Idéen er enkel: Hvorfor ikke samle de mange data om bemandingen på afdelingerne med data om belægningen, så man kan planlægge bedre og måske finde nye løsninger i vagtplanlægningen? Nordjyllands Amt gik fra idé til handling og har nu et færdigt system, som dækker alle afdelinger, på ni lokationer i fem sygehuse og sektorer. Formålet er at blive klogere på samspillet mellem brugen af personale og belægningen med patienter. Styringen sker som den altid har gjort og i andre systemer.
Det nye system hedder WebKap, fordi det er et web-baseret system til kapacitetsanalyse. Det er udviklet af økonomikontoret i amtet, og det henvender sig til analytikeren i sygehusledelsen og til vagtplanlæggeren ude i afdelingen. WebKap giver et hurtigt overblik over den faktiske komme-gå-tid for personalet og den faktiske belægning med patienter inden for de sidste to år. Brugeren vælger selv hvilket afsnit, hvilken afdeling og hvilket sygehus, der skal analyseres. Og brugeren definerer hvilket tidspunkt på døgnet og ugen og året, der skal kigges på. Når brugeren med få klik med musen har valgt det ønskede udsnit af data, viser systemet med tydelige grafer, hvordan billedet var.
Politisk relevans
-Det er ikke en politisk sag hos os. Men det er politisk interessant at dokumentere ressourceforbruget, siger sundhedsdirektør Jesper Christensen, som i 2006 også er tovholder på sundhedsområdet i region Nordjylland.
–Vi vil vise disse data til politikerne, og efter strukturreformen bliver det svært at undvære. Når regionen ikke kan udskrive skat, og når sundhedsvæsenet kommer til at udgøre mere end 90 procent af udgiftssiden, så bliver det afgørende vigtigt at optimere samspillet mellem bemanding og belægning.
Nordjyllands Amt ser ikke systemet som et spareværktøj. Målet er at bruge den nye viden til at effektivisere driften og forbedre arbejdsvilkårene. Forhåbentlig kan en bedre vagtplanlægning også spare ressourcer de rigtige steder og reducere stress gennem bedre arbejdsvilkår.
Fra analyse til virkelighed
Økonomikontoret i Nordjyllands Amt står i spidsen for udviklingen af WebKap, der opstod på idéplanet i 2004. Siden er ideen modnet gennem et forprojekt, godkendelse i direktionen og mange dialoger med de enkelte afdelinger. Udviklingen til de tre første forskellige afdelinger er nu en succes, og disse afdelinger bruger den første version af systemet. Nu vil systemet, som er server-baseret og når brugerens skrivebord gennem en browser, hurtigt brede sig til alle afdelinger. Nordjyllands Amt har i forvejen et SAS-baseret system til ledelseinformation, og derfor var det på baggrund af et stort, struktureret datagrundlag, at amtet hurtigt kunne nå frem til synlige resultater. Ligesom den øvrige ledelsesinformation er systemet baseret på software fra SAS Institute, som også indgik i udviklingsarbejdet.
-I starten sigtede vi på analysefolkene tæt på sygehusledelsen som målgruppe. Men i udviklingsarbejdet viste vi det ude på afdelingerne, og afdelingsledelserne var interesserede i at bruge systemet til at forbedre vagtplanlægningen. Derfor gjorde vi mere ud af brugerfladen, så det nu er nemt og intuitivt at bruge for mennesker, der ikke er vant til økonomisk analyse, siger kontorchef Henrik Larsen fra økonomikontoret i Nordjyllands Amt.
Nye spørgsmål
Lønnen udgør 70 procent af omkostningerne i sygehusvæsenet, og Nordjyllands Amt beskæftiger 7.500 fuldtidsmedarbejdere på hospitalerne og bruger årligt fire milliarder på sygehusvæsenet.
Derfor er det helt centralt at bruge alle disse medarbejdere på den bedste måde. Systemet kan føre til en lang række relevante diskussioner ude i den enkelte afdeling: Skal der være færre medarbejdere på vagt om natten, hvis der næsten ikke kommer nye patienter ind? Kan man omfordele patienterne mellem sengeafsnittene og få en bedre udnyttelse af kapaciteten? Giver det mindre pres på sygeplejerskerne at udskrive patienter om morgenen end om eftermiddagen? Ville det være en fordel, at personalet møder ind på forskudte tidspunkter og planlægger arbejdstiden mere fleksibelt?
Henrik Larsen har ansvaret for projektet, og han fortæller, at hele processen er lagt omhyggeligt til rette som dialogproces, hvor alle involverede har haft en finger med i spillet. Her ligger hovedårsagen til, at alle har taget systemet til sig, og at det nu er hurtigt på vej til at fungere på alle afdelinger, sygehuse og lokationer.
Sparer tid
Det nye system har krævet 4-500 timers arbejde med at samle og organisere datagrundlaget og 200 timer til dialogprocessen med afdelinger og sygehusledelse. Nu skaber systemet viden og overblik, som udkonkurrerer tidligere ”manuelle” metoder både i forhold til kvalitet og ressourceforbrug:
-Nu får en bruger på 20 sekunder et billede, som tidligere krævede at en fuldmægtig arbejde i 14 dage. Systemet samler netop data fra flere kilder i ét billede, og derfor behøver man ikke længere at en lang og opslidende manuel beregning, fortæller Henrik Larsen.
Systemet henter data om aktiviteterne – det vil sige antal senge, belægning, indskrivningstidspunkt og udskrivningstidspunkt – fra det patientadministrative system, der kører på. Data om personalets komme-gå-tider og vagtplaner kommer fra lønsystemet, der drives for amtet af Silkeborg Data. Det nye system skaber ikke selv nye rådata, men der opstår ny viden til at optimere det nordjyske sundhedsvæsen, når man ganske simpelt samkører og skaber overblik over belægning og bemanding i ét hurtigt overblik.
Ny software bag kapacitetsplanlægningen
WebKap er baseret på den nyeste software fra SAS Institute. SAS9 er i forvejen grundstammen i amtets system til øvrig ledelsesinformation, og det er også produkter som SAS Information Delivery Portal, SAS Web Report Studio og SAS ETL Studio, der ligger til grund for WebKap. Denne teknologi betyder, at WebKap både kan vise faste rapporter til et bestemt formål og til en bestemt målgruppe, og at den avancerede bruger kan lave dynamiske rapporter og analyser med et specifikt formål. Økonomikontoret benyttede egne medarbejdere og SAS-konsulenter til selve udviklingen af systemet. På længere sigt vil amtet også trække på SAS9’s funktioner til forecasting og avanceret statistik.
