hverdag i ledelsen af tre lokalcentre og to distrikter, med i alt 270 medarbejdere

- Vi fik SAS®-løsningen i februar, og det var en ren åbenbaring. Nu får vi aktuelle tal på vores forbrug delt ud på de enkelte områder, så hver leder kan se sit eget forbrug og budget. I samme skærmbillede ser vi, hvordan året vil lande. Det er en enorm fordel, siger områdechef Jette Risager, hvis hverdag er ændret af bedre overblik og mere information. 

- Det er en stor psykisk belastning der fjernes, når uvisheden forsvinder. Man føler sig kompetent til at tale opad i systemet. Nu kan vi langt bedre lave en handlingsplan der holder, hvis vi skal have ændret noget, forklarer hun.

Sammen med fem øvrige ledere af lokalcentre – det vil sige plejehjem – høster hun fordelene af den skræddersyede og aktuelle information. Budgetoverholdelse er blevet hverdag, og det skyldes både den nye SAS-løsning og et større udbud af kvalificeret arbejdskraft.

- Hver leder kan se sine egne tal. Jeg kan selv se det samlede budget for hele området, og jeg kan bore mig ned og se nærmere på et enkelt sted, hvis det ser "mistænkeligt" ud, siger hun.

Lønnen er den store omkostning
Område Nord har ca. 70 vikarer og 200 fastansatte. Planlægningen omkring bemanding er den afgørende ledelsesopgave, fordi lønnen klart er den største omkostning. Derudover er andre omkostninger til f.eks. forsikring lagt ind fra starten, så de ikke kan skabe ubehagelige overraskelser for de budgetansvarlige.

- Vi havde ikke denne viden tidligere. Vi styrede i blinde. I sammenligning med tidligere er det helt suverænt, for vi kan også lege med tallene, når vi disponerer fremad. Vi kan med det samme se konsekvensen for året ved ny fastansættelse eller ved en løsning gennem vikarer, forklarer Jette Risager.

- Systemet viser, hvor vi skal fokusere. Vi kan følge op og se, at aftalerne bliver overholdt, og planen bliver fulgt. Vi kan også se, hvor tingene hænger fint sammen og det er perfekt, for så kan vi undgå at bruge energi dér, siger hun.

- Det er utroligt tilfredsstillende, at vi hele tiden ser budgettet og kan følge konsekvensen af vore egne beslutninger. Det er en stor øjenåbner. Vi overholder budgetterne med en helt anden sikkerhed. Og hvis vi ikke gør, kan vi præcist og konkret forklare hvorfor, siger Jette Risager.

SAS-løsningen sikrer også en helt konkret gevinst, som giver kommunen en bedre økonomi. Tidligere kunne det ske, at lederne midt i travlheden ikke fik søgt om refusion ved langtidssygdom. Det vil sige, at langtidssygdom kostede dobbelt løn – både til den sygemeldte og til vikaren. Det problem er nu væk fordi langtidssygdom synliggøres i systemet, og derfor søger lederne om refusion i tide.

Bedre dialog
- Det skal være realistisk, når man lægger en plan. SAS-løsningen giver den nødvendige viden. Vi skal f.eks. overholde overenskomsterne, og det tager systemet højde for når vi arbejder med at omlægge bemandingen. Derfor kan vi lægge en solid plan, som bliver troværdig, siger Jette Risager.

Fælles sprog, entydighed og præcision har skabt et bedre samarbejde med centralforvaltningen. Jette Risager er generelt meget tilfreds med it-løsningen (som lederne løbende har fået træning og sparring til at bruge), selv om hun godt kunne tænke sig flere grafer, lagkager og visuelle rapporter. Teamlederen i området stod for undervisningen, og Jette Risager omtaler hende rosende som ældreområdets ”økonomiminister”. 

Nu ser Område Nord frem til, at data på sygefravær fordelt på ugedage kommer ind i systemet, for det vil igen kunne give bedre ledelse. Den enkelte leder kan måske se et mønster i sygefraværet, som man kan rette op på i en samtale med medarbejderen.

Også på selve lønsammensætningen giver SAS-løsningen viden fra sig.

- Med et højreklik på den enkelte medarbejder kan vi se sammensætningen på løn, feriepenge og sjette ferieuge. Den funktion er god i en samtale med den enkelte medarbejder, som måske er ked af sin løn. Vi kan se lønnen, og vi kan se hvordan den er stykket sammen. På den måde kan vi også sikre os, at vi udnytter de kompetencer vi betaler for, siger Jette Risager.

"Man bliver lidt som en virksomhedsleder", konkluderer hun.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.