Børne- og familieområdet er et vanskeligt område at forvalte. Den sociale indsats for børnene i Københavns Kommune er en af de tunge poster i forvaltningens budget, og samtidig er området stærkt decentraliseret med mange forskellige centre og institutioner.

En ny kvalitetsmåler-løsning undersøger automatisk sammenhængen mellem aktiviteterne registreret forskellige steder i it-systemerne. Resultaterne vises løbende på forvaltningens intranet, og hvis der er mistanke om uoverensstemmelser er området markeret med rødt. I alt 3.000 medarbejdere har mulighed for dagligt at følge registreringer af aktiviteter og forbrug, og de kan alle se kvalitetsmåleren på forvaltningens intranet.

Vanskeligt at bevare overblikket
-Vores erfaring viser, at der ofte har været forskellige opfattelser af sammenhænge mellem aktiviteter og budgetanvendelsen på børne- og familieområdet. Fire forskellige usammenhængende it-systemer og en stor spredning i it-anvendelsen gjorde overblikket vanskeligt, siger projektleder Kit Roesen fra Københavns Kommune.

Problemer med datakvaliteten viser sig f.eks., hvis et barn flytter til en anden kommune uden at det er blevet registreret. Barnet kan dermed stadigvæk optræde i statistikkerne og således give et forkert billede af ressourceanvendelsen f.eks til døgnanbringelser, psykologhjælp eller andet.

-Vores opgave er at finde de potentielle uregelmæssigheder, og håndtere dem undervejs, i stedet for at de dukker op i slutningen af året, når det nye budget skal forhandles, siger Kit Roesen.

Inspiration fra amerikanske projekter
Københavns Kommune ligger helt i front med hensyn til at anvendelsen af avancerede it-løsninger i Familie og arbejdsmarkedsforvaltningen. I 2001 vandt Københavns Kommune en pris for årets bedste SAS-anvendelse, og præmien var bl.a. en billet til deltagelse i SAS Institutes internationale brugerkonference i USA. Her fik Københavns Kommune inspiration til datakvalitetsprojektet.

-For os var det et pionerprojekt, og vi kunne ikke på forhånd forudsige resultatet. Men den færdige løsning har skabt større accept og enighed om aktiviteterne på området, og det er en værdifuld gevinst for alle involverede parter, siger Kit Roesen.

Husk at kommunikere undervejs
-En af de væsentligste erfaringer fra projektet var, at vi måtte afsætte flere ressourcer til kommunikationen end vi oprindelig havde beregnet. Det er vigtigt, at alle berørte parter forstår hvad vi laver, for den endelige løsning bliver først værdifuld, når alle er med. Hvis datakvaliteten er god nok, kan man f.eks. finde tendenser der rækker langt ind i fremtiden, og det kan være en god støtte til beslutningsprocessen, siger Kit Roesen.

Københavns Kommune er ikke afvisende overfor idéen om at implementere lignende løsninger på andre områder i forvaltningen. Det første projekt gav værdifulde erfaringer, som vil gøre kommende projekter lettere at implementere.

-Der sidder hjælpere og ildsjæle klar alle mulige steder i forvaltningen. Hvis vi får dem i dialog, får vi en masse ideer og en god forankring i hele organisationen. Jeg er af den klare overbevisning, at det godt kan betale sig at bruge tid på at finde dem, slutter Kit Roesen.