Gelre ziekenhuizen optimaliseert patiëntenlogistiek

Verbeteren doelmatigheid door inzet van analytische software

Het optimaal benutten van capaciteit door een goede planning is een thema dat in alle ziekenhuizen al jarenlang hoog op de agenda staat. Gelre ziekenhuizen gaat een stap verder en ontwikkelt een voorspellend model dat de patiëntenlogistiek vanuit ketenperspectief bekijkt. Door de OK op een andere manier te plannen, wordt de logistiek in het beddenhuis geoptimaliseerd en de werkdruk beter verspreid.

Gelre ziekenhuizen is een topklinisch ziekenhuis met vestigingen in Apeldoorn en Zutphen. Procesverbetering staat al jaren hoog op de agenda, vertelt Theofiel Jetten, financieel directeur bij Gelre ziekenhuizen. "Een efficiënte patiëntenlogistiek komt tegemoet aan twee belangrijke doelstellingen van ons ziekenhuis: het verbeteren van de kwaliteit en de patiënttevredenheid. En het verlagen van de kosten door doelmatiger te werken." Een voorbeeld van efficiëntere logistiek is dat Gelre ziekenhuizen voor diagnose en behandeling waar mogelijk een one-stopshop is. Een patiënt die door verschillende medisch specialisten onderzocht moet worden, moest vroeger vaak op verschillende dagen terugkomen. Nu worden afspraken zoveel mogelijk op één dag gepland. Patiënten vinden dit prettig, want zij hebben sneller een diagnose en het traject kost hen minder tijd. En tegelijkertijd zijn de kosten van het stellen van de diagnose lager door een hogere doelmatigheid. Daar zijn verzekeraars uiteraard ook blij mee.

Wij geloven heilig dat we door de voorspellende modellen een nog optimalere patiëntenlogistiek kunnen realiseren een hierdoor kosten kunnen besparen, de kwaliteit verhogen en daarmee het de patiënt prettiger kunnen maken.

Theofiel Jetten
Financieel Directeur

Optimaliseren

"Wij geloven dat we nog veel verbeteringen kunnen behalen door te optimaliseren", zegt Jetten. "Daarom hebben we geïnvesteerd in een upgrade van ons datawarehouse." Dat optimaliseren gebeurt door voor steeds meer aandoeningen zorgpaden te ontwikkelen. Door de planning te relateren aan de zorgpaden wordt inzichtelijk waar zich bottlenecks gaan voordoen omdat meerdere patiënten op hetzelfde moment van dezelfde middelen gebruik moeten maken. Het dataware-house zorgt ervoor dat Gelre ziekenhuizen relatief snel nieuwe zorgpaden kan ontwikkelen op basis van de beschikbare productiedata. "Als je de data van een grote groep patiënten met dezelfde aandoening analyseert, dan ontstaat vanzelf al inzicht in hoe het zorgpad er in grote lijnen uit ziet. Je hoeft dus niet van scratch af aan te beginnen", zegt Jetten. Daarnaast zet het ziekenhuis SAS in voor het ontwikkelen van analytische modellen om de patiëntenlogistiek te optimaliseren. "We willen verder vooruit gaan kijken en voorspellende modellen inzetten om bottlenecks te zien aankomen en daarop de planning aanpassen."

OK-planning afstemmen op kliniek

Gelre ziekenhuizen begint met het optimaliseren van het beddenhuis. Daartoe wordt de OK-planning aangepast. "De OK-logistiek is nu voor de OK geoptimaliseerd, maar bij de planning wordt geen rekening gehouden met het effect op andere afdelingen, zoals de kliniek. Een patiënt die is geopereerd gaat immers naar een uitslaapkamer en daarna naar huis, naar een zaal of naar de intensive of medium care. Wij willen onderzoeken of we met een andere wijze van OK-planning de piekdrukte in de kliniek kunnen verlagen", vertelt Jetten. "Uitstroom op de OK betekent immers instroom in de kliniek. Door vanuit die ketenvisie opnieuw naar de planning te kijken, verwachten we dat we de werkdruk in de kliniek veel gelijkmatiger kunnen verdelen." Het beddenhuis in de kliniek kent een grote dagelijkse variatie in bedbezetting en het aantal af te handelen opnames en ontslagen. Dit betekent voor het verplegend personeel dat het vaak hollen of stilstaan is. Bovendien zijn veel bedden nodig om de fluctuaties op te vangen. Die staan een deel van de tijd leeg – met alle onnodige kosten van dien - terwijl op andere momenten kans bestaat op een tekort aan bedden.


