Med SAS^® Activity-Based Management (ABM) eller aktivitetsbaseret ledelse vil Udlændingestyrelsen skaffe sig dybere indsigt i sine omkostningsstrukturer – en indsigt, som skal bruges som grundlag for at træffe bedre og mere rettidige ledelsesbeslutninger, der kan bane vejen for fortsatte administrative effektiviseringsgevinster.

Udlændingestyrelsen har som statsforvaltning to primære arbejdsopgaver. For det første at træffe afgørelser i alle asyl- og familiesammenføringssager og andre sager om udlændinges ophold i Danmark, for det andet at drive landets asylindkvarteringssystem med de p.t. 17 asylcentre. Behandlingen af udlændingesager lægger beslag på godt to-tredjedele af styrelsens årsbudget, der i 2005 udgjorde knap 170 mio. kr.

Som et direkte resultat af fem-seks års målrettet fokus på området har Udlændingestyrelsen i dag, ifølge økonomichef Thomas Thellersen, en velfungerende økonomistyring.

Efter et succesfuldt pilotprojekt i 2004, hvor man efterprøvede potentialet i SAS’ værktøj til ABC (Activity Based Costing), har Udlændingestyrelsen valgt i 2005 at indføre et ABC-modul. ABC bliver dermed det centrale led i Udlændingestyrelsens fortsatte bestræbelser på at forbedre sin økonomistyring i tråd med regeringens målsætninger om at effektivisere statens opgave-varetagelse.

Større selvindsigt - bedre beslutninger
Pilotprojektet viste, at et ABC-modul kan give Udlændingestyrelsen betydelig bedre indsigt i sine egne omkostninger og deres variabilitet. Netop omkostningernes variabilitet er helt centralt for alle bevillingsstyrede virksomheders budgetlægning og økonomistyring, fortæller Thomas Thellersen.

Som de fleste andre offentlige instanser er Udlændingestyrelsens aktiviteter og produktion ikke underlagt de gængse markedsmekanismer. Derimod er dens ”årsproduktion” i høj grad styret af de lovmæssige rammer, politikerne udstikker for dens arbejde. Samtidig er en væsentlig del af Udlændingestyrelsens omkostninger – til funktioner som it, bygningsdrift m.v. – næsten helt upåvirkede af, hvor mange sager dens medarbejdere behandler.

- Dermed bliver vores behov for som offentlig virksomhed løbende at forudse udviklingen i antallet af sager og dimensionere eller tilpasse vores størrelse, organisation og processer ud fra udviklingen i lovgivningen og sagsantallet helt afgørende, og det er det, som vi i pilotprojektet har set, at ABC vil klæde os bedre på til, siger Thomas Thellersen.

Øget indsigt alene kan dog ikke alene sikre Udlændingestyrelsen den førsteklasses økonomistyring, den ønsker, mener Thomas Thellersen.
Den forbedrede indsigt i egne omkostninger og deres variabilitet skal udnyttes aktivt til at identificere områder, hvor styrelsen må træffe radikale, strategiske ledelsesbeslutninger, for at forberede sig bedst muligt på forventede fald eller stigninger i sagsantallet.
- Et forbedret beslutningsgrundlag er ikke i sig selv en garanti for bedre ledelsesbeslutninger, men ABC vil kunne gøre os endnu bedre til løbende at budgettere og dimensionere vores organisation i forhold til den faktiske udvikling, understreger økonomichefen.

Et overkommeligt it-projekt
Udlændingestyrelsens pilotafprøvning af ABC-systemets muligheder er blevet varetaget af et internt projektteam af tre medarbejdere i tæt samarbejde med et konsulentteam fra SAS.

- Selvom pilottesten endte med at omfatte mere end halvdelen af styrelsens aktiviteter, var vi forholdsvis selvhjulpne i hele processen. Projektet blev gennemført til tiden og endda udvidet til at omfatte en større del af forretningen undervejs, siger Thomas Thellersen.
Endelig endte den eksterne konsulentbistand til gennemførsel af piloten på under 100 timer, hvilket Thomas Thellersen alt sammen tilskriver et dedikeret og kompetent projektteam med stor indsigt i Udlændingestyrelsens forretning.

Den vigtige interne dialog
I piloten inddrog projektgruppen også Udlændingestyrelsens andre medarbejdere. I opbygningen af det virkelige ABC-modul, som projektgruppen og SAS frem til sommerferien skal udvikle, vil organisationen i endnu højere grad skulle levere input. Kollegerne skal kort sagt være med til at fastslå og diskutere, hvilke stamdata styrelsens ABC-modul bygges op omkring.

- For at nøgletallene skal opnå anerkendelse som validt beslutningsgrundlag bredt i styrelsen, må de naturligvis basere sig på data, som der i organisationen er enighed om er korrekte. Og det forudsætter, at man har taget dialogen med hver enkelt afdeling, fastslår Thomas Thellersen.

Sidste brik til puslespillet
ABC skal give Udlændingestyrelsen de sidste detaljerede nøgletal, som ledelsen endnu mangler, for at have det fulde økonomiske overblik og det mest retvisende økonomiske beslutningsgrundlag.

- ABC beregner ikke alene de fulde omkostninger forbundet med produktionen af en ydelse, f.eks. en asylsag. Systemet synliggør også fordelingen af og sammenhængen mellem de delomkostninger, som indgår i produktionen af vores ydelser. Dermed sætter ABC os i stand til kunne gennemskue vores omkostningsstrukturer langt mere tilbundsgående og derigennem få skabt den gennemsigtighed i vores interne økonomi, som vi ønsker, siger Thomas Thellersen

- Vores ambition er, at vi med ABC vil kunne løfte vores økonomiske selvindsigt op i Formel 1-klassen. Fra systemet ønsker vi at få nøgletal, som er anerkendte som validt grundlag for vores dialog og strategiske beslutninger, både internt i huset og i forhold til vores departement, Integrationsministeriet, og vores andre øvre instanser og samarbejdspartnere, fastslår Thomas Thellersen.

Selvom Udlændingestyrelsen med ABC vil få identificeret de mest effektive måder at gribe sin sagsbehandling an på, kræver den fulde udnyttelse af ABC også en stor ledelsesmæssig indsats.

Fuldt ABC-udbytte via aktivitetsbaseret ledelse
- Den nye indsigt i vores interne omkostningsstrukturer, skal jo blandt andet bruges til at identificere og indføre best practice for vores aktiviteter og at få spredt disse ud i organisationen. Kun derved kan ABC blive løftestang for den yderligere effektivisering, som vi satser på, siger Thomas Thellersen.

Dermed slår økonomichefen selv ned på det, som er hele hovedformålet med SAS’ ABC – nemlig SAS^® Activity-Based Management (ABM) eller aktivitetsbaseret ledelse. Hele systemets grundidé er at den nye indsigt i egne omkostninger, skal følges tæt op af ledelsesbeslutninger, som sikrer virksomheden den ønskede effektivisering og strømlining.

_________________

Udlændingestyrelsen har siden hen skiftet navn til Udlændingeservice.