700.000 kroner har det kostet at udvikle et IT-system, der i alle ender og kanter kan levere informationer om lønanvendelsen i den store statlige sektor.

Gennem snart fem år har Finansministeriet drevet et internetbaseret HR-informationssystem med oplysninger om løn, sygefravær og personaleomsætning for alle statens virksomheder.
57 mia. kr. bruger staten i år i løn til 156.000 såkaldte årsværk, og det var ønsket om at kunne følge udviklingen i de nye lønformer, der i sin tid fik Finansministeriet til at skabe systemet.

»Sidst i 1990erne skete der en opblødning i de statslige lønsystemer. Lønnen skulle være fleksibel, akkurat som på det private arbejdsmarked. Men i Sverige så vi med bekymring på, hvad der skete tilbage i 1980erne, da mere individuelle lønformer blev indført. Lønudviklingen accelererede voldsomt, og det var ikke meningen med indførelsen af ny løn herhjemme,« siger kontorchef Henrik Nielsen, Personalestyrelsen.

Et unikt system
Derfor besluttede Finansministeriet, at der skulle udvikles et system, der kunne følge udviklingen tæt, og i starten af 1999 blev det egentlige udviklingsarbejde sat i gang.

»Fem mand brugte fem måneder på at udvikle et system på grundlag af standardprogrammel fra softwarevirksomheden SAS Institute. Med udviklingsomkostninger, software og server blev det cirka 700.000 kr.

I dag er det uden at blive dyrere gået hen og blevet et helt unikt HR-system,« siger Henrik Nielsen, Personalestyrelsen.

»Enhver virksomhed i staten kan orientere sig om lønforhold, dels hos sig selv, dels i andre dele af staten. Det kendes ikke på den øvrige del af arbejdsmarkedet. For os var det en afgørende forudsætning, at vi skulle have et system, som vi selv kunne vedligeholde og udvikle,« siger Henrik Nielsen.

Undgår løn-konkurrence
I dag er flere end 600 brugere på systemet, typisk personalemedarbejdere i statens virksomheder og institutioner. Her ligger en guldgrubbe af informationer gemt.

Der kan foretages lønanalyser på alle tænkelige niveauer, man kan sammenligne sin lønstruktur, tillægsanvendelse, lønudvikling og sit lønniveau med andre statslige styrelser.

»Det var ikke meningen med ny løn, at det skulle føre til intern lønkonkurrence i staten. Derfor kan man også følge, hvordan nyansatte aflønnes. Hvis det er på basislønnen, viser systemet indeks 100, og lægges der tillæg oveni, stiger indekstallet tilsvarende. På den måde kan systemet følge, hvordan der lønnes ved nyansættelser.

Alle ministerier og styrelser kan se, hvad andre giver i løn, når de nyansætter. Det er jo i længden uholdbart, hvis et ministerium lønner deres personale markant højere end et andet ministerium,« siger Henrik Nielsen.

Hvem er mindst syg?
Systemet bruges også til at registrere sygdom. Hvordan ser sygefraværet ud i forhold til styrelser, man normalt sammenligner sig med, er en meget brugt option.

»Når man skal vurdere egne forhold, er det afgørende at vide, hvordan det ser ud andre steder. På den måde kan man vurdere behovet for indsats. Sådan kan man også bruge det statslige HR-system,« siger Henrik Nielsen.

Samtlige stillingskategorier i staten, samtlige styrelser, virksomheder og samtlige personer er inde i systemet. Enhver med adgang til systemet kan med få klik analysere eksempelvis sygefraværet i egen virksomhed og sammenligne det med forholdene i staten som helhed eller i udvalgte virksomheder.

»Man kan sammenligne fraværstyper, fraværsperioder, personaleomsætning, nettotilgang, ligestillingsoplysninger og meget mere, alt sammen data, der brugt rigtigt, er et værktøj til bedre ledelse.

Analyser af forbrugstal og fremskrivninger er også meget brugt, og det er, fordi de statslige chefer jo hele tiden skal justere deres organisation,« siger Henrik Nielsen.

Hvor man tidligere kunne bruge mange ressourcer til fremstilling af relativt simple statistikker om personalesammensætning og analyser af sygefraværets fordeling, så har statens virksomheder nu en meget nem adgang til aktuelle oplysninger i den digitale HR-assistent.

Med et internetbaseret system bliver formidlingen hurtig, nem og meget billig.

Hertil kommer så, at man kan følge den daglige brug af systemet - »click-tracking« kaldes det.
På den måde kan systemejeren se, hvad der er hot og hvad der er not.

Den information indgår i overvejelserne om videreudvikling af systemet, og i beslutninger om lukning af mindre anvendte dele.

Ledere kan uddelegere
Den nye lokale løndannelse har stillet nye krav til de statslige ledere. »At arbejde aktivt med løn kræver blandt andet evnen til at koble mål og resultater med evnen til at vurdere den enkelte medarbejders kvalifikationer, kompetencer og indsats.

Samtidig ser vi, at der på enkelte arbejdspladser, afhængig af institutionens størrelse og organisation, kan være relevant at videredelegere kompetencen til at forhandle og aftale løn til underliggende ledelsesniveauer.

Også derfor er det vigtigt med et tværgående IT-system. Alle bruger samme data, samme systematik, og derfor har vi nu gennem fem år bidraget til at forbedre forudsætningerne for HR-arbejdet i statens virksomheder,« siger Henrik Nielsen, Personalestyrelsen.

Men systemet er ikke kun et arbejdsgiverværktøj. De store lønmodtagerorganisationer, eksempelvis AC, Statsansattes Kartel, COII og LC kan kigge delvist med i det statslige lønsystem.
»Naturligvis er det kun i den enkelte statslige styrelse, man kan se helt ned på personniveau. Derudover er adgangen begrænset til bestemte niveauer, så den enkelte statslige medarbejder er beskyttet,« siger Henrik Nielsen.

Artiklen er skrevet af Finn Morsing