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SAS Austria
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Transparenz über Grenzen hinweg

Das Europäische Patentamt ermittelt mit SAS® die realen Kosten seiner Produkte

Der Kunde

Das Europäische Patentamt (EPA) ist die zentrale Anlaufstelle für Erfinder und Unternehmen in Europa. Es bietet die Möglichkeit, mit einer einzigen Anmeldung in einem einheitlichen Verfahren Patentschutz in bis zu 38 europäischen Staaten zu erlangen. In den vergangenen 30 Jahren ist das Amt zur zweitgrößten europäischen Organisation herangewachsen. Ausgaben und Investitionen bestreitet es ausschließlich aus seinem Gebührenaufkommen.

Die Aufgabe

Das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in München beschäftigt an insgesamt fünf Standorten rund 6.500 Mitarbeiter. Zur Erreichung von mehr Transparenz und Effizienz bei den Kostenstrukturen sollte das alte Unit-Cost-System ersetzt werden. Ziel des EPA war, seine tatsächlichen Gesamtkosten zu erfassen und diese mit einer Produktivitätsbemessung zu kombinieren. In die Berechnung der Unit Costs sollten deshalb nicht wie bisher nur Produkte einbezogen werden, die Einnahmen bringen, sondern auch solche, die nicht direkt Umsatz generieren. Aus diesem Grund hat das Amt zusätzlich zu den fünf bisher zur Kostenerfassung herangezogenen Produkten drei weitere definiert – eine Voraussetzung dafür, die Kosten optimal zu steuern: Denn nur wenn das EPA sichtbar machen kann, welche Ausgaben für welche Produkte und Standorte anfallen, kann es Einsparpotenziale erkennen und zudem seine Gebühren besser an die realen Ausgaben anpassen. „Das alte System, das wir seit 2002 hatten, war gut. Wir haben jedoch ein System gesucht, das unsere Anforderungen noch flexibler erfüllt", sagt Robert Dunstan, Director Financial Controlling and Statistics beim EPA. So sollte mit der neuen Lösung beispielsweise sichtbar werden, wie sich die Kosten verteilen und wo die Ursachen liegen. Das konnte das bisherige System nicht unmittelbar leisten. Damit waren auch Steuerung und Beeinflussung von Kosten relativ eingeschränkt.

Ein Beispiel für die verursacherbezogene Kostenanalyse: Die tatsächlichen Kosten für das Patenterteilungsverfahren variieren von Anmeldung zu Anmeldung und von Standort zu Standort – vor allem weil der Personalaufwand unterschiedlich hoch ist. Deshalb wollte das EPA ermitteln, wie sich die Kosten verteilen, aufgeschlüsselt unter anderem nach Verfahrensschritten und Standorten. Damit dies gelingt, muss analysiert werden, welche Prozesse welche Ressourcen erfordern und welche Kosten damit verbunden sind. Eine Aufgabe, die das alte Kostenrechnungssystem nicht so genau meistern konnte.

Im neuen System müssen dabei unter anderem die fünf Hauptphasen des Patenterteilungsverfahrens abgebildet werden: Formalprüfung und Erstellung des Recherchenberichts, Sachprüfung, Einspruchsverfahren, Beschränkungs- oder Widerrufsverfahren und Beschwerdeverfahren.

Die Lösung

Das EPA hat sich deshalb dafür entschieden, sein neues Unit-Cost-System mit SAS Activity-Based Management (ABM) – die leistungsstärkste Prozesskostenmanagement-Lösung des weltgrößten Business Intelligence-Anbieters SAS – zu realisieren. Die Lösung ist in die bereits vorhandene SAP-Infrastruktur für die Buchhaltung sowie das SAS Data Warehouse eingebunden und kann auf die notwendigen Daten des EPA zugreifen.

Die Buchhaltung nutzt auf operativer Ebene SAP. Sobald Buchungen durchgeführt sind, werden diese derzeit via Microsoft Excel in das SAS System übertragen und dort mit SAS ABM ausgewertet. Die Ergebnisse werden in Standard-Reports zusammengefasst. Diese werden künftig in regelmäßigen Abständen an die fachlich zuständigen Mitarbeiter weitergegeben, die zudem jederzeit zusätzliche Berichte abrufen können. Auch der Verwaltungsrat des Amts wird regelmäßig über die neuesten Kostenentwicklungen informiert.

