Referencer /

København:
Købmagergade 7-9
DK-1150 København K

Jylland:
Krøyer Kielbergs Vej 3
DK-8660 Skanderborg

Telefon: +45 7028 2870
Fax: +45 7028 2991
e-mail: info@sdk.sas.com

Referencer

PrintvenligPrintvenlig

Referencer

 

Skanderborg Kommune sætter indkøbsstrukturen under lup

Mangelfuld indsigt i indkøbsbudgetterne gør det umuligt at prioritere udbudsområderne og risikerer at føre til kommunal bøderegn, efter det nye kontroldirektiv er trådt i kraft. En ny indkøbsløsning kaster lys over det kommunale indkøbslandskab i Skanderborg Kommune, som nu styrer udbuddene stramt.

Søren Hvilsted er indkøbschef i Skanderborg Kommune, der er langt fremme med optimering af indkøb og udbud. Store beparelser er allerede blevet realiseret. 

Helt aktuelt har løsningen desuden givet et kvalificeret indblik i de kommunale udbudsområder, hvilket har stor vigtighed i forhold til at kunne overholde det nye kontroldirektiv.

Overblik, stordriftsfordele og compliance
-Det nye kontroldirektiv udfordrer hele den kommunale indkøbsstruktur og rammer to ømme punkter: overblik og stordriftsfordele. Den udbredte decentralisering af de kommunale indkøb gør, at de kommunale indkøbere mangler den indsigt og de fakta, der er påkrævet for at leve op til direktivet. Det er et klart problem, og det er ikke enestående for Skanderborg Kommune. Alene i vores kommune har vi 100 institutioner. Vi vidste ikke, hvor mange ansatte der købte ind, hvad de købte ind, og hvor meget de købte ind for. Den viden har vi i dag. Indkøbsløsningen fodrer os med fakta og understøtter kommunens indkøb på en konstruktiv måde, siger indkøbschef Søren Hvilsted, Skanderborg Kommune. 

Indkøbsløsningen har vist  at Skanderborg kommune har 123 EU-udbudsområder, som skal konkurrenceudsættes, hvis bøder og ophævelse af aftaler skal undgås.

Kategorisering  på varelinjeniveau
-Vi har et indkøbsbudget på 1,1 mia. kr. og køber ind fra private leverandører for 800 mio. kr. Tidligere vidste vi groft sagt ikke, hvad vi købte ind relateret til varegrupper. I forhold til udbudsstyring og optimering af indkøb er det et betydeligt problem, siger indkøbschef Søren Hvilsted fra Skanderborg Kommune.

Indkøbsløsningen, som er udviklet af SAS Institute med Skanderborg og Viborg Kommune som partnere, analyserer kommunens fakturaer ned på varelinjeniveau og kategoriserer indkøbene i forhold til varegrupper og tjenesteydelser.

Store besparelser at hente
Den nyerhvervede indsigt har resulteret i adskillige aha-oplevelser i Skanderborg. Det viste sig f.eks., at kommunen årligt købte måtter ind for 544.000 kr. fra en bred vifte af leverandører. Opdagelsen førte til, at området blev sendt i udbud, og i dag er udgiften røget ned på 220.000 kr. svarende til en årlig besparelse på 60 pct.

Ved en gennemgang af uspecificerede fakturaer viste det sig, at der sidste år blev handlet 2.700 gange i Netto, og at Skanderborg Kommune således i princippet havde en fuldtidsmedarbejder gående i et supermarked året rundt.

Intelligent regnekraft
Skanderborg har foreløbig fået følgeskab af over 40 kommuner, som også er tilsluttet indkøbsløsningen. Kommunerne er koblet op til en central database med alle data. Den er udstyret med en analytisk motor, som foretager kategoriseringen af indkøbene.

-Der er omkring 22.000 UNSPSC-koder, og det ville være menneskeligt umuligt at analysere alle data manuelt. Indkøbsløsningen er intelligent og bliver klogere, for hver gang vi eller en anden kommune fodrer den med oplysninger. På den måde bliver det aldrig et statisk bogholderisystem, men et styringsværktøj til at få indsigt i, hvor vores forbrug ligger, og hvem vi handler med, påpeger Søren Hvilsted.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

Skanderborg Kommune - Indkøbsanalyse

Udfordring:
Mangel på indsigt og fakta, har gjort det svært at opnå stordriftsfordele i kommunens indkøb og at fokusere målrettet på udbud. Krav om besparelser samt et nyt kontroldirektiv fra EU gør emnet særligt aktuelt.
Løsning:
Skanderborg har sammen med Viborg Kommune og SAS Institute udviklet en løsning til indkøbsanalyse (SAS® Indkøbsanalyse), som giver indsigt og overblik. Indtil nu har 45 offentlige organisationer tilsluttet sig en fælles løsning.
Fordele:
Skanderborg Kommune har opnået store besparelser på indkøb, ligesom det er blevet klarlagt, hvilke udbudsområder, der skal konkurrencesættes. Løsningen fodres med oplysninger fra alle 45 offentlige organisationer og opdaterer intelligent sine regler på det grundlag.
Citat:

Vi vidste ikke, hvor mange ansatte der købte ind, hvad de købte ind, og hvor meget de købte ind for. Den viden har vi i dag. Indkøbsløsningen fodrer os med fakta og understøtter kommunens indkøb på en konstruktiv måde

Søren Hvilsted

Indkøbschef