Overblik over projekter og penge

I kraft af det nye SAS® System får vi bedre og hurtigere ledelsesinformation med brug af færre medarbejderressourcer, understreger afdelingsleder Ole Gregersen.

- SFI er en meget "markedsorienteret" virksomhed – over 2/3 af vores omsætning kommer fra projektkontrakter – og ledelsesinformation er simpelthen alfa og omega i en organisation med et sådant mylder af projekter og kontrakter, fastslår direktør for SFI Jørgen Søndergaard.

Derfor var der ikke noget overladt til tilfældighederne, da SFI for godt et år siden skulle skifte ledelsesinformationssystem. Med afdelingsleder Ole Gregersen i spidsen blev SFI's behov for ledelsesinformation nøje kortlagt. Ole Gregersen og en tværorganisatorisk projektgruppe interviewede samtlige ledere og hele sekretærgruppen om deres informationsbehov, og de identificerede, hvilke kerneoplysninger det er essentielt for ledelsen i SFI at råde over.

- Trusselsbilledet for os er, at vi mister overblikket over økonomien, eller at vores kunder ikke får løst opgaverne, fordi vi ikke er hurtige nok til at justere vores ressourcer i forhold til vores opgaveportefølje, forklarer Ole Gregersen, som understreger, at SFI ikke mistede overblikket over økonomien i overgangen fra det ene system til det andet.

- I det gamle system formåede vi at bevare kontrollen over økonomien og produktionen, men vi brugte rigtig mange personalemæssige ressourcer på det. Det kostede bl.a. mange timer for vores direktionssekretær, fordi hun skulle igennem mange tunge manuelle sammentællinger. Det var ikke tilfredsstillende. Slet ikke for en statslig organisation, som er underlagt et stadigt krav om øget effektivisering, konstaterer Ole Gregersen.

Nem adgang til ny viden
I en forskningsinstitution som SFI er det relevant at bygge bro mellem økonomistyringen og selve forskningsprojekterne, så de faglige beslutninger også rummer et hensyn til den økonomiske konsekvens – og så man kan se, hvilket output der kommer ud af ressourceforbruget.

SAS Institutes løsning formår netop at kombinere økonomi med faglige oplysninger. Data fra Statens Løn System (SLS), Navision STAT og Aktivitet- og Ressource Styring (ARS) kædes sammen med SFI's bibliografisystem samt data fra diverse regneark og fra SFI Surveys flowsystem.

En af de værdiskabende faktorer ved det nye system er, at lederne hele tiden har nem adgang til ny viden.

- Helt overordnet set giver systemet en kobling mellem økonomioplysninger og data om vores projekter og aktiviteter. Vi kobler også vores forskeres produktion med de øvrige kildesystemer, som vi hidtil har gjort brug af. Nu ser jeg f.eks. et produktivitetsindeks for hver forsker, så ofte jeg vil. Tidligere krævede det manuel sammentælling, og vi fik kun indekset én gang om året, siger Ole Gregersen.

God ledelsesinformation er en stor hjælp for de ledere, der overvåger vores projektportefølje. Blandt andet når de skal beslutte, om vi skal byde på en opgave, hvem der skal lave projektet osv. Lederne får mere tid til at lede, og det giver alt andet lige kunderne et bedre produkt, konstaterer SFI's direktør, som ikke er et sekund i tvivl om, hvilken værdi systemet har for ham selv:

- Det betyder, at jeg sparer tid, og at jeg tidligst muligt kan se et gult advarselsblink, hvis der er "problemer i sigte".

Pærenemt at bruge
Fleksibilitet var afgørende for valget af SAS Institute som samarbejdspartner, men SFI har også en lang forskningstradition og har derfor i forvejen stor SAS®-kompetence i huset.

Ole Gregersen er selv en erfaren forsker, der er vant til at bruge SAS®. Han sætter især pris på det overblik, som kuberne af data giver brugerne.  

- Det er pærenemt at vende og dreje "kuberne" af data og se data fra flere forskellige synsvinkler. Vi kan sammenstille forskellige rapporter uden, at det går ud over konsistensen. Det er desuden nemmere at få nye rapporter nu. Vi får de rapporter, som vi efterspørger, og på den måde er det enklere at generere ny viden. Dermed står vi på et langt bedre fundament nu end tidligere i forhold til at lægge budgetter og at følge op på økonomien og produktionen, forklarer Ole Gregersen.

SFI har valgt at lade alle medarbejdere kunne se med i systemet og dele erfaringer med at udvikle rapporter, selvom systemet endnu ikke fungerer optimalt:

- Der har været mange tekniske problemer i starten, og de er ikke alle overvundet endnu. Så selvom vi har implementeret systemet i organisationen, kan man endnu ikke tale om, at vi har taget det i fuld drift, siger afdelingslederen.