Ny og overraskende faktuel viden
Med balance scorecard portalen som ledelsesværktøj kan kommunens ledelsen følge med i alt fra udviklingen i og sammenhængen mellem sygefravær, borgertilfredshed og antal timer, som kommunens plejepersonale bruger ude hos borgeren. Medarbejdere i magistratafdelingen kan se, i hvilket omfang et specifikt lokalcenter performer og lever op til de politiske målsætninger, der gælder for afdelingen. Balance scorecard portalen har øget det ledelsesmæssige fokus og givet ledelsen ny og overraskende faktuel viden om, hvad der giver mest service og kvalitet i forhold til ressourcerne. 

Proaktiv målopfyldelse med fingeren på pulsen
Når en af magistratafdelingens 1.000 medarbejdere, heraf en stor del plejepersonale, logger sig på portalen, møder de topchefen og biotekventure medejeren Jan Leschlys citat: ” If you don’t score, you are just practising”. Citatet rammer essensen i balance scorecard løsningen; nemlig ønsket om, at de overordnede strategiske mål gøres operationaliserbare og indlejres i de daglige processer og opgaver, hvilket vil sige helt der ud, hvor kommunens personale møder borgerne.

I praksis betyder det, at medarbejderne i dag med et par klik med musen kan danne sig et overblik over, hvor godt hver enkelt lokalcenter performer med hensyn til at efterleve de seks politiske målsætninger, som igen er nedbrudt i en række undermåleenheder.

 

Politiske målsætninger: Herover ses fire af de seks politiske målsætninger, der styres efter i dagligdagens arbejdsgange. Alle de seks overordnede målsætninger er inddelt i undermålepunkter, hvor farvesymbolerne rød, gul og grøn giver en her-og-nu status, imens Trend-funktionen angiver, om der er tale om en op-ad-gående, en nedadgående eller stagnerende tendens.

Betydningen af datakvalitet blev klar
”Før vi fik portalen, var det hver gang lidt af et mareridt, når der skulle samles data til den årlige statusrapport. Indsamling af data skete typisk 14 dage før afrapporteringen, og ofte var data forkerte og ikke afstemt i organisationen. Det gav en del unødigt besvær, forvirring og ineffektivitet, for slet ikke at tale om den usikkerhed de mange fejlkilder giver,” udtaler Christian Binggeli-Winter, Informatikchef i Sundhed og Omsorg i Århus Kommune og fortsætter:

”Vi havde langt de fleste data lageret, fordi de løbende registreres til andre formål og opdateres ugentligt. Så datagrundlaget var et langt stykke hen ad vejen på plads. Jeg skal dog tilstå, at det er blevet meget tydeligt for os, hvor vigtig datakvalitet er.”

Strøm på vidensdeling
Portalens brug af fælles data giver bred accept af resultaterne i alle dele af organisationen og dermed det bedste grundlag for at kunne prioritere og træffe intelligente beslutninger i forhold til sammenhængen mellem kvalitet, effektivitet og tilfredshed blandt medarbejdere og borgere i kommunen og i tråd med ledelsens strategi.

Stor praktisk betydning
Ud over at understøtte magistratafdelingens målstyring bruges portalen også i en lang række praktiske sammenhænge. Det gælder både afdelingens styring af afregning med andre kommuner, lister til visitatorer og gruppeledere, der hjælper dem med at sikre den gode dokumentationspraksis og lignende dataredskaber i dagligdagen.

”Den smidige tilgang til data fra afdelingens forskellige fagsystemer mindsker behovet for tilkøb af nye moduler og snitflader til fagsystemerne”, udtaler Christian Binggeli-Winter.

Helt sikkert en god forretning
På spørgsmålet om hvorvidt de seks ansatte i det datateam, der er tilknyttet Informatikafdelingen, er en god forretning, er han ikke i tvivl.

”Ja, det ville være vanskeligt at undvære et stærkt datakraftcenter i en så stor organisation som Sundhed og Omsorg, men sådan lige at sætte kroner og øre på kan man nok ikke,” afslutter han.

Op mod 400 medarbejdere, der i det daglige skal være aktive brugere af portalen, har været på kursus i at bruge dens mange funktionaliteter.

Effekt-sammenhængsmåling: Herover er et eksempel på en kurve, der angiver markedsandel på pleje beregnet på visiteret tid.

Overblik: Hurtig status over fire relevante styringsparametre:

• Ressourcer
• Ydelser
• Organisering og
• Effekt

– altid lige ved musen.