Ketenlogistiek

Deze inefficiënties worden veroorzaakt door planningsregels die voor het planbare deel van de operaties uitgaan van het vol plannen van de OK. Daarbij wordt onvoldoende rekening gehouden met de gevolgen voor het beddenhuis. Gelre ziekenhuizen wil met behulp van SAS de efficiency in de kliniek verhogen en de werklast nivelleren zonder significante verslechtering van de OK-benutting. Jetten: "De OK is het duurst, dus die wil je vol blijven plannen. Maar je kunt het door een andere manier van plannen wel zo regelen dat de uitstroom van de OK naar de verpleegafdelingen gelijkmatiger is."

Simulatie

Met hulp van studenten van de Universiteit Twente is het Regiebureau Patiëntenlogistiek van Gelre ziekenhuizen een aantal jaren geleden al begonnen met het ontwikkelen van voorspellende modellen. Een van deze studenten is na zijn afstuderen verder gegaan als projectmanager voor de implementatie van de optimalisatie-oplossing Tactisch OK Plannen en het finetunen van de ruwe modellen die er inmiddels zijn. Aan het in gebruik nemen van de nieuwe planningssystematiek gaan de nodige testen vooraf, waarbij onder meer simulatietechniek wordt ingezet. Jetten: "We willen bijvoorbeeld weten hoe het model reageert op onverwachte situaties zoals glad weer, waardoor er meer botbreuken ons ziekenhuis binnenkomen. Of een kettingbotsing op de A1 met veel gewonden." Tegelijkertijd probeert Jetten de geesten rijp te maken voor het idee dat het loont om voor een langere periode vrij gedetailleerd vooruit te plannen, bijvoorbeeld drie maanden. "Dat betekent nogal wat, want het komt nog steeds voor dat medisch specialisten zeggen: ik ga over drie weken naar een congres. De meer planmatige manier van werken verwacht ook van hen dat ze meer vooruit plannen. Daar krijgen ze een stuk efficiency winst voor terug. We kunnen veel betere planningen maken, ook rekening houdend met de wensen van artsen en patiënten. We verwachten dat de werkdruk daardoor daalt en de kwaliteit van zorg stijgt. Bovendien: als we doelmatiger werken blijft er meer geld over voor de primaire zorg", weet Jetten.

Resultatien laten zien

Na de OK zijn ook de andere afdelingen aan de beurt, eerst de polikliniek en daarna de medisch ondersteunende diensten zoals radiologie en de laboratoria. Maar first things first, vindt Jetten. "Om dit te laten slagen heb je aansprekende voorbeelden nodig. Die zijn er nu nog niet, want er zijn bijna geen andere ziekenhuizen die al op deze manier plannen. Daarom willen we zo snel mogelijk de resultaten uit het model aan alle betrokkenen kunnen voorleggen, want pas als ze zien wat het oplevert gaat het leven." Het belang dat Gelre ziekenhuizen er aan hecht wordt weerspiegeld door dat de hoogste top erachter staat. "Twee ziekenhuisdirecteuren en ik zitten in de stuurgroep. En dat is ook niet zo gek. Wij geloven heilig dat we door de voorspellende modellen een nog optimalere patiëntenlogistiek kunnen realiseren en hierdoor kosten kunnen besparen, de kwaliteit verhogen en daarmee het de patiënt prettiger kunnen maken."

 

SAS Customer Stories Gelre ziekenhuizen

Uitdaging

Gegevens uit verschillende bronsystemen integreren, analyseren en beschikbaar stellen aan de business units.

Oplossing

SAS Business Analytics
SAS Visual Analytics

Voordelen

  • Rapporten en analyses geven een gedetailleerd beeld van de bedrijfsprestaties.
  • Snelle en betrouwbare management informatie
  • Goed gefundeerde besluitvorming

Back to Top