Ballerup Kommune sænker sygefraværet

Anders Agger, Kommunaldirektør i Ballerup Kommune

"Med SAS har vi fået et faktabaseret beslutningsgrundlag, som sætter os i stand til at iværksætte målrettede initiativer på ledelses- og medarbejderniveau. Effekten er målbar, og vi har i år for første gang bremset stigningen i sygefraværet og kan faktisk registrere et samlet fald. På nogle områder er fraværet faldet med 16 pct." Anders Agger, Kommunaldirektør, Ballerup Kommune

Sygefraværet i Ballerup Kommune har gennem en årrække været støt stigende, men for første gang er det lykkedes at knække kurven. Fuld gennemsigtighed i fraværsprocenter på kommunens institutioner er en øjenåbner for både ledelse og medarbejdere og giver afsæt for målrettede initiativer.

Syge medarbejdere koster hvert år samfundet milliarder af kroner. Derfor er det et højt prioriteret fokusområde både for regeringen og i kommunerne, hvor problemet er særlig stort. 15-20 sygedage pr. medarbejder om året er ikke ualmindeligt i en dansk gennemsnitskommune, og det høje fravær trækker dybe spor på flere felter.

-Sygefravær er en enorm udgift for kommunerne, og i takt med at de kommunale budgetter udhules, er det helt naturligt at det bliver et centralt indsatsområde. De høje fraværsprocenter belaster ikke kun økonomien, men også arbejdsmiljøet, fordi færre hænder skal udføre flere medarbejderes opgaver. Derfor har kommunerne et massivt fokus på dette område, siger Anders Agger, kommunaldirektør i Ballerup Kommune.

Indsigt reducerer fravær
Med et gennemsnitligt årligt sygefravær på 17 dage for hver eneste af de 5.000 ansatte i kommunen ligger Ballerup i mellemzonen på det kommunale fraværsbarometer. Sygefraværet har været stødt stigende gennem en årrække, og derfor har direktionen udpeget det som et strategisk indsatsområde de seneste to år. Som led i denne beslutning har Ballerup Kommune implementeret et analytisk styringsredskab fra SAS Institute, der giver alle ledere - fra borgmesterkontoret og helt ud på den enkelte arbejdsplads - overblik og indsigt i sygefraværet inden for den enkeltes ansvarsområde.

-Det er en massiv udfordring at få overblik over sygefraværets reelle omfang og karakter. Ofte kommer det til at handle om mavefornemmelser, hvilket gør det vanskeligt at håndtere problemet. Med SAS® har vi fået et faktabaseret beslutningsgrundlag, som sætter os i stand til at iværksætte målrettede initiativer på ledelses- og medarbejderniveau. Effekten er målbar, og vi har i år for første gang bremset stigningen i sygefraværet og kan faktisk registrere et samlet fald. På nogle områder er fraværet faldet med 16 pct., siger Anders Agger.

Online ledelsesværktøj
Ballerup Kommune traf i 2006 en strategisk beslutning om at anvende SAS som ledelsesværktøj. Ledelsen har online adgang til rapporter og nøgletal på en lang række områder som fx økonomi, arbejdsmarked, børn & unge, boligkvarterprofiler osv. Analyserne af sygefraværet indgår i den samme centrale ledelsesinformationsportal. 

Adgangen til portalen er rollebaseret, så ledelsen på borgmesterkontoret kan få et samlet overblik over sygefraværet i hele kommunen, mens lederen ude på en af kommunens institutioner kan følge sygefraværets udvikling i egen organisation. Udover omfanget giver rapporterne også indsigt i sygefraværets karakter og varighed – om der er tale om kortvarigt eller langvarigt fravær, barns første sygedag, omsorgsdag eller andet. Man kan foretage drill down helt ned på den enkelte arbejdsplads og få fraværsprofiler på hver enkelt medarbejder.

Sygefravær på agendaen
-En meget vigtig effekt af SAS-løsningen er, at den sætter sygefraværet på agendaen. Vi har tidligere kæmpet for at få lederne til at fokusere på problemet, men selvom alle erkendte, vi stod med en massiv udfordring, betød manglen på fakta og viden, at man nemt skubbede det fra sig. SAS er et effektivt værktøj til at synliggøre fraværet og forpligte lederne og stille krav om at gøre noget. Det er lykkedes særdeles godt, siger Sisken Henningsen, HR-konsulent i Ballerup Kommune.

-Alene det, at kunne dokumentere over for en medarbejder hvor meget fravær han eller hun har, er en øjenåbner. Mange føler jo ikke, at de forsømmer, fordi de tager en sygedag hist og her, men totalen er ofte overraskende stor både for ledelsen og medarbejderen, forklarer Sisken Henningsen.

Fraværsmønstre
Ballerup Kommune har arbejdet med SAS-fraværsløsningen i et år, og udvikler løbende nye typer rapporter, som giver fornyet indsigt i fraværsproblematikken.

-Vi er netop begyndt at udarbejde nøgletal, der gør det muligt at nedbryde fraværsdata på alder, køn og sektorområder. Det giver indsigt i nogle mønstre, som vi måske nok har haft en fornemmelse af eksisterede, men som aldrig før er blevet faktuelt dokumenteret, siger Allan Søndergaard, som er projektleder på fraværsløsningen og ansvarlig for udviklingen af ledelsesinformation på en række områder i Ballerup Kommune.

En af de ting, man har fået vished for, er, at der er en markant forskel på unge og ældre medarbejderes sygdomsprofiler. Analyserne af fraværsdata viser, at de ældre medarbejdere er mindre tilbøjelige til at melde sig syge, men når de bliver ramt af sygdom, så er det typisk langvarigt. De unge derimod ligger højt på de drypvise fraværsdage.

-Det er helt nyt og utrolig interessant at få sådanne mønstre dokumenteret. Det har endnu ikke ført til konkrete initiativer, men det kunne da være oplagt at tage sygefravær op i ansættelsessamtalen, når man rekrutterer unge medarbejdere. Jo mere indsigt vi får i sygefraværets mønstre, jo bedre kan vi sætte ind – både over for det drypvise fravær og den langtidssyge, som har brug for fortsat kontakt til arbejdspladsen for at komme hurtigere på benene.