Kriminalforsorgens analytiske økonomistyring

Avanceret ABC-model giver Kriminalforsorgen ny indsigt i ressourceforbrug, omkostninger og effekten af fængselsvæsenets forskellige aktiviteter.

Når en institution reducerer antallet af pladser, følger omkostningerne så med ned? Hvilke fængsler er gode til at finde besparelsen? Hvad koster det at tilbyde specialpladser til kvinder, stærke fanger og andre særlige grupper? Indsatte kan arbejde med håndværk, produktion eller landbrug, men hvad koster det at tilbyde det enkelte erhverv?

Vi vil gerne drive kriminalforsorgen så effektivt som muligt, og derfor valgte vi at investere tid, penge og tanke-virksomhed i et ABC-projekt. Nu rapporterer vi eksempelvis de samlede omkostninger i forhold til direktoratets hovedopgaver i årsrapporte.

Ole Hansen
Vicedirektør


Rækken af gode spørgsmål er lang, og svarene kommer i en lind strøm. En stort anlagt ABC-løsning (activity-based costing) i Direktoratet for Kriminalforsorgen analyserer sammenhængene mellem ressourceforbrug og den producerede effekt. Det økonomiske overblik er ellers ikke helt nemt at etablere i et direktorat, som omfatter 100 forskellige institutioner, 4.000 indsatte, 4.900 ansatte og som har et budget på tre mia. kr. ABC-løsningen er en omfattende satsning med forankring i direktoratets ledelse.

- Vi vil gerne drive Kriminalforsorgen så effektivt som muligt, og derfor valgte vi at investere tid, penge og tankevirksomhed i et ABC-projekt. Nu rapporterer vi eksempelvis de samlede omkostninger i forhold til direktoratets hovedopgaver i årsrapporten, siger vicedirektør Ole Hansen fra Direktoratet for Kriminalforsorgen. Vi lægger stor vægt på at leve op til kravene fra Finansministeriet og Rigsrevisionen, og ABC giver rigelig detaljeringsgrad til at leve op til disse eksterne krav til vores regnskab. Men først og fremmest styrker projektet økonomistyringen hos os selv og ude i institutionerne.

941 mio. til støtte og motivation

Hovedidéen med ABC-systemet, som bygger på SAS Institutes ABM-løsning, er at fordele samtlige omkostninger – ikke mindst lønnen – ud på de objekter, som man ønsker at måle og styre. På den måde får man eksempelvis det reelle billede af, hvad det koster at have en person i fodlænke, arresthus eller lukket fængsel. (Se faktaboks om ABC-priser pr. fangedag). Direktoratet kunne i den seneste ABC-model også forklare, at 893 mio. kr. gik til ”kontrol og sikkerhed” og 941 mio. kr. gik til ”støtte og motivation”. ABC-systemet fordeler omkostninger på hovedaktiviteter og viser f.eks. omkostninger til en ydelse på tværs af institutioner og viser enhedsomkostninger på en ydelse på den enkelte institution.

- ABC-projektet handler om styring, organisation og proces. Selve it-løsningen er i virkeligheden den mindste del af projektet, for det er modellen og etableringen af de rigtige sammenhænge i data, som krævede langt mest arbejde af os og SAS-konsulenterne”, forklarer chefkonsulent Peter Schultz-Nielsen fra Kriminalforsorgens ressourcestyringskontor, der har ansvar for budget, økonomistyring, kapacitetsplanlægning og belægning. Kontoret styrer også Kriminalforsorgens produktionsvirksomhed.

ABC i forhandlingen

Direktoratet indgår rammekontrakter med statsfængsler og arresthuse, som har en selvstændig ledelse og stor autonomi. Den nye viden om økonomien fra ABC-systemet indgår i de årlige kontraktforhandlinger med fængselsinspektørerne og institutionernes økonomifunktioner.

-Vi har både en tilsynsrolle og en rolle som leverandør af værktøj til økonomistyring til institutionerne. Generelt giver vi en stor frihedsgrad, og vi kigger hellere på helheder end på hårde tal. ABC-systemet indgår i dialogen med institutionerne, for den nye viden kan give et nyt fokus og måske pege på mulige forbedringer, siger Peter Schultz-Nielsen, som peger på, at systemet giver mulighed for at sammenligne institutioner og dermed skærpe best practice i Kriminalforsorgen.

Det nye ved ABC-systemet er, at omkostninger til f.eks. bygninger og løn, som udgør 75 pct. af udgiften i Kriminalforsorgen, bliver synlig i økonomistyringen. Systemet giver også direktoratet mulighed for at leve op til statens omkostningsreform, fordi ABC-tallene har den ønskede detaljeringsgrad og helhedstænkning indbygget i sig.

Pilotprojekt med succes

Kriminalforsorgens system opstod via et pilotprojekt i samarbejde med SAS Institute. Et tidligere konsulentforløb med PA Consulting afklarede behovet for ABC-tænkningen, og valget faldt på SAS Institute, fordi SAS-løsningen fra dag et levede op til alle krav i kravspecifikationen.

- SAS Institutes konsulenter leverede en hurtig prototype på en uge, og den levede op til kravspecifikationen. Det var en meget klar måde at overbevise os på kontoret og vores direktion om, at SAS-folkene kunne løse opgaven, siger Peter Schultz-Nielsen.

Udviklingsarbejdet skete som et projekt med stor inddragelse af institutionerne, for at sikre at ABC-systemet også var relevant fra deres synspunkt. Medarbejderne på ressourcestyringskontoret arbejdede derefter sammen med konsulenterne fra SAS Institute om at bygge modellen. Arbejdet handlede om at ”mappe” samtlige omkostninger, som de står i økonomisystemet NaviStat, op i  ABM-løsningen. Et stort arbejde.

- Vi havde nogle dygtige og myreflittige konsulenter fra SAS Institute. Vi er ellers ikke specielt vilde med konsulenter, men SAS-folkene vinder ved nærmere bekendtskab, siger Peter Schultz-Nielsen. Han oplever SAS Institute som en professionel partner og glæder sig over, at SAS-folkene har viden at byde ind med og ikke kun kender egne it-værktøjer.

Nu har Kriminalforsorgen planer om at udvikle ABC-løsningen, så den får større anvendelighed og måske flere brugere. Løbende opstår der ideer til analyser og nøgletal, som direktoratet kan opbygge med ABC.

 

ABC-priser pr. fangedag 2013

Kriminalforsorgen tal
Krinminalforsorgen-Logo

Udfordring:

At kende de reelle sammenhænge mellem ressourceforbruget og ”produktionen” af pladser i det danske fængselsvæsen.

Løsning:

SAS Institutes ABM-løsning.

Fordele:

Ny indsigt i økonomien og mulighed for at gennemføre en lang række analyser.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top