-Fokus i kommunerne i disse år er uden tvivl målstyring og evnen til at følge op på målene. På sundheds- og omsorgsområdet i Århus Kommune har Byrådet opstillet en række mål, som vi styrer efter, siger afdelingschef i Magistratens 3. afdeling i Århus Kommune, Carsten Nykjær.

Kommunen har igennem en årrække opbygget et stort data warehouse, som leverer indholdet til kommunens ledelsesinformationssystem. For at følge udviklingen inden for følgende områder: Politiske mål, miljø- og energimæssige mål, økonomiske mål og personalemål valgte kommunen i efteråret 2000 at indføre et balanced scorecard på sundheds- og omsorgsområdet. Systemet er blevet til med støtte fra Socialministeriet, som i forbindelse med projektet "bedre kvalitet i hjemmeplejen" afsatte midler til bl.a. sådanne projekter.

-Virkeligheden i en moderne kommune betyder, at vi bevæger os bort fra kun at måle på hårde økonomiske nøgletal. Især på ældreplejeområdet, som vores balanced scorecard dækker, får vi kun et realistisk billede af virkeligheden, hvis vi også tager højde for bløde værdier som f.eks. de ældres tilfredshed med vores ydelser og medarbejdernes tilfredshed med deres arbejde, siger afdelingschef i serviceafdelingen i Magistratens 3. afdeling, Elsebeth Norlen.

-Målet med vores balanced scorecard er helt klart, at medarbejderne på lokalcentrene bruger mindre tid på bureaukratisk arbejde og mere tid på deres egentlige opgave, nemlig at tage sig af de ældre. En række væsentlige forhold kan nemlig uden stort manuelt arbejde tydeliggøres og dokumenteres, så der kan arbejdes mere målrettet, supplerer Carsten Nykjær.

Øger fokus
Når kommunens balanced scorecard er fuldt implementeret, har omkring 300 mennesker adgang til de mange oplysninger. Lige fra rådmanden med ansvar for ældreområdet over afdelingscheferne i Magistratens 3. afdeling til områdechefen og andre ledere på kommunens 36 lokalcentre, som tager sig af plejen af de ældre.

-Balanced scorecard giver os et helt nyt og mere dækkende billede af vores daglige arbejde i lokalcentrene. I modsætning til tidligere er vi nu i stand til at fokusere på potentielle problemområder. Men ikke mindst kan vi sammenligne os med andre lokalcentre, siger leder af lokalcenter Hørgaarden, Hanne Juul-Madsen.

På de fire fokusområder har kommunen defineret en række mål og delmål, som alle skal opfyldes. For at brugerne af balanced scorecard hurtigt kan identificere eventuelle problemer, er hvert mål markeret med en grøn, gul eller rød farve alt efter, om målet er opfyldt eller om der er grund til umiddelbar reaktion.

-Udover at vi bliver opmærksomme på eventuelle problemområder, har vi også en mulighed for at undersøge, hvad problemet skyldes. F.eks. er det tænkeligt, at øgede økonomiske udgifter skyldes et meget stort antal plejekrævende ældre, siger hun.

Stort forarbejde
-Etableringen af et balanced scorecard er ikke en enkel proces. Netop fordi mange kommuner har fokus på decentralisering og målstyring, bliver vi ofte kontaktet af andre, der gerne vil overtage vores løsning. Men de glemmer en vigtig ting. Opbygningen af et balanced scorecard kræver et grundigt forarbejde. Man skal huske på, at vi allerede lang tid før den egentlige etablering af vores balanced scorecard begyndte at diskutere, hvordan de forskellige strategier og mål rent konkret skulle udformes og måles i praksis. Og vi er ikke færdige endnu. Det er en stor fejltagelse at tro, at fordi man har fået et balanced scorecard, så er processen slut. Et balanced scorecard er en dynamisk proces, som aldrig stopper, siger Carsten Nykjær.

Da Århus Kommune tidligere havde opbygget et ledelsesinformationssystem i SAS^® Systemet og i den forbindelse havde defineret, hvordan strategierne på sundheds- og omsorgsområdet skulle måles, tog det kun ganske få uger at udvikle selve løsningen.
-Sammen med konsulenter fra SAS holdt vi i efteråret 2000 på én uge en workshop, hvor vi definerede vores balanced scorecard. Efterfølgende designede vi sammen med konsulenterne den færdige løsning. At det gik så hurtigt skyldes det faktum, at vores datagrundlag i data warehouset var i orden, samt at processen med måldefinering allerede var gennemført, siger kontorchef i Magistratens 3. afdeling, Henning Pedersen.

Han fortæller, at næste skridt er at give brugerne mulighed for at analysere data. Idéen er, at brugerne, når de observerer et tal, som f.eks. er markeret med rødt, kan klikke på det og hoppe direkte ind i ledelsesinformationssystemet, som kan give en mere udtømmende forklaring.

Det gjorde ondt
-Til at begynde med gjorde det ondt at blive udstillet på den måde. Man skal huske på, at vi ikke er vant til, at man lynhurtigt kan sammenligne lokalcentrene og se hvem, der opfylder deres mål. Nogle gange sidder man jo selv med en viden, som gør, at det kan virke uretfærdigt, at et mål pludselig er markeret med rødt, siger Hanne Juul-Madsen.

Hun fortæller, at f.eks. i forbindelse med de økonomiske mål tager systemet udgangspunkt i en prognose baseret på det hidtidige forbrug, som i sagens natur ikke tager højde for de beslutninger, der evt. allerede er foretaget for fremtiden på lokalcentret. Tallene i systemet giver på den måde et billede af, hvorledes udviklingen ville være, hvis man fortsætter som hidtil.

-Vi har etableret et forum, hvor alle lokalcentrene og repræsentanter for kommunen løbende mødes, og her diskuterer vi også disse forhold. På den måde har vi mulighed for at tale om årsagen til udviklingen på de forskellige indsatsområder og sammen komme frem til en fornuftig konklusion, siger hun.

-Vores balanced scorecard har hjulpet os på en lang række områder. Især giver det mulighed for at få et bedre overblik og sammenligne på kryds og tværs af lokalcentrene. En stor fordel er, at vi har mulighed for at differentiere på lokalcentrene, så ikke alle bliver skåret over samme læst. Man kan sige, at vi har fået et værktøj, som giver os et mere nuanceret billede af vores hverdag. Et effektiv ledelsesværktøj som i de kommende år bliver endnu bedre, supplerer Carsten Nykjær