Sygehus Lillebælt effektiviserar journalgranskningar med textanalys

Ortopedkirurgiska avdelningen har lagt de resurskrävande, manuella journalgranskningarna på hyllan och i stället infört en it-lösning som kvalitetssäkrar registreringarna i alla patienters journaler

Tidigare stickprovskontrollerades 1 % av journalerna på den ortopedkirurgiska avdelningen på Vejle Sygehus genom att journalerna granskades av en läkare och en sekreterare fyra gånger om året. Men även de 160 journaler som gicks igenom fyra gånger om året gav begränsat med kunskap till de som gjorde felen och framförallt tog denna granskning allt för lång tid.

"Vi hittade felaktigheter i 33 % av de journaler som vi stickprovskontrollerade. Det innebär att vi hade registrerat fel eller för få diagnoser eller behandlingar. När exempelvis en patient med lårbensbrott fick lunginflammation under tiden på sjukhuset var det alltför ofta som lunginflammationen och behandlingen av den inte registrerades", säger överläkaren Sten Larsen.

Automatiserade journalgranskningar

Som en del av projektet Klinisk Korrekt Tidstro Registrering har avdelningen i stället infört ett system som automatiskt analyserar journaler för alla inlagda patienter. Det görs med hjälp av en textanalysbaserad lösning från SAS Institute. Programvaran analyserar läkarens diktamen i journalen och registrerar automatiskt den kod som gäller för diagnosen och behandlingen. Det krävdes en viss tids inkörning för att se till att både danska och latinska beteckningar, förkortningar och liknande tolkades korrekt.

"Vi har fortlöpande justerat och testat systemet. Nu är det dags att se om det håller fullt ut på en större mängd journaler", säger Sten Larsen, som tillsammans med Kenneth Seerup Jørgensen, områdeschef för Facility og IKT strategisk Afdeling, fick idén till projektet. De har båda varit med under hela utvecklingsarbetet.

Sten Larsen och Kenneth Seerup Jørgensen räknar med att utvärdera projektet på ortopedkirurgiska avdelningen under hösten 2010. Då kommer det att visa sig om projektet, som förväntat, har ökat graden av upptäckta fel och samtidigt minskat tidsåtgången för personalen så att läkarna i slutändan kan ägna mer tid åt patienterna.

"Om projektet lever upp till våra förväntningar kan det utan vidare överföras till andra ortopedkirurgiska avdelningar inom koncernen Sygehus Lillebælt och med bara små och få korrigeringar i koder och terminologi även till andra kirurgiska avdelningar som redan använder elektroniska patientjournaler", säger Kenneth Seerup Jørgensen.

Informationsunderlag för andra förbättringar

Ledningen på Sygehus Lillebælt har under projektet lagt stor vikt vid att det byggs upp en informationsbas som även kan utnyttjas till förbättringar inom andra områden. Projektet kan exempelvis vara med och bidra till att öka kvaliteten på det kliniska arbetet, eftersom procedurer och diagnoser som beskrivs i de elektroniska patientjournalerna blir tillgängliga i andra system och därmed kan ge bättre underlag för forskning och vidare diagnostisering.

"Fel kan vara både små och stora, väsentliga eller obetydliga. Men det är viktigt att komma ihåg att alla hälsopolitiska beslut utgår från den statistik som samtliga kliniker är med om att registrera. Om uppgifterna är felaktiga blir även beslutsunderlaget felaktigt. Därför är Klinisk Korrekt Tidstro Registrering meningsfullt, det sträcker sig över alla våra avdelningar och sjukhus", säger Sten Larsen.

Har du några frågor?
Kontakta Morten Krogh Danielsen på SAS Institute om du har några frågor kring lösningen eller vill boka ett möte.
Direkttel: 70 28 26 48.