Die SAS Lösung erfasst die Gesamtkosten, analysiert diese und berechnet so die realen Produktkosten. Auf diese Weise ist es nun beispielsweise möglich, die Kosten einer Datentrecherche an den Standorten München, Berlin und Den Haag einander auf einer einheitlichen Basis gegenüberzustellen: Die Produktkosten werden vergleichbar – dank SAS kann das EPA jetzt schnell erkennen, wie hoch die jeweiligen Kosten tatsächlich sind und warum sie sich voneinander unterscheiden.

Der Nutzen

  • Höhere Transparenz und Effizienz bei den Kostenstrukturen
  • Kombination der Gesamtkostenerfassung mit der Produktivitätsbemessung
  • Vergleichbarkeit der Produktkosten an allen Standorten
  • Regelmäßige Standardberichte über Unit Costs und Produktivität
  • Genaue Kostenzuordnung auf Basis der Produkte:
    Welches Produkt verursacht welche Kosten? An welchem Standort fallen welche Kosten an?
  • Genauere Kostenrechnung: Es wird sichtbar, wie die Kosten verteilt sind und wo sie verursacht werden 
  • Gebührenbemessung mit Hilfe der realen Kosten


Das Projekt

Wie in der öffentlichen Verwaltung üblich, fand eine Ausschreibung statt, mit der ein Implementierungspartner gefunden werden sollte. Nach eingehender Prüfung der verschiedenen Angebote hat sich das EPA für die Unternehmensberatung ManagementTeam entschieden. Erste Aufgabe des Projektteams war die Auswahl des Softwareanbieters. Dabei haben die Experten neben der Lösung von SAS auch zwei andere Produkte evaluiert. Es stellte sich schnell heraus, dass SAS eine optimale Lösung anbot, die hohen Anforderungen des Amts zu erfüllen. Für SAS sprachen zudem positive Erfahrungen von Unternehmen, auf die bei der Entscheidungsfindung zurückgegriffen werden konnte.

Die Leitung des Amts und die Mitarbeiter werden jetzt regelmäßig eine Aufstellung über die realen Unit Costs erhalten. Zudem können sie jederzeit zusätzliche Reports – etwa zum Kostenindex – anfordern. Mit SAS lässt sich zum Beispiel herausfinden, wie die Kosten seit 2004 inflationsbereinigt gestiegen sind, wie es um die Effektivität steht oder wie sich der Einheitspreis entwickelt hat. So wird schnell deutlich, warum Kosten gestiegen sind. Und damit wird es auch möglich, diese Kosten gezielt zu steuern! Robert Dunstan fasst zusammen: „Weil wir die zu berechnende Produktpalette erweitert hatten, war es anfangs schwierig, die Kosten umzulegen. Mit der Lösung auf Basis von SAS ABM sind wir jetzt in der Lage, entsprechend differenzierte Auswertungen durchzuführen."

Im Juni 2007 hat die Finanzabteilung die Verantwortung für das neue Kostenberechnungssystem von dem Controlling-Office übernommen, das das Projekt geplant und durchgeführt hatte. Der Stabwechsel ist wohlbedacht und mit Blick auf die Zukunft vollzogen worden: Das EPA wird seinen Weg der Kostendeckung konsequent fortsetzen. Durch die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten wird SAS ABM einen großen Beitrag dazu leisten, zum Beispiel eine neue Gebührenbemessung und -strukturierung zu ermöglichen, die die Entwicklung der realen Kosten stärker berücksichtigt.

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Europäisches Patentamt

Business Thema:
Aufbau eines IT-basierten Prozesskostenmanagements, Zuordnung der Kosten zu den Kostenverursachern
Die Lösung:
SAS® Activity-Based Management
Nutzen:
Optimale Steuerung aller Kosten
SAS Partner

ManagementTeam
Unternehmensberatung

Jetzt können wir viel genauer feststellen, wo die Kosten gestiegen sind. Die Steuerung wird damit wesentlich effektiver.

Robert Dunstan

Director Financial Controlling and Statistics beim EPA