Skov- og Naturstyrelsen bogfører mere end to millioner observationer om året med afledte tabeller. Nu kan alle i organisationen finde helt tilbage til grundbilag.
Vicedirektør Jens Peter Simonsen, Skov- og Naturstyrelsen: -Vort nye system giver en øjeblikkelig afspejling i ændret påvirkning regnskabsmæssigt og budgetmæssigt af statsskovdriften, og vi er i stand til at arbejde med nøjagtige konsekvensanalyser.
Skov- og Naturstyrelsens regnskabssystem kører på en DB2-baseret mainframe, og siden 1993 har styrelsen modtaget regnskabsoplysningerne via 40-50.000 rapporter om måneden kørt ud på endeløse baner.
Skovfoged Søren Agerlund, Skov- og Naturstyrelsen: - Det var umuligt at overskue alle disse papirrapporter, derfor forsøgte Skov- og Naturstyrelsen med en elektronisk rapporteringsdel på mainframe, men vi var ikke tilfredse med omkostningsniveau og performance.
I 1997 gennemførte Skov- og Naturstyrelsen en nyopdeling af regnskabet, som skabte et behov for nye rapportværktøjer. Skov- og Naturstyrelsen startede derfor et pilotprojekt sammen med SAS.
Dynamiske rapporter
-I samarbejde med SAS lykkedes det os at udvikle systemet på tre uger til både papir og web med statiske rapporter. Den succes gav os blod på tanden til at gå videre med et egentligt intranetprojekt og et data warehouse med dynamiske rapporter og ledelsesrapporter. Vi udviklede systemet i 1998-99. Systemet blev gradvist frigivet men er under stadig udvikling. Vi har selv kapaciteten til at køre det på Base SAS®, men fik vidensoverførsel om data warehouse, siger Søren Agerlund.
Målgruppen for intranettet er 25 statsskovdistrikter med fast opkobling. 125 skovfogeder, som kobler sig op via ISDN fra boligen samt sagsbehandlere, i alt 350 brugere. Der er tale om et redskab for dem ude i skoven til at finde vej gennem rapporterne. Det har været frustrerende for skovfogederne, at de i de sidste 20 år, har skullet registrere på et detaljeniveau, som de ikke selv har kunnet se resultatet af. Det har de mulighed for med det nye system. Systemet kan bl.a. vise driftsresultatet for hver enkelt af de ca. 62.000 arealenheder, der findes i statsskovene.
-Performance har naturligvis været vigtig for os, det gælder både i systemet og over nettet. Derfor har vi først testet systemet på Læsø, Bornholm og Odsherred. Oprindeligt arbejdede vi kun med rent økonomiske kalkuler. Nu bliver vi i stand til at arbejde med nøjagtige konsekvensanalyser for, hvad det betyder at lave om på driften. Skov- og Naturstyrelsen har selv været med til at udvikle en viewer, så man nu trækker 100 procent tidstro data fra mainframen. Projektet finansierer sig selv inden for tre år, fordi styrelsen sparer processorkraft hos mainframe-leverandøren, da data trækkes hjem og behandles på egen server, understreger Søren Agerlund. I systemet viser Søren Agerlund bevillingsrapport for Odsherred skovdistrikt med ramme- og projektbevillinger. Budgetrapporter opdelt på: Erhvervsmæssig skovdrift, naturbeskyttelse, friluftsliv, samt rapporter for bygningsvedligeholdelse.
-Distrikterne styres budgetmæssigt via et formålsregnskab. Budgetrapporterne viser eventuelle afvigelser i budgettet og sammenligner i forhold til sidste år. Det er muligt at gå helt ned og se besparelser på maskiner og holde det op mod budget og regnskab i rapporten. Alle kan se alles data og sammenligne sig selv med kollegerne. Skov- og Naturstyrelsen startede med en gradvis introduktion og gendannede kendte rapporter for til sidst at skippe printet. Der er totalt 700 brugere i Skov- og Naturstyrelsen, og vi har den glæde at alle skovridere, skovfogeder, fuldmægtige og distriktssekretærer bruger systemet.
Styr på stormskader
Skov- og Naturstyrelsen adskiller sig fra de fleste statslige styrelser ved at have en anseelig forretningsdel. Styrelsen skal derfor både være i stand til at håndtere en privat virksomheds økonomisystem og udarbejde et statsregnskab til offentligheden.
Handelskontoret har andre behov end resten af organisationen. Det gælder f.eks. salgsstatistikker på råtræ eller hvor mange kubikmeter af en given træsort, der er solgt i perioden.
- På grund af stormfaldet fik handelskontoret behov for at skaffe sig overblik over træet, og hvor meget der skulle lægges i vand, så det ikke tørrer ind. SAS satte os i stand til lynhurtigt at tilpasse systemet til at give dem de relevante data, siger Søren Agerlund.
Skovfoged Dirch Zibrandtsen fortsætter: -Da skoven væltede i det sidste stormvejr, var vi nødt til at etablere vandlagre til stammerne. Det eksisterende lagerstyringssystem var ikke egnet til at håndtere situationen. Vi havde derfor lynhurtigt behov for et system til styring af situationen. Det behov fik vi løst på godt to dage, så nu har vi overblik over, hvad der ligger på de enkelte lagre, når skovfogederne indtaster på webben.
Siden har vi også udskiftet et system på tre måneder. Det giver mulighed for at ordne salgsstøtte-materiale, kundeanalyser og priser. SAS erstatter også fakturakopier, som vi nu kun gemmer i elektronisk format.
