Magasin automatiserer i "bagbutikken"

Automatisk varebestilling baseret på forecasting frigiver ressourcer og peger fremad. Men det tager tid og kræver omhyggelighed at automatisere genbestillingen i et komplekst stormagasin med tæt på en halv million varenumre.

Økonomidirektør Peter Fabricius og operations manager Henrik Julius, Magasin du Nord.

Investeringer i de centrale funktioner til indkøb og merchandising hos Magasin bidrog til at forbedre årsresultatet hos Magasin du Nord. Blandt projekterne er den automatiske varebestilling, hvor Magasin samarbejder med SAS Institute.

-Vi har erkendt, at software kan noget, som mennesker ikke kan. Når man automatiserer, får man optimeret sine indkøb, fordi løsningen tygger en masse data igennem og ser mønstre, som ikke kan ses med det menneskelige øje. SAS-løsningen rummer en knowhow og nogle forecasting-funktioner, som vi ikke selv har, siger økonomidirektør Peter Fabricius fra Magasin.

Fordele i 'bagbutikken'
Endnu er det for tidligt at slå en tyk streg under de økonomiske effekter, og det er stadig ikke alle steder i virksomheden, at projektet betragtes som en succes. Men omme i ’bagbutikken’ hos økonomi, indkøb og merchandising er der ikke tvivl om fordelene. Helt konkret er de to-tre personer i merchandising nu frigjort fra at bestille varer til minimumlager, og de kan koncentrere sig om mere kreative funktioner som at reagere på udviklingen i salg, lager og indkøb og f.eks. tage initiativ til rabatter og kampagner.   

-Vi kommer fra en situation, hvor alle shops ude i stormagasinerne manuelt bestilte alle varer. I første fase trak vi minimumskøbet ind i en central funktion, og i anden fase automatiserer vi bestillingen af genbestillingsvarerne. Det er klart, at det er en rejse, hvor systemet virkelig bliver testet, og hvor de enkelte shop managers godt kan være skeptiske. Derfor griber vi det an som en sammenhængende ledelsesopgave, hvor teknologi og kultur skal følges ad, siger Peter Fabricius.

Fordelen er, at indkøbsbeslutningerne frigøres fra personlige kæpheste og fornemmelser hos den enkelte shop manager, men omvendt er det svært for en klassisk manager at have tillid til computerens beregning. Den enkelte shop manager får måske varer hjem, som han eller hun ikke helt forstår, at shoppen har brug for. Måske oven i købet i en mængde, som svinger fra uge til uge.

Tillid til forecast
-Vi ser det som en ledelsesopgave. På den ene side skal vi hele tiden opøve SAS-løsningen i at blive bedre og bedre til sit forecast, og på den anden side skal vi skabe tillid til forecastet ude i organisationen, siger Peter Fabricius. Folkene bag SAS-løsningen går ofte ud og møder de af Magasins 65 shop managers, som sælger genbestillingsvarer. Det sker for at lytte til problemstillingerne ude på butiksgulvet og for at forklare, hvordan resultatet fremkommer, og hvor mange variable SAS-løsningen egentlig tager med i sin beregning. 

SAS-løsningen bygger på avancerede analyser og tunge matematiske beregninger, før den forecaster behovet for genbestilling. Den tager højde for sæson, geografi, trends i varen og i samfundet i det hele taget. Magasin ser generelt, at lagerbindingen går ned, uden at flere kunder går forgæves i butikken. Men samtidig er varerne meget forskellige, fordi stormagasinet både sælger boligartikler, tøj og mad, hvor købsmønstrene, levetiderne og pladskravene varierer rigtig meget mellem de forskellige varegrupper. I praksis har den systematiserede proces givet Magasin anledning til at revidere og rette fejl i interne processer.

Dansk kompetence
-Vi er måske nok komplekse som forretning, men på den anden side er vi ikke mere unikke, end at mange tanker om logistik er tænkt af andre før os, siger operations manager Henrik Julius fra Magasin. –Derfor forsøger vi også at tilpasse os til SAS-løsningen, som bygger på erfaringer fra mange kunder rundt om i verden. Vi har også respekt for den viden om detailhandel og den kompetence, som SAS Institutes danske medarbejdere besidder.

Magasin valgte at samarbejde med SAS Institute efter at have diskuteret emnet med flere andre leverandører, og i sidste ende blev stærke danske konsulenter i København udslagsgivende for valget. Visionen for den automatiske genbestilling er, at SAS-løsningen også skal have data om space management. Pointen er, at det optimale indkøb varierer med størrelsen på ledig hyldekapacitet og ledige kvadratmetre.  

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.