-Den nye decentrale styreform, som Københavns Kommune fik for få år siden, øger kravene til effektiv økonomistyring. I en sådan situation er det afgørende, at medarbejderne i forvaltningerne og forsøgsbydelene har de bedste muligheder for at følge op på økonomien, siger adm. direktør i Økonomiforvaltningen, Kurt Bligaard. Københavns Kommune er en forretning, som årligt omsætter for mere end 40 milliarder kroner. Med reformen af styrelsesvedtægterne blev kommunen opdelt i selvstændige forvaltninger, som hver styrer sin egen økonomi.

-Økonomiforvaltningens arbejde er at samle trådene. Vores opgave er bl.a. at levere styrings- og ledelsesinformation til både politikere og de medarbejdere, der har brug for det i deres daglige arbejde, siger han.

Københavns Kommune har udviklet et nyt intranetbaseret økonomirapporteringssystem. Dette er udviklet ved hjælp af SAS^®-software, således at informationerne flyttes længere ud i forvaltningerne. 2.500 medarbejdere kan i dag trække deres økonomioplysninger fra et data warehouse, som er baseret på tal fra København Kommunes Økonomi- og Ressource-styringssystem (KØR). Dette data warehouse er udviklet for forholdsvis få ressourcer af kommunens egne udviklere fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltning samt konsulenter fra SAS Institute.

På salgsturné
-I løbet af 1999 konstaterede vi et behov for at supplere KØR med et data warehouse til brug for økonomirapportering. Løsningen indebærer, at data fra KØR bliver overført til et data warehouse baseret på SAS^® Systemet, siger vicekontorchef og projektleder i Økonomiforvaltningen Erik Madsen.

Han fortæller, at KØR indeholder enorme mængder af økonomidata, og at det er bygget på verdens største MVS-baserede Oracle Application installation.

-Med vores data warehouse ser brugerne rundt omkring i forvaltningerne og forsøgsbydelene nu på en let og overskuelig måde hvilke økonomistyringsdata, der ligger gemt i Oracle systemet. Alt hvad de behøver for at få adgang til økonomidata er en internetbrowser. Data warehouse-projektet var færdigt på tre måneder, og så gik Økonomiforvaltningen på salgsturné i forvaltningerne og forsøgsbydelene.

-Hvis ingen anvender systemet, er det jo blot en fejlagtig it-investering, men medarbejderne er begejstrede for systemet.

Ny konsulentfunktion
I dag bruger alle forvaltninger og forsøgsbydele systemet. Økonomiforvaltningen er nu i langt højere grad end tidligere blevet en sparringspartner for medarbejderne rundt omkring i kommunen. I det nye system ligger flere standardrapporter, som løser en række tilbagevendende rapporteringsopgaver. Med få klik med musen får medarbejderne nu hurtigt og simpelt en økonomirapport over lige præcis det niveau i kommunen, de ønsker. Ifølge Erik Madsen er brugerne især begejstret for den særlige rapportgenerator. Denne er baseret på en tidligere version udviklet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til brug i deres eget informationssystem.

-Med rapportgeneratoren skaber forvaltningerne selv den økonomirapport, som opfylder deres konkrete behov. De skaber en rapport, hvor medarbejderen får de budget- og regnskabstal, de ønsker. En total fleksibel rapport, hvor de på skærmen kan bore sig ned i data efter behov.

Erik Madsen fortæller, at en skoleleder som ikke besidder egentlige økonomiske forudsætninger nu kan få et hurtigt overblik over skolens økonomi. Alt hvad lederen behøver er at klikke på skolen, herefter kommer en færdig økonomirapport frem på intranettet. En rapport, som uden videre tilretning kan fremlægges for skolebestyrelsen. Tilsvarende gør sig gældende for plejehjem, daginstitutioner og lignende.