Gennemsigtighed og overblik skal optimere indkøb

Overblik over indkøb skal sørge for, at forsyningsfællesskabet SamAqua optimerer på deres udgifter til leverandører.

Det er fuldstændig essentielt, at vi har et professionelt datagrundlag, som vi kan stole på, når vi skal have data på vores ejere. Det gælder selvfølgelig ved aftaler med leverandører, men det gælder især også, når vi skal rapportere internt til ledelsen og vise vores forretningsværdi. Samtidig er vi lovgivningsmæssigt underlagt krav om intern overvågning, hvor professionel og pålidelig data er alfa omega,” siger Charlotte Hardam
Charlotte Hardam
Charlotte Hardam, Indkøbschef

Et samlet overblik over indkøbsaftaler = optimering, gennemsigtighed og besparelser – det er grundlaget for SamAquas forretning. SamAqua er et indkøbsfællesskab om vare- og tjenesteydelser til forsyningsvirksomheder, hvor indkøbsaftaler samles og optimeres. På nuværende tidspunkt er der 11 virksomheder i fællesskabet, som alle er ejere af SamAqua. Et bedre analysefundament skal nu sørge for, at SamAqua lettere får et korrekt overblik.

”Det har indtil nu været utroligt svært at skabe det reelle overblik over de samlede indkøb fra virksomhederne, som er nødvendigt for at gennemskue, hvor der er et besparelsespotentiale,” siger Charlotte Hardam, indkøbschef i SamAqua. ”Virksomhederne har ofte forskellige måder at registrere deres indkøb på, og det har været tæt på umuligt at kunne indsamle og sammenligne disse informationer – hvilket igen betyder, at det tidsmæssigt har været en kæmpe opgave at få overblikket.”

Hvem køber hvad, hvorhenne og til hvilken pris?

Løsningen, der skal hjælpe SamAqua med at skabe overblik og gennemsigtighed, er SAS Indkøbsanalyse. Den samler indkøbsdata fra de enkelte virksomheder så der skabes en indsigt, i hvilke bygge- og anlægsprojekter samt varer og tjenesteydelser der købes, hvor købes der ind, hvem køber hvad og hvorvidt der betales samme pris for samme type varer på tværs af virksomhederne. Samtidig er det hurtigt se, om der er faktureret til den aftalte pris.

”Det er fuldstændig essentielt, at vi har et professionelt datagrundlag, som vi kan stole på, når vi skal have data på vores ejere. Det gælder selvfølgelig ved aftaler med leverandører, men det gælder især også, når vi skal rapportere internt til ledelsen og vise vores forretningsværdi. Samtidig er vi lovgivningsmæssigt underlagt krav om ”intern overvågning”, hvor professionel og pålidelig data er alfa omega,” siger Charlotte Hardam.

Løsningen sørger for, at varelinjerne bliver inddelt i kategorier af varer og tjenesteydelser, hvorefter data kan trækkes og sidestilles. Derudover kan SamAqua i SAS Indkøbsanalyse bl.a. få et overblik over, hvilke udbudsområder der bør konkurrenceudsættes.

Besparelser på flere fronter


Hos SamAqua er der forventninger om, at SAS Indkøbsanalyse vil betyde optimeringer og besparelser på flere områder. Det er allerede kommet til udtryk, fortæller Laust Berg, Controller i SamAqua og med ansvaret for samarbejdet med SAS.

”Vi kan allerede helt konkret se, at vi kommer til at spare utroligt meget tid på den faktiske indsamling af data – i stedet for at kontakte hver virksomhed, der skal sende os data, hvorefter vi skal sidestille disse på tværs, så kan vi hurtigt og let trække de nødvendige data i systemet. For blot at nævne ét eksempel, så har vi set, at der på én enkelt varegruppe var en prisspredning på over 100 %, hvilket vil betyde, at der her kan spares mange tusinde kroner. Hvis vi så samler bare et par af disse udregninger, så kan det blive til store besparelser,” siger Laust Berg.

På sigt er det forventningen, at SAS Indkøbsanalyse vil kunne betyde optimeringer på andre områder også, fortæller Charlotte Hardam.

”Skal vi f.eks. gå efter de lavest hængende frugter, eller skal vi hellere satse på et større udbud? Her kan systemet guide os, og det er utroligt gavnligt for os at have data, der hjælper os med at beslutte dette. F.eks. forventer vi at kunne nå mindst et ekstra udbud om året, hvilket i sig selv kan betyde en besparelse på over en million kroner. Samtidig kommer vi til at kunne optimere i forhold til indkøbs- og prisaftaler hos leverandørerne, og det bliver meget lettere at holde øje med, om aftalerne bliver brugt og overholdt,” siger Charlotte Hardam og fortsætter ”På sigt er det vigtigt, at vi får mulighed for at lave gevinstberegninger – både i forhold til prognoserne, men også til efterfølgende at se på realiseringen af en given handling.”

Udfordring

SamAqua består af 11 virksomheder, som køber ind uafhængigt af hinanden. Derfor er det utroligt svært at optimere på aftaler og identificere mulige besparelser. Samtidig tager dataindsamlingen uforholdsmæssig meget tid og er vanskelig at sammenligne, da data ikke bliver registreret på samme måde.

Løsning

SAS Indkøbsanalyse, som kan samle og kategorisere varelinjer, priser mm., så det er muligt hurtigt at skaffe sig et overblik på tværs af ejerne i SamAqua.

Fordele

SamAqua får hurtigt et overblik over data og gennemsigtighed i forhold til indkøb hos deres ejere, og derfor kan der let identificeres og realiseres besparelsespotentialer.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top