Referencer /

København:
Købmagergade 7-9
DK-1150 København K

Jylland:
Krøyer Kielbergs Vej 3
DK-8660 Skanderborg

Telefon: +45 7028 2870
Fax: +45 7028 2991
e-mail: info@sdk.sas.com

Referencer

PrintvenligPrintvenlig

Referencer

 

God økonomistyring understøtter DTU's internationalisering

25 pct. større output pr. økonomimedarbejder. Det er resultatet af en gennemgribende reorganisering af DTU's økonomiafdeling, og dermed et bidrag til DTU's internationale konkurrenceevne. Nu kan både de indirekte og direkte projektomkostninger på f.eks. EU-forskningsprojekter dokumenteres og dermed også refunderes af EU.

Stig Juhl, DTU

- Vi har centraliseret økonomistyringen og samtidig oprustet med it-løsninger til eksempelvis projektstyring, activity-based management, konsolidering og indkøbsstyring, siger underdirektør Stig Juhl Madsen fra DTU, som har forbedret økonomifunktionens output med over 25 pct., og som nu har den laveste omkostningsandel i forhold til omsætningen blandt danske universiteter.

DTU uddanner fremtidens ingeniører, leverer forskning og løser konkrete opgaver for myndighederne. Det betyder, at universitetets økonomistyringssystem årligt skal håndtere ca. 3.000 interne og 5.000 eksterne projekter med hver sit regnskab. Da DTU i 2007 fusionerede med fem tidligere sektorforskningsinstitutter var effektiviteten af administration og økonomi derfor et naturligt fokusområde. Dengang anslog en analyse, at DTU kunne slanke økonomifunktionen med 25-30 pct. med uændret opgavemængde ved at ændre på sin organisering. Det mål er nået i dag.

- Vi har samlet økonomifunktionen og oprustet med it-løsninger til eksempelvis projektstyring, activity-based management, konsolidering og indkøbsstyring. Samtidig med at vi i dag også er flere uddannede økonomer til at vejlede universitetets institutter, siger underdirektør i økonomifunktionen Stig Juhl Madsen.

Økonomifunktionen består af en regnskabsafdeling, koncernøkonomiafdeling, indkøbsafdeling og fem decentralt placerede økonomicentre.

Han lægger ikke skjul på, at der i starten var modstand fra institutterne, da DTU samlede de decentralt organiserede økonomimedarbejdere i fælles økonomicentre.

- Men nu hvor den forbedrede kvalitet er begyndt at slå igennem, oplever vi også, at økonomifunktionen får et bedre og bedre ”renommé” i organisationen. Den entydige brug af systemunderstøttet regnskabsudarbejdelse og brug af analytiske værktøjer giver nemlig DTU en bedre konkurrenceevne i en verden, hvor økonomistyring spiller en stigende rolle. En aktuel rapport udarbejdet af PricewaterhouseCoopers for Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling viser, at DTU ligger helt i top med hensyn til at nedbringe universitetets administrationsudgifter. På DTU udgør disse 8,4 pct. af den samlede omsætning mod et gennemsnit på 10,2 pct. blandt danske universiteter.   

Professionaliseret økonomistyring
- Overskriften for vores arbejde er populært sagt, at vi forlader bogholderiet og nærmer os økonomistyringen. Det var derfor uhensigtsmæssigt i længden med små decentrale grupper af økonomisk-administrative medarbejdere. I stedet var der behov for en ændret strategi med henblik på at klare den langsigtede transformation af økonomistyringen, siger Stig Juhl Madsen, der med sine syv år på DTU, er gået fra at være chef for 35 medarbejdere til at være chef for 180 medarbejdere, som typisk er uddannede økonomer.

DTU samarbejder med SAS Institute om løsninger som SAS® FM (Financial Management), SAS ABM (Activity-Based Management) og SAS Indkøbsanalyse. De nye løsninger er med til at skabe overblik over data fra forskellige systemer. Flere af DTU’s institutter var før fusionen i 2007 selvstændige enheder og brugte derfor forskellige økonomistyringssystemer som SAP, Navision Stat og Oracle, men i dag har DTU samlet stort set al økonomistyring i Oracle Financials.    

Omtrent 60 pct. af omsætningen på DTU går til lønomkostninger, så det var en nødvendig del af en optimeret økonomistyring at få et system, der løbende kunne allokere timeforbruget ud på relevante forskningsprojekter, og på den måde eliminere eksisterende manuelle rutiner med deres risici for fejl og dermed hele tiden have retvisende regnskaber.

- Og med en udvikling, der går i retning af færre basismidler og flere konkurrencebestemte midler til forskning, bliver dette blot endnu vigtigere i fremtiden, siger Stig Juhl Madsen.

Flere EU-midler
I forhold til EU-projekter kan DTU med det nye system opnå en bedre dokumentation af udgifterne. Det betyder, at DTU gennem full-cost-regnskab og activity-based costing baseret på SAS ABM meget præcist kan redegøre for både direkte og indirekte omkostninger relateret til et projekt. Hvor andre universiteter må klare sig med EU's standard refusionstakst på 60 pct., kan DTU dokumentere og dermed få dækket 113 pct. af projektets direkte lønomkostninger.

- Vi er nu i større og større grad i stand til levere dokumenterede og faktabaserede informationer om økonomien til alle institutterne og projektlederne. Mens vi sammenlagde de lokale økonomifunktioner og indførte bedre it-systemer, oplevede organisationen ikke umiddelbart nogen fordele, tværtimod. Men nu er vi heldigvis tættere på målstregen og hastigt på vej op ad vores læringskurve, siger Stig Juhl Madsen. 

Det glæder naturligvis også Stig Juhl Madsen, at Rigsrevisionen i sin evaluering af DTU har skrevet positivt om eksempelvis indkøbsstyringen. DTU udtrækker ved hjælp af SAS software data om fakturaerne og går aktivt ind og analyserer indkøbstransaktionerne med henblik på at spare omkostninger.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

DTU - Økonomistyring

Udfordring:
DTU havde en decentral økonomifunktion med meget forskellig anvendelse af it og med forskellige grader af økonomisk faglighed og fokus.
Løsning:
Centralisering af fem økonomicentre med øget fokus på økonomikompetencer og implementering af moderne it-værktøjer til projektstyring, konsolidering, indkøbsanalyse og activity-based costing. Samling af transaktionstunge processer forankret centralt.
Fordele:
25 pct. større output pr. medarbejder i økonomifunktionen og de laveste omkostninger til administration i forhold til omsætningen sammenlignet med øvrige danske universiteter.