-Vi lever i en verden, hvor det er alt-afgørende, at vi kan reagere hurtigt på ændringer i omgivelserne, fordi vores indtjeningsmarginaler er så små, siger økonomichef i Fakta C. F. Thorhauge. -Hvis vi skal tjene penge, er vi nødt til benhårdt at styre vores omkostninger. En liter mælk koster nu engang det, en liter mælk koster, fortsætter han.
Ved hjælp af SAS Financial Management Solution kan den landsdækkende discountkæde langt bedre styre forretningen og håndtere budgetteringsprocessen. -Nu er det slut med alle de dårlige undskyldninger for fejl i budgetterne, siger C. F. Thorhauge.
Et gedemarked
Fakta har opdelt Danmark i 16 regioner, som hver har en chef, der er økonomisk ansvarlig for butikkerne i regionen. Tidligere var budgetteringsprocessen meget rodet, og faren for fejl var stor. Hver region budgetterede for sig og efterfølgende var det IT-afdelingens opgave at indsamle de enkelte regionschefers budgetter. På hovedkontoret i Vejle foregik budgetteringsprocessen manuelt enten ved hjælp af regneark, andre former for dokumenter eller som håndskrevne noter på et stykke papir.
-Allerede for flere år siden stod det klart for os, at situationen var uholdbar. Det var et gedemarked at styre de mange informationer, som skulle fra regionerne og ind til hovedkontoret. Ofte tog det dage eller ligefrem uger at indsamle vores mange forskellige budgetdata, og faren, for at der undervejs i processen opstod fejl, var meget stor, siger økonomicontroller i Fakta Jens Brinkmann.
Speedet processen op
-Sammen med SAS har vi skabt et centralt og brugerstyret system, der indeholder alle budgetrelevante funktioner, lige fra omsætning over allokerede omkostninger til kapacitetsomkostninger, siger Jens Brinkmann. Han fortæller, at når den sidste bruger har indtastet sine tal i systemet, er budgettet i realiteten klar.
-Hele budgetteringsprocessen er langt hurtigere end tidligere. De personer, som sidder ude i regionerne, budgetterer nu på lige fod med personerne på hoved-kontoret. Derfor kan vi nu på kort tid få et overblik over det samlede budget, siger Jens Brinkmann. -I IT-afdelingen har vi i dag intet med budgetteringen at gøre. Nu er det slut med manuelt at indsamle data og checke dem. I dag foregår alt automatisk. Alt arbejdet ligger nu i økonomiafdelingen, fortsætter IT-chef i Fakta Lars Knudsen.
Fakta har gennem hele processen følt, at SAS har levet op til forventningerne, både med hensyn til de IT-mæssige problemstillinger, som opstod, men også med forståelse af discountkædens budgetprocesser.
-SAS har alle dage været en seriøs virksomhed med mange gode referencer. Den SAS-konsulent, som blev tilknyttet projektet, kendte os i forvejen, så allerede fra begyndelsen fik vi den sparring, vi havde behov for. Vi er ikke eksperter i at udfærdige kravspecifikationer, så det var vigtigt, at vi fik hjælp til at omforme vores ideer til virkelighed. Og her har SAS’ konsulent virkelig bevist sin værdi, siger Lars Knudsen.
I forbindelse med implementeringen af det nye budgetteringsværktøj har Fakta gennemført en række interne kurser for medarbejderne for at sikre, at de forstår, hvordan budgetteringen foretages i det nye system.
-Vi har ikke ændret principperne bag budgetteringen, men blot den måde vi gør det på. Ændringen i arbejdsgangen stiller de første par gange krav til brugerne om, at de er vågne og husker at budgettere de rigtige steder. Næste skridt er, at vi via vores Intranet giver samtlige butiks- og regionschefer adgang til budgetopfølgningsrapporterne, siger Jens Brinkmann.
