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예산 통합 및 보고를 위해 SAS를 선택한 Queensland

호주에서 세 번째로 인구가 많은 Queensland 주 정부는 450만 시민들에게 최대한 효과적으로 서비스를 제공하기 위해 각 부서 또는 서비스 스트림을 효율적으로 운영해야 합니다. 따라서 주 정부 대표들은 다섯 개의 부서를 하나로 통합하였고 통합된 예산, 보고 및 재무 관리를 위해 SAS를 선택하였습니다.

2009년 선거 이후 주 정부 대표들은 다섯 개의 개별 기관들을 하나의 "거대 부서"인 Department of Communities로 통합하였습니다. 네 명의 장관들과 한 명의 단체장이 아동 보호, 지역 사회 및 청소년 정의, 장애인 문제, 가정 및 지역 사회 보호, 지역 사회 정신 건강, 주택 및 무주택자 문제, 다문화 문제, 스포츠 및 여가 활동뿐 아니라 호주 원주민(Aboriginal 및 Torres Strait Islander), 노인 및 여성들을 위한 서비스를 감독하고 있습니다.
새로운 부서의 주된 문제점들 중 한 가지는 재무 관리 시스템의 표준화였습니다. 다섯 개로 분리되어 있던 각 부서들은 보고와 예산을 위해 각기 다른 플랫폼을 사용했었기 때문에 통합 이후 이들은 포괄적인 단일 관점을 가질 수 없었고 이는 장관들에게 정확한 데이터를 제공해주기 위해 반드시 필요한 사안이었습니다.

일관된 의사 결정 지원
예산, 보고 및 재무 관리를 위해 SAS를 선택한 Department of Communities는 모든 서비스에 대한 표준화된 단일 관점을 갖게 되었고 관리자와 장관들이 의사 결정을 내리는 데 필요한 정보를 제공해줄 수 있게 되었습니다.
Department of Communities의 재무 운영 및 시스템 책임자인 Michael Sheehan에 의하면 SAS® Activity-Based Management는 모든 서비스가 동일한 시스템을 사용하도록 표준화하는 작업을 용이하게 해주었다고 합니다.
Sheehan은 "SAS는 일관되고 반복 사용이 가능한 방식으로 데이터를 빠르게 통합하고 매핑할 수 있습니다. 규모, 범위 및 복잡성 증가로 기존 시스템은 무용 지물이 되었고 기술력에도 불구하고 부서가 사용하던 시스템과 도구를 통해서는 원하는 시간 내에 이러한 데이터 통합이 불가능했습니다. SAS는 기본 방식을 개선하고 정보를 신속하게 제공하며 원하는 만큼 확장할 수 있도록 지원해 주었습니다."라고 말합니다.

중복 배제
부서의 통합은 곧 데이터의 통합으로 이어졌습니다. Sheehan의 팀은 SAS를 이용하여 마스터 데이터의 여러 서비스에 할당된 모든 중복된 숫자를 제거하였습니다.
Sheehan은 "여러 서비스 스트림의 데이터 간에 중복되는 내용이 많았기 때문에 이는 간단한 프로세스가 아니었습니다. 마스터 데이터의 중복되는 내용을 삭제해야 했을 뿐 아니라 모든 보고 계층과 하위 수준의 비 마스터 데이터에 일관성을 구현해야 했습니다."라고 말합니다. 일례로, 한 서비스 스트림이 전문성 개발 교육 비용에 사용한 번호가 다른 서비스 스트림이 공급 및 서비스 비용에 사용한 번호와 동일한 경우가 있습니다. 데이터를 통합하면 이러한 중복 내용으로 인해 보고상의 오류가 발생됩니다.

예산 관리는 이 부서의 가장 중요한 업무 중 하나입니다. 그는 "재무 사항을 수정할 수 있는 기업들과는 달리, 우리는 정부의 인력 서비스 환경 내에서 운영되며 일반적으로 우리가 진행하는 작업에 대해 비용을 청구하지 않습니다. 따라서 제공하는 서비스는 효율적으로 제공되어야만 합니다."라고 말합니다.

일괄 처리
부서의 운영 예산은 44억 달러이며 사업부 간 송금 시 중복 계산이 이루어지지 않도록 주의해야 한다고 Sheehan은 설명합니다.
그는 "예를 들어, 하나의 서비스 스트림이 백만 달러를 제공할 경우, 송금될 때 동시에 수금되어야 하며 그렇지 않으면 예산이 44억 달러 미만으로 표시될 것입니다. SAS의 보안 통제가 이를 관리하며, 이는 예산을 균형 있게 재할당하므로 모든 작업이 일괄적으로 진행됩니다."라고 말합니다.
SAS Activity-Based Management는 업계 최고의 배분 도구라고 Sheehan은 말합니다. 그는 "이는 각 개별 데이터 섹터를 총 계정 원장 계정에 기록하고 동인(driver)을 이용하여 일관되고 신뢰할 수 있는 방식으로 신속하게 이를 할당합니다. 우리는 데이터를 로드하고 시스템을 통해 처리한 후 수동 프로세스를 이용하여 수 주일이 아닌 수 일 내에 이를 내보냅니다."라고 말합니다.

