- Kan vi optimere blot få procent af arbejdsstyrken hver dag, er gevinsten enorm. Den opnår vi primært i form af bedre udnyttelse af mandskabet, som medfører en bedre kvalitet i den service, vi giver vores kunder. Sådan siger Jakob Kruse, der er projektleder hos Falck. Han har bidraget til udviklingen af IT-værktøjer til optimering af den daglige drift på redningsstationerne over hele landet. Opgaven er at sikre den bedst mulige anvendelse af de 3500 Falck-medarbejdere, der dagligt er i aktion et eller andet sted i Danmark.

- Det er de 85 procent, der kan planlægges, vi navnlig interesserer os for. Det er her, vi kan hente store ressourcer ved at blive dygtigere til at planlægge bemandingen på de enkelte stationer, siger Jakob Kruse.

Falck har de sidste tre år arbejdet med data mining og brugt forecast på baggrund af historiske begivenheder. Falck er i disse måneder ved at undersøge værdien af at bruge forecast i et pilotprojekt på Falcks region Sjælland.

Justeringer med dags varsel
Travlheden på en Falck-station er bestemt af mange forskellige parametre fra vind og vejr til store arrangementer i et område, såsom Roskilde Festival og Århus Festuge, samt tidspunktet på ugen, på døgnet og på året.

- Formålet med forecast er i sin enkelthed at sikre, at vi altid har det rigtige antal reddere med de relevante kompetencer det rigtige sted på det rigtige tidspunkt. Sådan siger

Uffe Sonne Pedersen, planlægningschef for region Sjælland hos Falck, som har 725 fuldtidsansatte og 550 deltidsansatte, der skal fordeles på alle døgnets 24 timer under hensyn til den bedste udnyttelse af mandetimer og kompetencer.

Forecastet omfatter bemandingsbehovet i samtlige af ugens 168 timer med individuel vurdering og bearbejdning af hver eneste time døgnet rundt på hver enkelt Falck-station. Falcks mange forskellige typer af serviceydelser bliver individuelt behandlet i forecast-modellen. Samtidig tager forecastet hensyn til tyve forskellige geografiske områder, hvor køretiderne er forskellige. Alene antallet af servicetyper kombineret med de geografiske forskelle giver 100 forskellige målinger for hver time døgnet rundt.

- Vi er i stand til at justere op til 5 procent af den bemanding, der er fastlagt i den langsigtede planlægning med hjælp af vores forecast. Vi har mulighed for at tilpasse og justere bemandingsplanerne indenfor de førstkommende 5 dage, siger Jakob Kruse.

De første erfaringer med forecast har vist, at bemandingen på mange af Falck-stationerne kunne optimeres. - Vi kunne for eksempel se, at der flere steder var ekstraordinært travlt om morgenen. Det kan vi nu tage højde for, ved at sætte flere folk på i morgentimerne. Til gengæld kunne vi spare mandetimer længere oppe af formiddagen, hvor vi har planlagt kørsel af patienter til sygehusene, siger Uffe Sonne Pedersen.

Fra model til praksis
Uffe Sonne Pedersen er ikke i tvivl om, at Falck får stor gavn af forecasting, selv om det har været en vanskelig proces. Jakob Kruse peger på opgaven med at omsætte teori til praksis som den sværeste.

- Forecast-modellen giver os nu meget gode muligheder for at planlægge bemandingen præcist, så vi altid har de rigtige folk det rigtige sted. Det vanskeligste har været at omsætte de daglige resultater af vores forecast i praksis. Det er nok den klassiske problemstilling med, at det tager tid at ændre gamle vaner. Vores arbejdstilrettelæggere skal vænne sig til at bruge og stole på systemet i stedet for deres egen fornemmelse, selv om den bygger på mange års erfaring, siger Jakob Kruse.

- Selv en nok så rutineret arbejdstilrettelægger kan ikke forudse bemandingsbehovet på samme måde, som vi kan med vores forecast-modeller. Vores modeller er ikke 10 procent bedre end en rutineret vagtleder, men selv en forbedring på 3-5 procent betyder enormt med en arbejdsstyrke på 3500 mand.

Selv om Falck nu har et godt værktøj til at forudse travlhed og bemandingsbehov, er forecast-modellerne ikke egnet til at justere det akutte beredskab i noget større omfang.            

- På de akutte beredskab har vi altid en stor overkapacitet. Selv om behovet for en ambulance i et tyndt befolket område normalt er meget lille skal der jo være en ambulance til rådighed, når der bliver brug for den.