DTU er Danmarks tredjestørste universitet med 6.000 studerende, 2.500 medarbejdere og en omsætning på kr. 1,8 mia. Universitetet, der består af 18 institutter og otte afdelinger, har i sagens natur behov for et effektivt ledelsesinformationssystem for at kunne imødekomme et stigende krav om at agere som en mere erhvervsrettet samlet koncern.
Indtil DTU i sommeren 2006 fik installeret SAS® Financial Management, har universitetet anvendt et Oracle baseret økonomisystem. Men det var ikke tilstrækkeligt som ledelsesrapporteringsværktøj i takt med at universitetets behov ændrede sig.
”Vi havde behov for at trække rapporter og samle data fra vores økonomisystem, vores personaleadministrative system, vores forskningsdatabase og vores studieadministrative system. Det kunne vores eksisterende system ikke,” fastslår DTU’s økonomichef Stig Juhl Madsen.
”Efter nøje at have kortlagt vores brugeres behov gik vi i markedet for at undersøge, hvilke muligheder der fandtes. Valget faldt på SAS®, fordi systemet imødekom vores behov, og så var det et velafprøvet system, der eksisterede en del kundereferencer på. Det var væsentligt for os. Vi havde behov for et system, der fungerede og ønskede ikke at være front runners på lige netop dette område,” uddyber Stig Juhl Madsen, som tilføjer:
”Vi var især begejstrede for, at SAS® kunne gå ned i de eksisterende databaser og hurtigt hente rapporter ud. I første fase satsede vi på at få adgang til økonomi-, personale- og forskningsdataene i ét samlet system. Men i anden fase skal systemet også omfatte det studieadministrative, som med 6.000 studerende er et stort område.”
Et værktøj for alle universitetets beslutningstagere
Kravet til SAS® Financial Management var, at det skulle styrke beslutningstagere på alle niveauer på universitetet ved at give øget gennemsigtighed og nemmere adgang til konsoliderede data.
”Systemet skulle for alvor stå sin prøve, da vi udarbejdede kvartalsregnskaber for årets første to kvartaler. Beslutningstagerne på DTU’s 18 institutter og otte afdelinger har med det nye SAS® kunne lægge Excel regnearkene bag sig. Tidligere har vi udarbejdet regnskaber for hele universitetet ved, at de enkelte institutter mailede Excel regneark til Økonomiafdelingen, hvor en medarbejder lagde de respektive regneark ind i andre regneark for dermed at samle og konsolidere data. Nu er vi lykkeligt fri for regneark, som generelt har det med at blive for personafhængige. I forbindelse med budgetlægning for 2007 er der en del at hente, fordi vi kan bearbejde budgetdata i én base,” forklarer Stig Juhl Madsen, som fastslår:
”Med det nye system sparer vi administrative ressourcer, som i stedet kan arbejde med mere analytiske opgaver.”
Den store bonus udløses ved fusionen
Den helt store gevinst ved at investere i SAS® Financial Management høster DTU, når universitetet ved indgangen til 2007 formelt fusionerer med de fem sektorforskningsinstitutioner Risø, Danmarks Fødevareforskning, Danmarks Fiskeriundersøgelser, Danmarks Transportforskning og Danmarks Rumcenter.
”Bonus ved det nye system skulle gerne komme til næste år, når vi fusionerer. Vi har en forventning om, at vi kan anvende SAS® til at trække data ud fra SAP, Oracle Financials og Navisionstat, som de øvrige sektorforskningsinstitutioner anvender. Det er en force for os, at vi helt fra fusionens begyndelse har et system, der kan samle data og bearbejde dem ét sted,” siger Stig Juhl Madsen.
Prisfastsættelse af ydelser ved hjælp af SAS®
Udover SAS® Financial Management har DTU investeret i SAS® Activity-Based Management. Det nye værktøj skal anvendes til at prisfastsætte de aktiviteter, som nogle institutter sælger til eksterne kunder.
”Vi skal naturligvis undgå at være konkurrenceforvridende i forhold til private leverandører. Derfor har vi investeret i et ABM-værktøj, der nøje regner ud, hvad eksterne kunder skal betale for at anvende vores faciliteter eller for de ydelser, vi kan levere. Det bliver endnu mere aktuelt i fremtiden efter fusionen, hvor der er tale om en øget kommerciel omsætning” fastslår Stig Juhl Madsen.
