Fremtiden kan bogstaveligt talt læses i stjernerne hos TDC’s Corporate Supply Management, CSM, i hjertet af København. Afdelingens fem mål er synlige for alle i hverdagen, for visionerne er skrevet ind i lysende stjerner, herunder visionen om at TDC skal råde over: ”Danmarks bedste indkøbsfunktion”.

I CSM er strategien på plads og redskaberne parate til at hjælpe medarbejderne med at indfri ambitionerne. Indkøbsstyring er et af de højt prioriterede områder. For at opnå overblik, transparens og ikke mindst betydelige rabatter, skal koncernens indkøbere til at anvende TDC's centrale SAS^® SRM, Supplier Relationship Management. Et system, der benyttes til indkøbsanalyse, som skal være med til at gøre TDC CSM til Danmarks bedste indkøbsfunktion.

Ét koncernfælles indkøbssystem
Tidligere var det kun en lille skare, der benyttede det fælles system til indkøbsstyring i koncernen. Mange lokale særaftaler og skuffesystemer florerede, for hverdagen er travl, og vanens magt er stor. Men skal TDC-koncernen for alvor have gavn af sit indkøbsstyringssystem, skal alle indkøbere sige farvel til en mere autonom indkøbsstil til fordel for et centraliseret system, der spiller direkte sammen med koncernens systemer til styring af logistik og økonomi.

Med et årligt indkøbsbudget i milliard-klassen kan selv en promillebesparelse spores direkte på bundlinjen. Derfor er det essentielt for TDC at få alle koncernens indkøb registreret for at skabe viden om antallet af leverandører, overblik over indkøb, identificere synergimuligheder, forbedre performance og lagerstørrelse med mere.

- Ved at få et totalbillede af vores indkøb, kan vi opnå bedre rabataftaler med vores leverandører, og vi kan også se, om der er afdelinger, der køber udenfor kontrakterne. Men der ligger også besparelser i at få automatiseret procedurerne, så indkomne fakturaer f.eks. kan matches automatisk imod en indkøbsordre for derefter at blive sendt til betaling, pointerer Gert Skou-Madsen, projektchef i Corporate Supply Management hos TDC.

Synlige gevinster
- At ændre brugeres adfærd kan ikke gennemføres ved stokkemetoder alene, det kræver, at man giver råd og vejledning og får synliggjort gevinsterne ved nye og ændrede processer og procedurer, og at man giver brugerne mulighed for at få indarbejdet de nye rutiner og værktøjer, siger Gert Skou-Madsen.

For at give de op mod 100 brugere lejlighed til at lære systemet at kende, besluttede TDC sig for i samarbejde med Teknologisk Institut og SAS Institute at udarbejde et enkelt og hurtigt e-læringsprogram, der er knyttet til applikationen, så de nye brugere altid har hjælpen ved hånden.

- Kravet er et hurtigt e-læringsprogram, der også kan anvendes som opslagsværk. Det skal være renset for overflødig tale og unødvendige informationer, og det skal kunne køres igennem på meget kort tid, fortæller Gert Skou-Madsen.

SAS Institute havde et amerikansk e-læringsprogram, der var en to timers bred indføring til anvendelse af SAS^® SRM. Teknologisk Institut fik til opgave, at skære helt ind til benet og kun vise lige præcist, hvordan medarbejdere skal hente informationer i indkøbsstyringssystemet. Efter tilpasningen tager det kun ti-tolv minutter at komme gennem de nødvendige trin i e-læringsprogrammet.

- På Teknologisk Institut har vi gode erfaringer med at lave ultrakorte e-læringssprogrammer. E-læring er et optimalt effektivitetsværktøj, når det bruges rigtigt, fortæller Susanne Christoph, Teknologisk Institut. Hun er chef i en uddannelsesafdeling, der bl.a. har specialiseret sig i at udvikle e-læring til støtte i brug af it-programmer, og hun har også tidligere samarbejdet tæt med TDC.

Kort og præcist
Hendes råd til virksomheder er, at e-læring skal være kort og præcist samt altid være lige ved hånden på pc’en eller virksomhedens intranet, så medarbejderne ikke oplever ventetid, og altid kan få support med det samme.

- E-læring bør ikke altid omfatte en præsentation af virksomheden, visioner og værdier.

Læg i stedet et kort e-læringsprogram direkte på de applikationer, medarbejderne skal have hjælp til at anvende. Så er vejledningen lige ved hånden, anvendelsen af applikationen øges, og alle bliver glade, siger Susanne Christoph.

Hos TDC er træningsprogrammets brugerflade absolut identisk med det billede, der efterfølgende møder medarbejderne i indkøbsstyringssystemets brugerflade.

- Det fremmer indlæringen, når brugerne er i et kendt TDC-univers, og vi synes løsningen er meget vellykket. E-læring på denne måde sparer os for mange og lange kursusdage, og de brugere, der ikke benytter systemet så tit, har altid hjælpen ved hånden, når de skal finde leverandørinformation og kontraktuelle oplysninger, så det mindsker belastningen på vores supportfolk, siger Gert Skou-Madsen.

SRM giver indkøberne mulighed for at foretage omkostningsanalyser og analysere indkøbet samt se nøgletal og lageroversigter på forskellige niveauer. Brugerne kan selv trække rapporter ud af systemet og dermed levere informationer til ledelsesrapporter og leverandører. På sigt vil SRM systemet også kunne understøtte benchmarking.

Optimal udnyttelse
- SAS har tidligere haft ry for at være et nørdet værktøj for talknusere, men sådan er det ikke i dag. Brugergrænsefladerne er tilpasset brugerne, der nemt kan fremsøge de nødvendige oplysninger i indkøbsstyringssystemet. På denne måde bliver SAS-værktøjer pludselig noget, der også kan bruges af almindelige mennesker, siger Gert Skou-Madsen.

Samarbejdet mellem TDC, SAS Institute og Teknologisk Institut har været frugtbart for alle parter, for alle har lært noget undervejs.

- Det har været spændende som softwareleverandør at få mulighed for at være med til at påvirke brugerne direkte med dette superkorte e-læringsmodul. Det er skræddersyet til at få brugerne hurtigt i gang og giver optimal udnyttelse af systemet fra dag ét. Det har været inspirerende at samarbejde med TDC og Teknologisk Institut, og vi ser bestemt muligheder for at samarbejde på andre områder i fremtiden, siger Relationship Manager Jesper Jensen, SAS Institute.

På opslagstavlen i Gert Skou-Madsens kontor hænger et lille skilt påskrevet ”WTGBRFDT.” Det er forkortelsen for ”What’s the Good Business Reason for Doing This?”

- Det er min egen private ledetråd og det spørgsmål, som jeg tænker ind i alle projekter, siger Gert Skou-Madsen.