I Skov- og Naturstyrelsen var prognoseværktøjer og al løninformation bygget op i Crystal Report på SCL-data, og overgangen til SLS blev en stor udfordring, fordi data ikke var konvertible. Det betød at Skov- og Naturstyrelsen efter overgangen til SLS fik leveret data på lønområdet i kommaseparerede tabeller, der uden videre bearbejdning, var uforståelige for de fleste.

Denne udfordring satte nogle tanker i gang hos souschef Søren Friese i personalekontoret. Ved brug af SAS programmer og licenser i Skov- og Naturstyrelsen fik han på kort tid udviklet et dynamisk intranetbaseret system til at håndtere løn- og personaleinformation.

Overblik er nødvendigt
Med et sparekrav på 100 mio. kr. og en deraf følgende personalereduktion på 160 personer over de næste fire år, har Skov- og Naturstyrelsen ikke ressourcer til et stort galvaniseret it-projekt. Omvendt er behovet for overblik over udviklingen på lønsiden bestemt ikke blevet mindre.

-Hvis vi taber overblikket, kan vi ikke administrere ordentligt, så enkelt er det, siger Søren Friese.

Han ser it-understøttelse som en absolut nødvendighed i personaleafdelingen. For ham har det været en spændende udfordring at udvikle løsningerne.

-Det var vigtigt at kunne få rådgivning undervejs fra styrelsens eksisterende SAS-konsulent, der i høj grad respekterede, at jeg var sådan en ”ikke-ekspert", der gerne selv ville slå alle sømmene i, fortæller Søren Friese.

Hurtig og billig løsning
-Som ansvarlig for lønsumstyringen med et budget på omkring 370 mio. kr. var det ikke sjovt, da alle data forsvandt ved overgangen til SLS. Jeg var vant til at hente en kopi af mine data via nettet, men nu duede mit værktøj ikke længere. Mit mål blev derfor at finde en løsning til hurtigt, billigt og med brug af husets eksisterende byggeklodser at kunne trække de relevante oplysninger ud af de returdata, vi nu købte på en cd-rom fra Økonomistyrelsen, fortæller Søren Friese.

Behovene var lette at definere. Det handlede om at kunne hente og organisere data - f.eks. samkøre tabeller - og endelig om at gøre resultaterne tilgængelige for andre brugere via intranettet samt styre rettighederne til at se materialet.

Styrelsen brugte i forvejen SAS programmer til styring af økonomi og salg af træ, og det viste sig, at vi allerede havde de fleste af de nødvendige programmer og licenser i huset. Sammenlagt har jeg kun brugt 14 dage på at få vores nye system til at fungere, fortæller Søren Friese.

SAS løsningerne henter data fra de kommaseparerede tabeller på en cd-rom, renser og tilrettelægger dem og genererer rapporter on demand. I dag er de basale rapporteringsbehov dækket ind, og personalekontoret i Skov- og Naturstyrelsen kan igen vælge at se f.eks. en rapport over årsværk i regionen eller en oversigt lønsum fordelt på personalekategori.

Lokal tilpasning
Løndata er komplekse og skal altid tilpasses decentralt i de respektive ministerier, styrelser og forvaltninger. Der skal foretages et stykke basisarbejde med at omskrive koder, så der optræder f.eks. skovarbejdere og forstfuldmægtige i stedet for koder og numre i Skov og Naturstyrelsens oversigter og ledelsesrapporteringer.

Skov- og Naturstyrelsen tæller ansatte i både centralstyrelsen, og på seks landsdelcentre og 14 statsskovdistrikter. Det kræver en hel del specielle tilpasninger.

Gør det selv
-Vi er blevet vænnet til, at it-projekter altid er noget med et team, foranalyser og kravspecifikationer, men sådan behøver det ikke nødvendigvis at være. Ved hjælp af SAS Enterprise Guide, der er en enkel visuel guide til en omgang hardcore programkode, fandt jeg ud af at udvikle et nyt værktøj tilpasset den lokale forretning i Skov- og Naturstyrelsen, siger Søren Friese.

-Det er smart at gøre det hele i SAS, fordi det er let at anvende, uden at man behøver at kunne programmere. Vi er startet småt og sikrer, at fundamentet er i orden, og så tilpasser vi løbende, siger Søren Friese, der med sin løsning har genskabt overblikket over lønsumsstyringen og fundet en hurtig og kvalificeret løsning på et problem, der er fælles for mange statsinstitutioner.