Et godt stykke inde i 2005 er man i Odense kommet en hel del tættere på svarene på ovennævnte spørgsmål. Med investeringen i SAS Intelligence Platform i den seneste version 9 (SAS9) - og en ny overordnet data warehouse strategi på plads, ved kommunen nu, hvad man fremover vil på det område, som it-fagfolk kalder business intelligence (BI) og hvorfor.

Brug for kvalificeret indsigt
Ifølge projektleder Anna Lise Kianzad, som er tovholder for data warehouse strategiarbejdet, sigter kommunen med sin satsning på at få gjort sin samlede "databank" langt mere tilgængelig, brugbar og værdifuld for beslutningstagere på alle niveauer i alle kommunens fem forvaltninger. Det muliggøres, når kommunen i 2006 samler sine it-ressourcer i et fælles it-kompetencecenter, der skal være med til at løfte data warehouse udviklingsarbejdet.

- Hidtil har vi brugt uforholdsmæssigt meget krudt på at tilvejebringe de nødvendige "tværgående data" – f.eks. til brug for udarbejdelsen af vores budgetter. Data, som jo dybest set i forvejen ligger gemt i vores data warehouse, men ikke på en så struktureret måde, at de er umiddelbart tilgængelige for os, forklarer Anna Lise Kianzad.

De tre hovedelementer, som Odense med SAS9 især satser på, er for det første et fælles og brugervenligt rapporterings- og publiceringsværktøj, SAS^® Web Report Studio, som langt flere af kommunens medarbejdere fremover skal bruge i deres daglige arbejde. Det andet element er en ledelsesinformationsportal, som skal stå for distributionen af alle ledelseskritiske nøgletalsrapporter m.v. til kommunens administrative og politiske ledelse. Som et tredje og sidste element ønsker Odense med SAS9 at videreudvikle sin lønsumsapplikation og gøre den til omdrejningspunktet for kommunens fremtidige lønsumsstyring.

”Vision Odense” gjort operativ
Økonomi- og planchef Marianne Rasmussen er sammen med it-chef Kristian Buhl Hansen ansvarlige for den del af kommunens igangværende strategiproces, der angår udvikling og tilvejebringelse af ledelsesinformation.

Strategiarbejdet vil ikke grundlæggende ændre på, at kommunen også fremover holder fast i sin administrativt delte ledelse. Men det er Marianne Rasmussens erklærede mål - med afsæt i kommunens strategier for udvikling og vækst, "Vision Odense" - at få skabt sammenhæng i mål og politikker fra politisk vision til handling til fordel for en mere tværgående og helhedsorienteret kommunal forvaltning.

- Vi har valgt at gøre økonomi-, it- og HR-områderne til løftestængerne i det tværgående samarbejde og dermed understøtte arbejdet med at føre ”Vision Odense” og dens specifikke målsætninger ud i livet. Her har vi indtil nu manglet et fælles værktøj til løbende at kunne følge og overvåge, om vi styrer i den rigtige retning. Men det værktøj har vi nu med SAS9, siger Marianne Rasmussen.

At det blev SAS^®, som Odense valgte som platform og grundskelet for sit strategiarbejde er ingen tilfældighed, fortæller Marianne Rasmussen.

- SAS en relativ dyr løsning – men SAS er en meget fleksibel løsning, som særligt giver fordele med nogle gode analytikere i organisationen, som både kan betjene værktøjerne og ved, hvordan data skal kombineres for at give den indsigt og viden, brugerne efterspørger. Men vi valgte SAS, fordi vi har disse analysefolk, og fordi de ser SAS som det bedste valg, bl.a. på baggrund af, at vi i over 15 år har haft gode erfaringer med at anvende SAS-værktøjer flere steder i organisationen. Endelig passer det os fint ikke at gøre os mere afhængige af KMD, end vi i forvejen er på grunddataområdet, siger Marianne Rasmussen.

Med "Vision Odense" er det planen, at de fem forvaltninger skal formulere deres behov og mål på data warehouse området. Men for at sikre den ønskede helhedstænkning går strategiarbejdet også på tværs af forvaltningerne. På den måde får man skabt helhedstænkning samtidig med, at man med den nye SAS platform får brudt sit visions- og strategiarbejde ned i overskuelige og målbare etaper, forklarer Marianne Rasmussen.

- Vi arbejder os hen imod en it-løsning, hvormed vi hele tiden kan klikke os et klik dybere ned i målhierarkiet, som har en meget klar rød tråd mellem den overordnede vision og de mål, der er sat for den enkelte forvaltning, politik og helt ned på institutionsniveau, siger Marianne Rasmussen.

Plads til forbedringer
Som i mange andre af landets kommuner er det også i Odense Ældre- og Handicapforvaltningen, der er længst fremme med at udnytte kommunens data warehouse operationelt, taktisk og strategisk. Således betjener en kreds af over 200 personer sig i dag af et fælles SAS baseret rapporteringssystem. Systemet sørger ikke blot for løbende at overvåge, om ældre- og handicapopgaverne udføres til den aftalte pris og kvalitet, men er også i stand til at benchmarke de forskellige enheder med hinanden.

Men selvom forvaltningens vitale rapporteringsgrundlag for så vidt er på plads, er det ikke det samme som, at meget ikke fortsat kan blive bedre på området. Det siger adm. direktør for Ældre- og Handicapforvaltningen, Aage Juhl Nielsen, der årligt disponerer over et budget på kr. 1,6 mia. og i alt 4.000 ansatte.

- Vi sigter på, at stadig flere enheder med den nye, mere brugervenlige SAS9 fremover vil være i stand til at lave udtræk og rapporter på egen hånd. En anden udfordring er at blive endnu bedre til at målrette vores rapportering. I dag er det stadig ofte vanskeligt for f.eks. vores afdelingsledere at gennemskue, hvilke rapporter, der er relevante for lige netop deres funktion. Af samme årsag har vi de seneste to år brugt megen tid på internt at få fastslået, hvilke informationer, der er afgørende for, at vores forskellige brugergrupper bedst kan bidrage til at indfri vores målsætninger, siger han.

Bygger et fuldt balanced scorecard
Hvad angår ledelsesinformationen er det Ældre- og Handicapforvaltningens vision at få opbygget et egentligt balanced scorecard, som understøttelse af forvaltningens fremadrettede udviklingsarbejde, fortæller Aage Juhl Nielsen.

- Efter en række økonomisk trange år, kombineret med konkurrencen fra private udbydere, har vi indtil nu måttet holde blikket skarpt rettet mod at sikre, at vi overholdt vores budgetter og de lovmæssigt fastsatte ydelses- og servicekrav, siger han.

Og selvom forvaltningen lejlighedsvis har gennemført kvalitative målinger af bl.a. sine brugere og medarbejderes tilfredshed, har den først nu for alvor overskud til at tage mere systematisk fat på også at måle på og styre efter de blødere sider af ældre- og handicaparbejdet.

- Men vi arbejder målrettet på om nogle år at have et fuldt og 360 graders dækkende balanced scorecard at styre efter. I stedet for at få hele huset fiks og færdigt har vi blot måttet starte fra grunden og selv gradvist bygge det op, slutter Aage Juhl Nielsen.