중요한 문제 해결
SAS로 전환하는 과정은 결코 순조롭지만은 않았습니다. 기존의 각 부서들은 사용하던 시스템을 계속 유지하길 원했습니다. Sheehan의 팀은 기술적으로 어떤 솔루션이 다른 솔루션들보다 우수한 것으로 평가되었을 지라도 한쪽 편을 들 수 없었습니다.
Sheehan은 "표준화가 필요하다는 의견에는 대다수가 동의하였지만, 모두들 자신이 사용하던 시스템이 우수하다고 생각했기 때문에 자신의 시스템으로 표준화하길 원했습니다. 한 서비스 스트림은 이들이 보조금을 제공하였고 다른 서비스 스트림은 제공하지 않았기 때문에 자신들이 특별하다고 말할 것입니다. 하지만 우리는 이들과 관련된 사항들을 강조 표시하는 부가적인 보고 태그만 있으면 된다고 설명하였습니다."라고 말합니다.
SAS는 각 서비스의 고유한 요구 사항을 충족시키는데 필요한 유연성을 제공한다고 Sheehan은 말합니다. 각 서비스는 각자 업무와 관련이 없는 항목을 감출 수 있습니다. 일례로 모든 서비스에 아동 보호 태그가 필요한 것은 아니므로 이를 감출 수 있습니다.

그는 "우리는 각 서비스 스트림이 기존 계층을 유지하면서 이를 SAS에 로딩하여 일상 업무를 지속할 수 있도록 하였으며 얼마나 더 빠르게 수행할 수 있는 지를 인식할 수 있도록 하였습니다. 우리의 작업 부하에 큰 부담이 되지 않았으며 모든 이들이 결과의 우수성을 확인할 수 있었습니다."라고 말합니다.
부서는 SAS Financial Management도 이용하고 있으며 이로써 필요한 만큼의 계층을 허용할 수 있게 되었습니다. 단일 SAS 시스템으로 이전하게 되더라도 부서는 직원들이 사용하는 기존 시스템 일부를 계속 사용할 수 있습니다.

SAS를 사용한 이후로 부서는 오류가 줄어들었고 보고서를 더 빠르게 생성하고 있습니다. 필요 시 간편하게 계층을 변경할 수 있으며 그 즉시 결과를 받아볼 수 있다고 Sheehan은 말합니다.
구현 작업도 매우 신속하게 이루어졌다고 그는 말합니다. 부서는 이사회에 들어온 요청을 접수한 지 6주 이내에 첫 보고서를 생성하였습니다.
그는 "수치를 업데이트 및 변경하고 이를 SAS에 로드하는 작업은 몇 일이 아닌 몇 시간 내에 완료됩니다. 보고 관점에서 볼 때 변경 작업은 매우 신속하게 이루어지며 이로써 부서는 문제를 찾아 이를 수정할 수 있는 시간적 여유가 늘어납니다."라고 말합니다.

SAS는 부서에 두 가지 큰 혜택을 제공하였다고 그는 말하며, "SAS는 활동 기반의 비용 산정을 통해 보고서를 자동화할 수 있도록 하였으며 이로써 우리는 더 신속하게 정보를 서비스 스트림에 제공할 수 있습니다. 또한 통합 보고에 대한 정확도와 적시 응답 능력이 향상되었습니다. 정보를 얻기 위해 ERP 시스템이 통합될 때까지 기다려야 했다면 지금까지도 보고서를 생성하지 못했을 것입니다."라고 설명합니다.

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DEPARTMENT OF COMMUNITIES (QUEENSLAND 주 정부)

비즈니스 이슈:
다섯 개의 주 정부 기관을 하나의 부서로 통합한 후 예산 및 지출 의사 결정을 지원하기 위해 재무에 대한 통합되고 단일화된 관점을 제공해야 합니다.
Solution:
SAS® Strategy Management, SAS® Financial Management 및 SAS® Activity-Based Management
Benefits:
보고서의 정확도가 대폭 향상되었고 몇 일이 아닌 몇 시간 내에 생성됩니다.

SAS는 일관되고 반복 사용이 가능한 방식으로 빠르게 데이터를 통합하고 매핑할 수 있습니다. 규모, 범위 및 복잡성 증가로 기존 시스템은 무용 지물이 되었고 기술력에도 불구하고 부서가 사용하던 시스템과 도구를 통해서는 원하는 시간 내에 이러한 데이터 통합이 불가능했습니다. SAS는 기존 방식을 개선하고 정보를 신속하게 제공하며 원하는 만큼 확장할 수 있도록 지원해 주었습니다.

Michael Sheehan

Department of Communities, 재무 운영 및 시스템 책임자

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