I pilotprojektet deltog to butikker, som var vidt forskellige. Den ene havde erfaring med it-støttet lagerstyring og var positiv i sin grundindstilling, mens den anden var uerfaren med en sund skepsis over for it og automatisering. Pilotprojektet kørte udelukkende på de berømte ”stribevarer” i Matas, og det vil sige på 343 ud af 15.000 varenumre. Nu er begge pilotbutikker overbeviste, og Matas regner med hurtigt at have 150 butikker i gang på den nye it-løsning, som er leveret af SAS Institute.

40% lavere lagerbinding
”Vi realiserede en 40% lavere lagerbinding i de to butikker, og det skete vel at mærke i en periode, hvor salget var voksende”, siger logistikchef Jesper Amsinck. ”Disse resultater vil vi naturligvis gerne udbrede til hele kæden, og så står vi med en flercifret millionbesparelse. Og hele projektet er endog ikke defineret som et besparelsesprojekt, for det overordnede formål er at spare butikspersonalets tidsforbrug til lagerstyring, så de kan koncentrere sig om at rådgive og levere oplevelser til vores kunder”.

Jesper Amsinck kom til Matas for lidt over et år siden fra Dansk Supermarked. Matas var egentlig godt kørende på logistikområdet, og systemerne fungerede. Hans opgave var at gøre det hurtigere og nemmere, og derfor satte han gang i forecasting-projektet.

”Det er en stor fordel at arbejde sammen med et garvet logistik-team, som det Matas stiller med. Baseret på viden og erfaring opstiller Matas ambitiøse og samtidig realistiske mål. Den klarhed hos kunden er en fornøjelse at arbejde med som leverandør, og vi er stolte, hvis vi kan bidrage til at realisere visionerne hos Matas”, siger divisionsdirektør Bjørn Strømboe Petersen, der har ansvar for supply chain intelligence hos SAS Institute.

Statistiske forecasts
Ud over at reducere butikspersonalets tidsforbrug på varebestilling, ville Matas sænke lagerbindingen i butikken og samtidig reducere out of stock-situationer. It-systemet fra SAS Institute tager højde for en lang række forhold, når det giver butikschefen et automatisk forslag til indkøb – heriblandt om det er en sæsonvare, trenden i varenummeret i den pågældende butik, åbningstider, varens leveringstid og flere andre forhold. Løsningen udtrækker nødvendige data fra de operationelle systemer og genererer statistiske forecasts om det fremtidige salg baseret på historiske salgsdata og på data om kampagner. De statistiske forecast, data om lagerbeholdning og økonomiske nøgletal genererer en vareordre, som sendes til butikkerne, der skal godkende den, før bestillingen bliver afgivet.

”Tidligere har butikkerne i højere grad gættet sig til behovet, når de bestilte manuelt. Og det er klart, at frygten for at komme out of stock kan føre til unødvendig stor lagerbinding, men samtidig skal man ikke undervurdere al den erfaring, som butikkerne har opsamlet. Succesen med automatisk varebestilling skyldes i høj grad vores dygtige butikschefer, som har set potentialet i automatiseringen. Det er en positiv oplevelse at arbejde tæt sammen med butikscheferne om det her system”, siger Jesper Amsinck.

Topledelsens fokus
Terje List, som er adm. direktør i Matas, taler om ”worldclass retail” som visionen. Og den intellligente brug af it til at automatisere lagerstyring og logistik er en naturlig del af denne vision. Ikke mindst i en specialkæde som Matas, hvor rådgivning og viden er en integreret del af kundens oplevelse.

”Vi bygger på det bedste fra flere verdener. Vores logistikøkonomer og vores samlede team repræsenterer en stor viden fra mange virksomheder i dansk detailhandel, og samtidig har vi en leder, der har forståelse for detaljerne. Selv om jeg refererer ind til ledelsen via indkøbsdirektøren, så er det tydeligt, at hele direktionen følger vores projekter meget tæt. Det føles stærkt motiverende, og man får lyst til at levere flotte resultater, når ledelsen bakker op”, siger Jesper Amsinck.
   
Kulturændring
Den nye automatiserede varebestilling er en længere rejse for Matas, for it-løsningen er ikke bedre end de data, som man udstyrer den med. Hver enkelt butik skal f.eks. selv lave udsolgt-lister, og her forudser Jesper Amsinck, at ændringen ikke kommer i alle butikker med ét slag. Udnyttelsen af det nye system hænger også sammen med ændret adfærd i de mange butikker.

”Vi bliver da mødt med rigtig mange gode spørgsmål ude i butikkerne. F.eks. ligner det en fejl, at systemet foreslår at bestille 36 varer hjem, hvis butikken kun har solgt 11 varer i de sidste 60 dage, men hvis de sidste ni er solgt i sidste uge, så er bestillingen pludselig meget relevant. Nu er det jo også principielt helt fint, at den sidste vare bliver solgt på den dag, hvor der kommer nye varer, men det betyder, at butiksmedarbejderne vil opleve, at der ikke er mange varer på hylden, og det skal man vænne sig til”, siger Jesper Amsinck.

”Det nye er, at en del af dataindsamlingen flytter ud i butikkerne, og selv om butikkerne får værktøjet til det, så er det en lidt længere rejse. De nye procedurer omfatter udsolgtmålinger, fejl-håndtering og breakage”, siger Jesper Amsinck.

Når SAS^®-løsningen automatisk bestiller varer, tager den højde for forventet salg og for varians. Den er også udstyret med regler for optimal lagerpolitik i forhold til anbrud på varen, og ordrestørrelsen bliver beregnet, så den vælger den billigste løsning i forhold til næste hele kolli. På den måde rummer den ganske avancerede ”menneskelige” overvejelser, men den er stadig kun i stand til løse sin opgave, hvis butikspersonalet forsyner den med data om den faktiske lagerbeholdning i butikken.

Udrulning på et år
Matas opnår først det fulde potentiale, hvis medarbejdernes adfærd understøtter de nye rutiner, og når løsningen gælder alle 15.000 varenumre og dermed f.eks. også varerne fra lagerførende leverandører som Elizabeth Arden og L’Oreal. Hos Matas er cirka halvdelen af varerne fra kædens eget centrallager med 60 medarbejdere i Allerød, mens den anden halvdel suppleres op af lagerførende leverandører. Matas har lagt en tidsplan om at nå den fulde implementering på tre år, og foreløbig er Matas foran tidsplanen.

Projektet startede med, at logistikfunktionen valgte løsningen fra SAS Institute. Konsulenterne fra SAS Institute knuste de praktiske problemer sammen med Matas' it-afdeling, så den nye løsning spiller sammen med data warehouse, Axapta-system og S-Boss-system, der er afgørende systemer i Matas it-installation. 

”Projektet har været helt eksemplarisk. Vi startede med de overordnede beslutninger, som vi tog sammen med SAS Institutes eksperter. Derefter blev procedurerne beskrevet og bygget af konsulenter fra SAS, som også samarbejdede med it-afdelingen”, siger Jesper Amsinck.

Logistikchefen hos Matas har været i organisationen cirka lige så lang tid, som kæden har været ejet af kapitalfonden CVC. Og ejerskiftets dynamik er en væsentlig del af baggrunden for de procesplaner og investeringsplaner, som nu er med til at strømline Matas på vejen mod ”retail i verdensklasse”.