-Den nye struktur i København og øget fokus på kvalitet samt økonomi afføder nye krav til ledelsesinformationen, som skal være mere detaljeret og mere fleksibel for at tilfredsstille spørgelysten fra politikerne. Det er nødvendigt at kunne belyse sammenhængen mellem økonomi og bløde data. Vores opgave er at kunne levere ledelsesinformationen til både politikere og de medarbejdere, der har brug for det i den daglige styring, siger Vicedirektør Sven Bjerre fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (FAF) i Københavns Kommune.
FAF er netop ved at sætte strøm til et intranet, som flytter ledelsesinformationen længere ud i organisationen, åbner for nye datatyper og giver meget sofistikerede muligheder for brugerne. Det nye system er med forholdsvis få ressourcer udviklet af konsulenter fra SAS Institute i tæt samarbejde med FAF's egne eksperter inden for ledelsesinformation. Løsningen bygger udelukkende på SAS®-Systemet, der via et intranet styrer brugernes forespørgsler i et data warehouse på forvaltningens kraftige NT-server. Systemets multidimensionale database tillader meget avancerede og tværgående analyser, hvor brugeren kan sætte en stor analyse i gang ved at pege og klikke i sin browser. Den nye og fleksible ledelsesinformation er blevet udviklet midt i en turbulent periode, hvor kommunen er gået fra magistrater til udvalg, og en del opgaver er blevet decentraliseret til socialcentre og bydelsråd.
Kvalitative data til målstyring
-500 brugere ser nu informationen i en grafisk brugergrænseflade via browseren, hvilket giver en flottere præsentation af informationen. Men det er langt vigtigere, at vi nu kan få nye brugere ude på institutionerne med på systemet, for det giver også adgang til nye informationer. For eksempel kan vi indsamle mere kvalitative data om et personales uddannelsesniveau, siger Sven Gaffron, der er leder af afsnittet for ledelsesinformation med i alt tre medarbejdere, som er placeret i forvaltningens it-kontor.
Netop kombinationen af bløde og kvalitative data med økonomidata er et område, som kommunen fortsat vil fokusere på i fremtiden. Det sker som et led i forberedelsen af et ledelsesinformationssystem til ledelsen af FAF. Et system, som belyser både aktiviteten og målrealiseringen på de mest centrale mål i forvaltningen. I forvejen modtager FAF's data warehouse information fra 80 forskellige delsystemer - bl.a. systemer til beregning og udbetaling af bistandshjælp, dagpenge, boligstøtte, løn, daginstitution, hjemmehjælp, børn & unge og det nye økonomisystem Oracle Financials. Data ligger veltilrettelagt i mange dimensioner fordelt efter forvaltningens organisatoriske struktur og sagsområder.
-Nu kan brugeren lave sin helt egen multidimensionale rapportering ved at pege og klikke på de niveauer og de områder, der skal rapporteres om. Man får simpelthen en grafisk brugerflade til at lave sin egen sammenstilling af data på det ønskede niveau og med de ønskede dimensioner. Jeg kalder det en virtuel kube, siger it-chef Peter Hegnhøj. Teknisk set bliver brugerens klik på skærmen via Java til en multidimensional forespørgsel i det centrale data warehouse.
-Intranetløsningen med den grafiske brugergrænseflade og dens fleksible rapportmuligheder er meget mere brugervenlig for vores almindelige brugere af informationssystemer end det hidtidige system, som er tegnbaseret og afvikles på en mainframe. Vi forventer, at der bliver cirka 1.500 brugere af det endelige system, siger Steen Søskov, som har ansvaret for brugergrænsefladen i det nye system.
Brugere på alle niveauer
Brugerskaren på 500 personer hos FAF består både af gruppeledere, centerledelser og direktion: Gruppelederne ude i socialcentrene bruger informationen i den daglige drift, og de får nogle faste rapporter - 120 skærmbilleder - med mængder, økonomi osv. De er så tæt på det virkelige liv, at de samtidig kan checke, om den elektroniske information nu også er rigtig, og derfor udgør de en meget vigtig brugergruppe. Lederne af centre og fagkontorer vil se data fra forskellige synsvinkler for at styre deres ansvarsområde og understøtte direktionen med information. Desuden laver analysemedarbejderne på dette niveau ad hoc analyser af særlige spørgsmål. Endelig bruger direktionen systemet til at få de helt overordnede nøgletal, og som på alle andre niveauer kan man bore sig ned gennem forskellige lag i informationen og på den måde finde årsagerne til en bestemt udvikling.
-Det nye system bygger på en tradition for ledelsesinformation, som vi har opbygget siden 1993. Det startede som hjælpeprogrammer til økonomisystemet, men det udviklede sig hurtigt til et ledelsesinformationssystem. I starten med fokus på at "optælle" mængder på de lovbestemte områder. Siden har vi koblet ressourcer og indsats sammen, og nu er det interessante at måle den overordnede effekt på tværs af lovgivningsområder, siger Sven Gaffron.
FAF vil bruge det nye system til at indsamle viden om effekten af indsatsen - bl.a. ved hjælp af elektroniske spørgeskemaer til brugerne af informationssystemet. I det hele taget er ledelsesinformationens tværgående overblik en forudsætning for at målrette ressourcer og indsats i kommunens bydele, så det sociale arbejde får størst mulig effekt.
